Ashio whistleblowing software

Vai jūsu uzņēmumam Latvijā ir pienākums ieviest anonīmās ziņošanas kanālu?

Cover: Vai jūsu uzņēmumam Latvijā ir pienākums ieviest anonīmās ziņošanas kanālu?

Daudzi Latvijas darba devēji joprojām nezina, ka viņiem līdz 2026. gadam ir jānodrošina iespēja saņemt ziņojumus par pārkāpumiem, tostarp anonīmi. Trauksmes celšanas pienākums Latvijā attiecas uz plašu organizāciju loku — no valsts iestādēm līdz privātiem uzņēmumiem — un pienākumu nosaka gan nacionālais Trauksmes celšanas likums, gan ES Direktīva 2019/1937. Šajā rakstā skaidrojam, uz kurām organizācijām pienākums attiecas, kuras ziņojumu kategorijas jāiekļauj kanālā un kā rīkoties, ja jūsu uzņēmums ir uz robežas. Ja esat atbildīgais par atbilstību vai personāla vadību, šī rokasgrāmata palīdzēs izvairīties no naudas sodiem un reputācijas riska.

Saturs

Kas ir Trauksmes celšanas likums un ar ko tas saistīts ES līmenī

Latvijas Trauksmes celšanas likums stājās spēkā 2019. gadā un transponē ES trauksmes celšanas direktīvu 2019/1937 nacionālajā tiesiskajā regulējumā. Direktīvas mērķis ir nodrošināt, ka personas, kuras ziņo par pārkāpumiem sabiedrības interesēs — korupciju, krāpšanu, vides apdraudējumu, datu aizsardzības pārkāpumiem — tiek aizsargātas no atriebības. Latvijas likums papildina direktīvu ar detalizētākām procedūrām: nosaka ziņojumu reģistrēšanas kārtību, termiņus atbildes sniegšanai un atbildīgās institūcijas uzraudzībā.

Praksē ES direktīva un nacionālais likums darbojas kā vienots regulējums. Direktīva nosaka minimālos standartus visā Eiropas Savienībā, bet katra dalībvalsts, tostarp Latvija, patur tiesības noteikt stingrākas prasības. Tas nozīmē, ka organizācijai, kura darbojas Latvijā, jāņem vērā abi avoti — gan Latvijas Trauksmes celšanas likums, gan ES Direktīva 2019/1937. Piemēram, direktīva pieļauj mutisku ziņošanu, bet nacionālais likums precizē, kā tā dokumentējama.

Kuriem uzņēmumiem kanāls ir obligāts un no kura lieluma

Infographic: Kuriem uzņēmumiem kanāls ir obligāts un no kura lieluma Vispārējais slieksnis, no kura kuriem uzņēmumiem jāievieš ziņošanas kanāls, ir 50 darbinieki. Tas attiecas uz privāto un publisko sektoru, tostarp valsts un pašvaldību iestādēm, kapitālsabiedrībām un organizācijām ar 50 vai vairāk nodarbinātajiem. Tomēr atsevišķās nozarēs pienākums stājas spēkā neatkarīgi no darbinieku skaita.

  • Veselības aprūpe — slimnīcas, klīnikas un farmācijas uzņēmumi, jo īpaši tie, kas iesaistīti zāļu izstrādē vai medicīnisko ierīču uzraudzībā.
  • Finanšu pakalpojumi — bankas, apdrošinātāji un fintech uzņēmumi, uz kuriem attiecas papildu pienākumi saskaņā ar DORA, MiCA un EBA vadlīnijām.
  • Publiskais sektors — visas valsts un pašvaldību iestādes neatkarīgi no lieluma.
  • Enerģētika un komunālie pakalpojumi — ūdensapgādes, elektroenerģijas un gāzes uzņēmumi.

