Ρόλοι υπευθύνου whistleblowing: ποιος χειρίζεται τις αναφορές

Πολλοί οργανισμοί αναρωτιούνται ποιος ακριβώς πρέπει να κάτσει από την άλλη πλευρά του καναλιού αναφοράς. Η επιλογή του υπευθύνου δεν είναι τεχνικό ζήτημα, είναι ζήτημα εμπιστοσύνης και συμμόρφωσης. Οι ρόλοι υπευθύνου whistleblowing καθορίζονται πλέον ρητά από την ευρωπαϊκή νομοθεσία και αφορούν κάθε οργανισμό που υποχρεούται να διαθέτει εσωτερικό κανάλι αναφοράς, ανεξάρτητα από μέγεθος ή κλάδο. Η κατανομή αυτών των ρόλων επηρεάζει άμεσα την ταχύτητα απόκρισης, την προστασία του αναφέροντος και την ικανότητα του οργανισμού να αποδείξει συμμόρφωση σε περίπτωση ελέγχου.

Βασικά σημεία

• Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 ορίζει ότι κάθε υπόχρεος οργανισμός πρέπει να ορίσει «αρμόδιο πρόσωπο» για την παραλαβή και την παρακολούθηση των αναφορών, με σαφή καθήκοντα.
• Η επιλογή κατάλληλου προσώπου γίνεται μεταξύ τριών βασικών επιλογών: compliance officer, στέλεχος HR ή εξωτερικός συνεργάτης, καθεμία με διαφορετικά πλεονεκτήματα.
• Ο αρμόδιος παραλαβής αναφορών πρέπει να τηρεί αυστηρές προθεσμίες: επιβεβαίωση παραλαβής εντός 7 ημερών και απάντηση εντός 3 μηνών.
• Η σύγκρουση συμφερόντων είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος ελέγχου · η ανεξαρτησία του υπευθύνου πρέπει να είναι αποδεδειγμένα ουσιαστική, όχι τυπική.

Γιατί ο καθορισμός ρόλων είναι υποχρέωση της Οδηγίας 2019/1937

Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 επιβάλλει σε κάθε υπόχρεο οργανισμό να ορίσει υπεύθυνο που παραλαμβάνει, εξετάζει και παρακολουθεί τις αναφορές, διασφαλίζοντας ανεξαρτησία και αμεροληψία. Χωρίς ορισμένο πρόσωπο, ο οργανισμός δεν μπορεί να αποδείξει ότι διαθέτει λειτουργικό εσωτερικό κανάλι, γεγονός που συνιστά παράβαση από μόνο του.

Η Οδηγία δεν αφήνει περιθώρια αοριστίας: απαιτείται υπεύθυνος ορισμός σαφής, με καταγεγραμμένα καθήκοντα και με συγκεκριμένες προθεσμίες.

Η ελληνική μεταφορά της Οδηγίας, μέσω του Νόμου 4990/2022, διατηρεί τις ίδιες υποχρεώσεις, προσθέτοντας κυρώσεις για μη συμμόρφωση. Ο ορισμός ρόλων αποτελεί προϋπόθεση για κάθε επόμενο βήμα: δίκαιη αξιολόγηση, προστασία του αναφέροντος, τεκμηρίωση που αντέχει σε έλεγχο.

Για οργανισμούς που ξεκινούν τώρα, ο οδηγός whistleblowing mikres epicheiriseis δείχνει πώς συνδέεται ο ορισμός ρόλων με το συνολικό πλαίσιο.

Ποιος μπορεί να οριστεί αρμόδιο πρόσωπο: compliance, HR, εξωτερικός συνεργάτης

Ο νόμος δεν υπαγορεύει συγκεκριμένο τίτλο, απαιτεί όμως το πρόσωπο να είναι ανεξάρτητο, χωρίς σύγκρουση συμφερόντων, και να μπορεί να ασκήσει τα καθήκοντά του χωρίς επιρροή. Στην πράξη, τρεις επιλογές κυριαρχούν:

• Compliance officer, όταν υπάρχει ξεχωριστή λειτουργία συμμόρφωσης.
• Στέλεχος HR, όταν η φύση των αναφορών αφορά κυρίως εργασιακές σχέσεις.
• Εξωτερικός συνεργάτης, όταν ο οργανισμός δεν διαθέτει εσωτερική υποδομή ή θέλει εγγυημένη ανεξαρτησία.

