Ashio whistleblowing software

Sep 14, 2026

Cik ilgi izmeklēt ziņojumu: termiņi un labā prakse Latvijas darba devējiem

Cover: Cik ilgi izmeklēt ziņojumu: termiņi un labā prakse Latvijas darba devējiem

Pirmās 7 dienas pēc ziņojuma saņemšanas nosaka lietas iznākumu. Latvijas darba devējam, kurš saņēmis iekšējo trauksmes celšanas ziņojumu, šajā logā jāpaspēj gan atpazīt, vai sūtījums vispār ir trauksmes cēlēja ziņojums, gan pieņemts lēmums jāpaziņo atpakaļ. Ja šīs darbības ievelkas vai paliek nereģistrētas, izmeklēšanas termiņš sāk dilt un audits vēlāk konstatē procesa pārkāpumu. Tāpēc atbilde uz jautājumu cik ilgi izmeklēt trauksmes celšanas ziņojumu nav viens skaitlis, bet gan vairāki savstarpēji saistīti termiņi un darbības, kas jāsadala pa fāzēm. Šajā rokasgrāmatā — konkrēti soļi, dokumentēšanas paraugi un pārbaudes saraksts, ar ko strādāt Latvijas organizācijā.

Saturs

Standarta termiņi pēc ES Direktīvas un Latvijas likuma

Latvijas Trauksmes celšanas likums nosaka skaidru grafiku, uz kuru atsaucas arī ES Ziņotāju aizsardzības direktīva 2019/1937. Darba devējam jāievēro šādi obligātie termiņi:

  • 7 dienas — laikā no ziņojuma saņemšanas darba devējam jāizvērtē, vai iesniegums atbilst Trauksmes celšanas likumā noteiktajām trauksmes celšanas pazīmēm. Šis ir tā saucamais ziņojuma apstiprināšanas atbilde posms.
  • 3 dienas pēc lēmuma pieņemšanas — par pieņemto lēmumu jāinformē persona, kas iesniegusi ziņojumu (vai nu atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu, vai noraidīts).
  • 2 mēneši no brīža, kad iesniegums atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu — šis ir ziņojuma izskatīšanas laiks, kura ietvaros ziņotājs jāinformē par izskatīšanas gaitu. Likums pieļauj termiņa pagarinājumu līdz 6 mēnešiem sarežģītās lietās, bet tikai ar ziņotāja informēšanu par iemesliem.

Praksē šie termiņi strādā kā luksofors: 7 dienas ir sarkanā līnija, līdz kurai nedrīkst atlikt nekādu lēmumu. 2 mēnešu logs nav ieteicamais izmeklēšanas ilgums — tas ir maksimāli pieļaujamais. Labas prakses izmeklēšanas process parasti noslēdzas 30–60 dienās atkarībā no lietas sarežģītības.

Lai labāk redzētu, kā termiņi savietojas, noder šāda laika ass:

Posms Termiņš Kas jāfiksē
Saņemšana un reģistrēšana 0–24 h Saņemšanas laiks, piekļuves ierobežošana
Atbilstības izvērtēšana 7 dienas Lēmums: atzīt / noraidīt / pieprasīt papildu informāciju
Ziņotāja informēšana par lēmumu 3 dienas pēc izvērtējuma Paziņojums ar lēmuma pamatojumu
Izmeklēšana Līdz 2 mēnešiem (var pagarināt līdz 6) Darbības, liecinieku liecības, dokumenti
Slēgšana un atbildes sniegšana Izmeklēšanas beigās Galīgais ziņojums un atgriezeniskā saite ziņotājam

Šie skaitļi nav vadlīniju ieteikumi — tie ir likuma obligātie termiņi, kuru neievērošana var tikt vērtēta gan administratīvi, gan tiesā. Šo darbību var atbalstīt ar atbilstības rīku, kas nodrošina termiņu uzraudzību un auditam gatavu reģistrēšanu — tā laika ass kļūst par drošības tīklu.

Trīs fāžu modelis: triāža, izmeklēšana, slēgšana

Infographic: Trīs fāžu modelis: triāža, izmeklēšana, slēgšana Lai iekšējās izmeklēšanas soļi būtu pārvaldāmi un auditējami, tos sadala trīs fāzēs. Katrai fāzei ir savs laika budžets un iznākums.

1. fāze — triāža (1.–7. diena). Šajā posmā atbildīgā persona veic ātru novērtējumu: vai ziņojums atbilst Trauksmes celšanas likuma pazīmēm (sabiedrības interesēs, pārkāpums, konkrēta informācija), vai tas nav anonīms troļļošanas mēģinājums, un vai ziņotājs nav identificējams. Šeit arī jāpieņem lēmums par steidzamību — vai lieta ietilpst “normālā” izskatīšanas plūsmā, vai nepieciešama tūlītēja rīcība (piemēram, draudi dzīvībai, aktīva dokumentu iznīcināšana). Triāžas posmā nedrīkst iesaistīt personas, kas varētu būt interešu konfliktā.

2. fāze — izmeklēšana (8. diena — līdz 2 mēnešiem). Šī ir trauksmes celšanas izmeklēšanas termiņš, kura ietvaros notiek faktu vākšana: dokumentu analīze, liecinieku intervijas, IT žurnālu pārbaude, nepieciešamības gadījumā — ārējā eksperta piesaiste. Katrai darbībai jābūt dokumentētai ar datumu, dalībniekiem un izrietošajiem dokumentiem. Ja izmeklēšana ieilgst, 30 dienas pirms 2 mēnešu beigām ziņotājam rakstiski jāpaskaidro kavēšanās iemesli un jānorāda jaunais prognozējamais termiņš.