Ja jūsu organizācijā ir 50 vai vairāk darbinieku vai arī tā darbojas kādā no uzskaitītajām nozarēm, Sāciet bezmaksas 14 dienu izmēģinājumu kļūst par tiesisku pienākumu, nevis brīvprātīgu iniciatīvu. Pienākums ietver ne tikai kanāla izveidi, bet arī darbinieku informēšanu, terminu uzraudzību un ziņotāja aizsardzību Latvijā.

Kādas ziņojumu kategorijas jāiekļauj jūsu kanālā

Trauksmes celšanas kanālam jāaptver plašs pārkāpumu klāsts. Latvijas likums un ES direktīva nosaka, ka ziņotājs var iesniegt informāciju par:

  1. Korupciju un krāpšanu — gan publiskajā iepirkumā, gan privātajā sektorā.
  2. Vides un sabiedrības veselības apdraudējumiem — piesārņojums, bīstamas vielas, pārtikas drošības pārkāpumi.
  3. Datu aizsardzības un privātuma pārkāpumiem — neatļauta piekļuve personas datiem, noplūdes.
  4. Darba tiesību pārkāpumiem — diskriminācija, uzmākšanās, nedroši darba apstākļi.
  5. Finanšu noziegumiem — naudas atmazgāšana, tirgus manipulācijas, grāmatvedības krāpšana.
  6. Konkurences tiesību pārkāpumiem — kartelis, ļaunprātīga dominējoša stāvokļa izmantošana.

Kanālam jānodrošina, ka ziņotājs var izvēlēties anonīmu iesniegšanu un sazināties ar atbildīgo personu, nenorādot savu identitāti. Tajā pašā laikā organizācijai jāspēj dokumentēt ziņojumu, uzraudzīt termiņus un sniegt atbildi 7 dienu laikā (apstiprinājums) un 3 mēnešu laikā (pilna atbilde vai iznākuma ziņojums). Šie termiņi ir obligāti un pārsniedz vispārējo labās prakses līmeni.

Ko darīt, ja jūsu organizācija ir uz robežas (50+ darbinieki, sektors)

Daudzi uzņēmumi atrodas uz piemērošanas robežas — 48, 49 vai 52 darbinieki, vai arī darbojas nozarē, kur pienākums ir neskaidrs. Šādos gadījumos rīkojieties šādi:

  • Pārrēķiniet darbinieku skaitu pēc direktīvas definīcijas — tajā iekļauj arī nepilna laika darbiniekus, līgumdarbiniekus un pagaidu darbiniekus, ja viņi strādā organizācijas vadībā.
  • Pārbaudiet sektoru — ja jūsu uzņēmums darbojas finanšu vai veselības aprūpē, slieksnis var būt zemāks vai arī pienākums piemērojams neatkarīgi no lieluma.
  • Konsultējieties ar juridisko nodalību vai ārējo padomnieku pirms lēmuma pieņemšanas. Kļūda uz mazāk pusi var novest pie naudas soda līdz 1 miljonam eiro publiskajā sektorā un līdz 250 000 eiro privātajā sektorā.
  • Dokumentējiet lēmumu — ja esat secinājis, ka pienākums uz jums neattiecas, saglabājiet pamatojumu auditam.

Ja esat tuvu robežai, drošāk ir kanālu ieviest brīvprātīgi. Reputācijas risks no tā, ka ziņotājs vēršas medijos vai regulatorā, bieži vien ir lielāks par paša kanāla uzturēšanas izmaksām.

Tipiski izņēmumi un pārsteigumi piemērošanā

Daži izņēmumi un nianses, kas bieži vien tiek pārsteigti:

  • NVO un fondi — sabiedriskā labuma organizācijas ar 50+ darbiniekiem arī ietilpst pienākuma tvērumā.
  • Ārvalstu uzņēmumu filiāles Latvijā — ja filiāle Latvijā nodarbina 50+ cilvēkus, pienākums attiecas uz filiāli, nevis mātes uzņēmumu.
  • Konsultāciju uzņēmumi un aģentūras — bieži vien darbinieku skaits svārstās atkarībā no projektiem; slieksnis tiek vērtēts pēc vidējā gada rādītāja.
  • Kooperatīvi un partnerības — dalībnieki, kas aktīvi iesaistās darbā, var tikt pieskaitīti darbinieku skaitam.

