Trauksmes celšanas likums Latvijā un ES direktīva: galvenās prasības

Neskaidrība par Trauksmes celšanas likuma piemērošanas tvērumu ir viens no biežākajiem iemesliem, kāpēc Latvijas uzņēmumi kavē atbilstības termiņus — pārskatām svarīgāko. Trauksmes celšanas likums un ES direktīva 2019/1937 veido vienotu tiesisko ietvaru, kas nosaka pienākumu organizācijām ar 50 un vairāk darbiniekiem izveidot drošu ziņošanas kanālu, aizsargāt ziņotāju identitāti un reaģēt noteiktos termiņos. Šī raksta mērķis ir sniegt skaidru, praktisku pārskatu par galvenajām prasībām, lai atbildīgās personas varētu izvērtēt savu organizācijas gatavību un izvairīties no dārgiem pārkāpumiem.

Saturs

• Kāpēc likums ir jāievēro
• Kas ir iekšējais un ārējais ziņošanas kanāls
• Atbildīgā persona un tās pienākumi
• Termiņi un sankcijas
• Avoti

Kāpēc likums ir jāievēro

Trauksmes celšanas likums Latvijā stājās spēkā 2022. gada 1. jūlijā un transponē ES Trauksmes celšanas direktīvu 2019/1937 nacionālajā tiesību sistēmā. Tā mērķis ir divējāds: pirmkārt, nodrošināt, lai darbinieki un citas ieinteresētās personas varētu ziņot par pārkāpumiem drošā vidē, un, otrkārt, aizsargāt pašus ziņotājus pret atriebību, atlaišanu vai citām negatīvām sekām.

Piemērošanas tvērums ir plašāks, nekā daudzi uzņēmumi sākotnēji novērtē. Likums attiecas ne tikai uz lielām korporācijām — tas skar arī valsts iestādes, pašvaldības, privātā sektora uzņēmumus un juridiskās personas ar 50 un vairāk darbiniekiem neatkarīgi no nozares. Finanšu iestādes un lielākās sabiedriskā sektora organizācijas pakļautas papildu pienākumiem saskaņā ar nozares regulējumu, piemēram, DORA vai nacionālo banku uzraudzības prasībām.

Sankciju risks ir reāls un var sasniegt ievērojamu finansiālu ietekmi. Latvijā atbildīgā uzraudzības iestāde — Valsts darba inspekcija — var piemērot administratīvos sodus, bet neievērošana rada arī reputācijas risku un var novest pie tiesvedības no ziņotāju puses. Turklāt organizācijas, kas nespēj pierādīt atbilstību, zaudē uzticību darbinieku, klientu un partneru acīs, kas īpaši svarīgi nozarēs ar augstu regulatora uzmanību, piemēram, veselības aprūpē un finanšu pakalpojumos.

Biežākie pārkāpumi, ko uzraugi konstatē, ir trīs veidu:

• Nav izveidots iekšējais ziņošanas kanāls vai tas neatbilst tehniskajām drošības prasībām.
• Ziņotāju dati netiek glabāti atsevišķi no personāla lietām vai trūkst piekļuves ierobežojumu.
• Netiek ievēroti 7 dienu apstiprinājuma un 3 mēnešu atsauksmju termiņi.

Lai izvairītos no šiem riskiem, organizācijām jāvirzās no fragmentāras atbilstības uz sistēmisku pieeju, kur tehnoloģija, process un cilvēku faktors ir savienoti vienotā atbilstības ķēdē.

Kas ir iekšējais un ārējais ziņošanas kanāls

Trauksmes celšanas direktīva strukturē ziņošanu divos līmeņos — eu whistleblowing directive nosaka, ka organizācijām jānodrošina iekšējais kanāls kā pirmais solis, bet valsts iestādes uztur ārējo kanālu gadījumiem, kad iekšējais mehānisms nav pieejams, nav drošs vai ziņotājs izvēlas to apiet.