Η επιλογή εξαρτάται από τη φύση των κινδύνων, την κουλτούρα του οργανισμού και τα διαθέσιμα μέσα. Σε μικρές ομάδες, το ίδιο πρόσωπο μπορεί να αναλάβει πολλαπλούς ρόλους, αρκεί να τεκμηριώνεται η ανεξαρτησία του.

Οι σελίδες for compliance officers και for hr leaders περιγράφουν τι περιμένει κάθε ρόλος στη συγκεκριμένη περίπτωση.

Τι αρμοδιότητες έχει ο υπεύθυνος παραλαβής αναφορών

Ο αρμόδιος παραλαβής αναφορών είναι υπεύθυνος για την παραλαβή, την αξιολόγηση, τη διερεύνηση και την απάντηση προς τον αναφέροντα, τηρώντας τις προθεσμίες του νόμου. Κάθε αναφορά πρέπει να λάβει επιβεβαίωση παραλαβής εντός 7 ημερών και απάντηση σχετικά με τα επόμενα βήματα εντός 3 μηνών.

Πέρα από τις τυπικές προθεσμίες, ο ρόλος περιλαμβάνει:

• Διασφάλιση εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος.
• Αξιολόγηση της σοβαρότητας και της βασιμότητας.
• Συντονισμό διερεύνησης με τα αρμόδια τμήματα.
• Τεκμηρίωση κάθε ενέργειας σε ελεγκτικό αρχείο.
• Επικοινωνία με τον αναφέροντα για την πορεία.

Η σελίδα για το internal reporting channel εξηγεί πώς διαμορφώνεται η υποδομή ώστε να υποστηρίζει αυτά τα καθήκοντα.

Πώς γίνεται ο διαχωρισμός καθηκόντων μεταξύ compliance officer και HR

Ο διαχωρισμός βασίζεται στη φύση της αναφοράς: ο compliance officer χειρίζεται θέματα νομοθετικής συμμόρφωσης, ο HR θέματα εργασιακών σχέσεων και παρενόχλησης. Η συνεργασία τους τεκμηριώνεται σε σαφές πρωτόκολλο, ώστε να μην υπάρχει κενό ή επικάλυψη.

Σε πολλές μικρές ομάδες δεν υπάρχει ξεχωριστό compliance officer, οπότε ο HR αναλαμβάνει εξ ολοκλήρου, με τυπική υποστήριξη από εξωτερικό νομικό σύμβουλο. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να ορίζεται ένα σημείο επαφής για τον αναφέροντα, χωρίς να παραπέμπεται σε «αρμόδιο τμήμα».

Το άρθρο για τους rollen rechte compliance δίνει πρακτικό πλαίσιο για τη συνεργασία αυτή.

Πολλοί οργανισμοί συνδυάζουν τελικά εσωτερική και εξωτερική υποστήριξη: την παραλαβή την κάνει εσωτερικό πρόσωπο, ενώ τη διερεύνηση σοβαρότερων περιπτώσεων αναλαμβάνει εξωτερικός συνεργάτης, για λόγους αντικειμενικότητας.

Τι πρέπει να αποφεύγεται: σύγκρουση συμφερόντων

Η σύγκρουση συμφερόντων εμφανίζεται όταν ο υπεύθυνος συνδέεται με το αντικείμενο της αναφοράς, άμεσα ή έμμεσα, και υπονομεύει την αξιοπιστία του συστήματος. Ακόμη και η υποψία σύγκρουσης αρκεί για να ακυρώσει τη διαδικασία στα μάτια του αναφέροντος και του ελεγκτή.

Τυπικά παραδείγματα αποφυγής:

• Ο άμεσος προϊστάμενος του καταγγελλόμενου δεν μπορεί να χειριστεί την υπόθεση.
• Μέλος διοίκησης που εμπλέκεται στο αντικείμενο παραπέμπει σε εναλλακτικό πρόσωπο.
• Συγγενικό ή φιλικό πρόσωπο του εμπλεκόμενου αποκλείεται αυτόματα.
• Η ίδια αναφορά δεν μπορεί να αξιολογηθεί από πρόσωπο που ωφελείται από την παράβαση.