Vēl viens pārsteigums: kanālam jābūt pieejamam ne tikai pašreizējiem darbiniekiem, bet arī bijušajiem darbiniekiem, kandidātiem, akcionāriem, piegādātājiem un citām personām, kas saistītas ar organizāciju. Tas paplašina ziņotāju loku un palielina kanāla nozīmi.

Nākamie soļi: pārbaudes saraksts darba devējiem

Lai pārliecinātos, ka jūsu organizācija atbilst prasībām, veiciet šādas darbības:

  1. Pārbaudiet darbinieku skaitu un nozaru piemērojamību. Ja esat 50+ vai strādājat atbilstošā sektorā, pienākums attiecas uz jums.
  2. Izlemiet par kanāla veidu. Iekšējais kanāls (pašu pārvaldīts) vai ārējais kanāls (trešās puses pakalpojums). Izvēle ietekmē gan izmaksas, gan neatkarību.
  3. Nodrošiniet anonimitāti un drošību. Kanālam jāļauj ziņot anonīmi un jāaizsargā ziņotāja identitāte tehniskā līmenī.
  4. Ieviest procedūras. Reģistrēšana, termiņu uzraudzība, atbildes sniegšana, ziņotāja aizsardzība Latvijā — tas viss jāformalizē rakstiskā kārtībā.
  5. Apmāciet darbiniekus. Visiem jāzina, kā ziņot un kādas tiesības viņiem ir. Apmācība jāveic vismaz reizi gadā.
  6. Sagatavojieties auditam. Dokumentējiet ziņojumus, lēmumus un atbildes. Audita žurnālam jābūt pieejamam regulatoram pēc pieprasījuma.

Ja neesat pārliecināts, vai jūsu uzņēmumam kanāls ir obligāts, salīdziniet savu situāciju ar pilnu soli pa solim rokasgrāmatu par kanāla izveidi.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai 49 darbinieku uzņēmumam pienākums ir jāievieš kanāls?

Nē, ja darbinieku skaits ir zem 50 un uzņēmums nedarbojas nozarē, kur pienākums piemērojams neatkarīgi no lieluma. Tomēr brīvprātīga ieviešana ir ieteicama, lai sagatavotos izaugsmei un mazinātu reputācijas risku.

Cik ilgs ir apstiprinājuma termiņš pēc ziņojuma saņemšanas?

7 dienas — tieši tik daudz laika jums ir, lai apstiprinātu ziņojuma saņemšanu. Pilna atbilde vai iznākums jāsniedz 3 mēnešu laikā.

Vai kanālam jābūt pieejamam tikai darbiniekiem?

Nē. Direktīva un nacionālais likums nosaka, ka ziņotāja tiesības ir arī bijušajiem darbiniekiem, kandidātiem, akcionāriem, piegādātājiem un citām ar organizāciju saistītām personām.

Kādas ir sankcijas par pienākuma neizpildi?

Publiskajā sektorā — līdz 1 miljonam eiro. Privātajā sektorā — līdz 250 000 eiro. Turklāt reputācijas risks un iespējamā atbildība valdes locekļiem bieži vien ir lielāki par pašu soda naudu.

Vai var izmantot e-pastu kā ziņošanas kanālu?

Tehniski var izveidot e-pasta adresi, bet tas neatbilst prasībām par anonimitāti, drošību un strukturētu lietu pārvaldību. Labāk ir izvēlēties specializētu rīku, kas nodrošina šifrētu saziņu un auditam gatavu dokumentāciju, piemēram, Ashio.

Avoti

Vai jūsu uzņēmumam Latvijā ir pienākums ieviest anonīmās ziņošanas kanālu? | Ashio