Iekšējais ziņošanas kanāls ir organizācijas pašas izveidota sistēma, kas ļauj darbiniekiem un citām saistītajām personām iesniegt ziņojumus par iespējamiem pārkāpumiem. Tam jābūt:

• Konfidenciālam — ziņotāja identitāti nedrīkst atklāt bez piekrišanas, izņemot likumā noteiktos gadījumos.
• Pieejamam — kanālam jābūt viegli atrodamam un lietojamam, bez liekiem tehniskiem šķēršļiem.
• Drošam — ziņojumi jāglabā šifrēti, ar ierobežotu piekļuvi un ar iespēju ziņotājam saņemt atbildes anonīmi.

Praksē tas nozīmē specializētu programmatūru vai drošu formu, kas atbalsta divvirzienu saziņu, automātisku termiņu uzraudzību un audita gatavu reģistrēšanu. E-pasta kastīte vai vienkārša tiešsaistes veidlapa parasti neatbilst šīm prasībām, jo trūkst strukturētas lietu pārvaldības un pierādāmas atbilstības.

Ārējais ziņošanas kanāls ir Valsts darba inspekcijas uzturēta sistēma, kur ziņotājs var vērsties, ja:

• organizācijā nav iekšējā kanāla vai tas nedarbojas;
• ziņotājs baidās no atriebības un uzskata, ka iekšējais kanāls nav drošs;
• iekšējais process ir izsmelts bez rezultāta.

Svarīgi atzīmēt, ka iekšējā kanāla izveide nav brīvprātīga izvēle — tā ir obligāta prasība, kuras internal reporting channel trūkums pats par sevi ir pārkāpums neatkarīgi no tā, vai ziņotājs reāli vērsies ārējā iestādē.

Atbildīgā persona un tās pienākumi

Katrai organizācijai, uz kuru attiecas likums, jānozīmē atbildīgā persona — kompetents darbinieks vai struktūrvienība, kas saņem ziņojumus, reģistrē tos, sazinās ar ziņotāju un nodrošina izskatīšanu. Šī persona ir tiltu starp darbiniekiem un vadību, un tās darba kvalitāte tieši ietekmē atbilstības rezultātu.

Atbildīgās personas galvenie pienākumi ietver:

• Ziņojumu reģistrāciju — katrs iesniegums jāpiešķir unikāls identifikators un jāfiksē tā saņemšanas laiks, lai pierādītu termiņu ievērošanu.
• Apstiprinājuma nosūtīšanu — 7 dienu laikā no saņemšanas brīža ziņotājam jāapstiprina ziņojuma pieņemšana.
• Izskatīšanu un atbildi — 3 mēnešu laikā jāsniedz pamatota atsauksme par pieņemto rīcību vai pārkāpuma neesamību.
• Konfidencialitātes nodrošināšanu — piekļuve ziņojumiem jāierobežo ar lomu balstītu atļauju modeli un tehniskiem līdzekļiem.
• Sadarbību ar uzraugošajām iestādēm — ārējā audita vai izmeklēšanas gadījumā jāspēj iesniegt pilnu izskatīšanas vēsturi.

Praksē tas nozīmē, ka atbildīgajai personai jābūt ne tikai labi informētai par tiesisko regulējumu, bet arī jāpārvalda atbilstības darbplūsma — no sākotnējā novērtējuma līdz noslēguma ziņojumam. eu whistleblowing compliance process prasa skaidri definētus soļus, lai katrs ziņojums virzītos paredzētajā virzienā bez kavēšanās.

Mazākās organizācijās šo lomu bieži pilda HR vadītājs vai compliance speciālists, bet lielākās uzņēmumos tā var būt atsevišķa atbilstības nodaļa vai pat ārējs uzticības personāls. Neatkarīgi no modeļa, atbildīgajai personai jābūt tieši pieejamai darbiniekiem un jāsaņem atbalstu no vadības līmeņa, lai konfliktējošās situācijās varētu rīkoties neatkarīgi.