Η αντιμετώπιση δεν είναι τυπική δήλωση · πρέπει να αποτυπώνεται σε διαδικασία, με σαφή ροή κλιμάκωσης και ρόλο αντικατάστασης.

Checklist πριν τον ορισμό υπευθύνου: τι πρέπει να ελεγχθεί

Πριν οριστικοποιηθεί ο ορισμός, ο οργανισμός πρέπει να έχει απαντήσει σε συγκεκριμένα ερωτήματα που αφορούν την ανεξαρτησία, τις γνώσεις και τη διαθεσιμότητα του προσώπου. Η παρακάτω λίστα εξασφαλίζει ότι καλύπτονται τα κρίσιμα σημεία πριν την επίσημη ανάθεση.

• Έχει οριστεί σαφώς ποιος είναι ο αρμόδιος παραλαβής και ποιος ο αναπληρωτής του;
• Έχει ελεγχθεί η σύγκρουση συμφερόντων για κάθε πιθανό εμπλεκόμενο;
• Γνωρίζει ο υπεύθυνος τις προθεσμίες των 7 ημερών και 3 μηνών;
• Υπάρχει πρωτόκολλο διαχείρισης που καλύπτει εμπιστευτικότητα και τεκμηρίωση;
• Έχει ενημερωθεί η ομάδα για τον ρόλο και τον τρόπο επικοινωνίας;
• Υπάρχει σχέδιο κλιμάκωσης για σοβαρές ή ευαίσθητες υποθέσεις;

Σε μικρότερους οργανισμούς, όπου ο υπεύθυνος δεν είναι επαγγελματίας συμμόρφωσης, είναι χρήσιμο να υπάρχει πρόσβαση σε εξωτερική υποστήριξη για τα πρώτα περιστατικά, ώστε να μην κλιμακωθεί κάποιο λάθος σε παράβαση. Μπορείτε να sign up για να δείτε πώς υποστηρίζεται η διαδικασία ορισμού στην πράξη.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος μπορεί να οριστεί υπεύθυνος whistleblowing σε μια μικρή επιχείρηση χωρίς compliance officer;

Σε μικρές επιχειρήσεις χωρίς compliance officer, ο ρόλος αναλαμβάνεται συνήθως από στέλεχος HR ή τον ίδιο τον διευθύνοντα, εφόσον δεν συντρέχει σύγκρουση συμφερόντων. Πολλοί οργανισμοί επιλέγουν εξωτερικό συνεργάτη ή εξειδικευμένη πλατφόρμα, ώστε να διασφαλίζεται η ανεξαρτησία χωρίς να επιβαρύνεται εσωτερικό πρόσωπο.

Πρέπει ο υπεύθυνος να γνωρίζει νομικά ή αρκεί βασική κατάρτιση;

Ο υπεύθυνος δεν χρειάζεται νομική ειδίκευση, πρέπει όμως να κατανοεί τις βασικές υποχρεώσεις, ιδίως τις προθεσμίες και την εμπιστευτικότητα. Σε πολύπλοκες υποθέσεις, η τελική κρίση ανήκει σε νομικό σύμβουλο.

Τι γίνεται αν ο καταγγελλόμενος είναι ο ίδιος ο ορισμένος υπεύθυνος;

Σε αυτή την περίπτωση ενεργοποιείται ο αναπληρωτής ή ο εξωτερικός συνεργάτης, ώστε να τηρηθεί η αρχή της ανεξαρτησίας. Η διαδικασία πρέπει να προβλέπει ρητά αυτό το σενάριο.

Μπορεί ο ίδιος υπεύθυνος να χειρίζεται και θέματα HR;

Ναι, αρκεί να μην υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων και να τηρούνται οι προθεσμίες. Σε περιπτώσεις που ο ίδιος εμπλέκεται, πρέπει να υπάρχει σαφής ροή κλιμάκωσης σε ανεξάρτητο πρόσωπο.

Πόσο συχνά πρέπει να επαναξιολογείται ο ορισμός του υπευθύνου;

Ο ορισμός πρέπει να επανεξετάζεται τουλάχιστον μία φορά ετησίως και οπωσδήποτε σε κάθε αλλαγή ρόλων ή οργανογράμματος, ώστε να παραμένει επίκαιρος και να μην εμφανίζει κενά.