Lai nodrošinātu konsekventu darba kvalitāti, organizācijas arvien vairāk izmanto for compliance officers paredzētus rīkus, kas centralizē lietu pārvaldību, termiņu uzraudzību un dokumentēšanu vienā vidē. Tas samazina cilvēciskās kļūdas risku un padara audita procesu caurspīdīgāku.

Termiņi un sankcijas

Viens no svarīgākajiem atbilstības elementiem ir stingri noteikto termiņu ievērošana. Tie kalpo kā objektīvs kritērijs, pēc kura uzraugi un tiesas var novērtēt, vai organizācija pienācīgi izskata ziņojumu.

7 dienas — obligātais apstiprinājuma termiņš. Šajā laikā atbildīgajai personai jānosūta ziņotājam rakstisks apstiprinājums par ziņojuma saņemšanu. Apstiprinājumam jābūt fiksētam sistēmā ar laika zīmogu, lai to varētu pierādīt.

3 mēneši — maksimālais atsauksmju termiņš. Šajā periodā ziņojums jāizskata un ziņotājam jāsniedz pamatota atbilde par veiktajām darbībām, uzsākto izmeklēšanu vai lēmumu par izskatīšanas izbeigšanu. Ja izskatīšana prasa ilgāku laiku, tas jāpamato un jāinformē ziņotājs par pagarinājumu, kas tomēr nevar būt patvaļīgs.

Termiņu neievērošana ir viens no visbiežāk konstatētajiem pārkāpumiem un gandrīz vienmēr noved pie administratīvā soda. Turklāt nokavēts termiņš apgrūtina arī ziņotāja aizsardzību — ja organizācija nereaģē noteiktajā laikā, ziņotājs varētu izvēlēties vērsties ārējā iestādē vai tiesā, kas saasina sekas.

Sankciju apmērs Latvijā ir noteikts likumā un var sasniegt vairākus tūkstošus eiro fiziskām personām un ievērojamas summas juridiskām personām, īpaši atkārtotu pārkāpumu gadījumos. Papildus finansiālajām sekām organizācija var zaudēt tiesības piedalīties valsts iepirkumos vai saņemt licencēšanas atļaujas nozarēs ar stingru regulatora uzraudzību.

Lai izvairītos no soda, organizācijām jāievieš trīs preventīvi pasākumi:

• Automātiska termiņu uzraudzība — sistēma brīdina atbildīgo personu par tuvojošos 7 dienu vai 3 mēnešu robežu.
• Dokumentēta izskatīšanas gaita — katrs lēmums, intervijas protokols un pieņemtais pasākums jāreģistrē ar laika zīmogu.
• Regulāra iekšējā pārskatīšana — reizi ceturksnī vai pusgadā jāveic atbilstības audits, lai konstatētu trūkumus pirms ārējās uzraudzības.

Šie pasākumi ne tikai aizsargā organizāciju no soda, bet arī stiprina darbinieku uzticību, jo redzama un konsekventa reakcija uz ziņojumiem veicina godīgas darba kultūru. Ilgtermiņā tas nozīmē mazāk slēptu pārkāpumu un labāku reputāciju darba tirgū.

Atbilstība nav vienreizējs projekts, bet gan pastāvīgs process. Tiesiskais regulējums mainās, tehnoloģijas attīstās, un organizācijas struktūra var pārvērsties pēc apvienošanās vai restrukturizācijas. Tāpēc atbildīgajai personai un vadībai regulāri jāpārskata savi procesi, jāatjaunina dokumentācija un jāapmāca darbinieki par ziņošanas iespējām. Skatiet pilnu atbilstības rokasgrāmatu.

Avoti

• Latvijas Republikas Trauksmes celšanas likums — likumi.lv
• Directive (EU) 2019/1937 of the European Parliament and of the Council — EUR-Lex
• Valsts darba inspekcija — Trauksmes celšana
• Datu valsts inspekcija — Personas datu aizsardzība
• European Commission — Whistleblowing Directive implementation
• ISO 37002:2021 — Whistleblowing management systems