3. fāze — slēgšana. Izmeklēšana noslēdzas ar rakstisku gala ziņojumu, kurā fiksēts: konstatētie fakti, piemērotie pasākumi (sodi, procesu uzlabojumi, komunikācija), kā arī atgriezeniskā saite ziņotājam par rezultātu. Šis dokuments kalpo gan kā pierādījums auditam, gan kā aizsardzība organizācijai strīdus gadījumā.

Kā dokumentēt katru darbību auditam

Audits vai regulators jautā nevis “vai jūs darījāt”, bet gan “vai jūs varat to pierādīt”. Tāpēc dokumentēšanas kārtība ir kritiska sastāvdaļa. Katram izmeklēšanas posmam jāatspoguļojas četros elementos:

  • Laika zīmogs — precīzs datums un laiks, kad darbība veikta (saņemšana, lēmums, intervija, ziņojums).
  • Atbildīgā persona — konkrēts vārds, amats un loma izmeklēšanā.
  • Darbības apraksts — kas izdarīts, kādi dokumenti pievienoti, kādas liecības iegūtas.
  • Lēmums vai secinājums — ko no konstatētā izrietoši nolēma un kāpēc.

Tehniski šo informāciju var glabāt vairākos veidos: speciālā izmeklēšanas lietā (fiziska vai digitāla mape ar indeksētu struktūru), audita žurnālā (hronoloģiska ierakstu secība), vai arī tieši atbilstības platformā, kas automātiski fiksē darbības. Labas prakses izmeklēšanas process nozīmē, ka dokumenti tiek glabāti vismaz 5 gadus pēc lietas slēgšanas (atbilstoši datu minimizēšanas principam) un ka piekļuve tiem ir ierobežota līdz izmeklēšanas grupai.

Īpaši svarīgi: dokumentējiet arī darbības, kuras neveicāt. Ja sanāksmē izlemts, ka konkrēts liecinieks netiks intervēts, jābūt ierakstam par šo lēmumu un pamatojumu. Audita laikā “mēs to apspriedām, bet neizdarījām” nav aizstāvība.

Kad un kā atjaunināt ziņotāju (nesaņemot identitāti)

Viena no grūtākajām vietām ir saziņa ar anonīmu ziņotāju, jo jāsaglabā viņa aizsardzība, bet vienlaikus jāpilda likuma prasība informēt par izskatīšanas gaitu. Šeit strādā šādi principi:

  • Nekad nemēģiniet deanonimizēt. Pat ja ziņotājs atstājis sīkas norādes (IP, pārlūkprogramma, valoda), tās nedrīkst izmantot identitātes atklāšanai — likums to aizliedz.
  • Izmantojiet tikai ziņošanas kanālu. Atbildi nosūtiet tajā pašā platformā vai sūtījumā, kur ziņojums saņemts. Ārējie kanāli (e-pasts uz darba adresi) var netikt nolasīti.
  • Sniedziet konkrētu, nevis vispārīgu informāciju. Tā vietā, lai rakstītu “lieta tiek izskatīta”, labāk: “esam intervējuši trīs lieciniekus, tuvākajās divās nedēļās plānojam pieņemt lēmumu”.
  • Ievērojiet grafiku. Pirmais obligātais ziņojums — 3 dienu laikā pēc atbilstības izvērtēšanas. Nākamie — vismaz reizi 30 dienās, ja izmeklēšana turpinās.

Anonīma saziņa prasa disciplīnu, jo katra ziņa ir redzama auditoram. Izvairieties no frāzēm, kas var netieši atklāt informāciju par ziņotāju (piemēram, “jūsu tiešais vadītājs” vai “jūsu nodaļa”).

Riska novērtējums: kāpēc daži ziņojumi prasa ātrāku reakciju

Ne visi ziņojumi ir vienādi. Daži prasa tūlītēju reakciju vēl pirms 7 dienu izvērtējuma beigām. Pie augsta riska kategorijas pieder:

  • Draudi dzīvībai vai veselībai — piemēram, ziņojumi par bīstamiem darba apstākļiem, kas turpinās.
  • Aktīva dokumentu vai pierādījumu iznīcināšana — ja ir pamats uzskatīt, ka ziņotāja pieminētais pārkāpums tiek slēpts.
  • Iekšējā atriebība — ja ir pazīmes, ka ziņotājs jau cieš no negatīvām sekām (atvaļinājumu atņemšana, amata maiņa, atlaišanas draudi).
  • Regulējošo iestāžu interesējošas sfēras — finanšu krāpšana, datu aizsardzības pārkāpumi, vides piesārņojums.

Šādos gadījumos 7 dienu ziņojuma apstiprināšanas atbilde posms var tikt saīsināts līdz 24–72 stundām, vienlaikus dokumentējot, kāpēc tika pieņemts lēmums par steidzamību. Augsta riska ziņojumos rekomendējams piesaistīt ārēju ekspertu vai juridisko padomu, lai lēmumu varētu pamatot.

Zema riska ziņojumi (procesuāli pārkāpumi, dokumentācijas kļūdas, sīkāki iekšējās kārtības pārkāpumi) var tikt izskatīti standarta 2 mēnešu logā bez papildu resursu piesaistes.

Tipiskas kļūdas termiņu plānošanā un kā tās novērst

Pat organizācijās ar labu nodomu izmeklēšanas termiņš “izkūst” vairāku atkārtojamu iemeslu dēļ:

  1. “Mēs vēl gaidām atbildi no juridiskā dienesta.” Juridiskā pārbaude nedrīkst bloķēt 7 dienu izvērtējumu. Ja lēmumu nevar pieņemt, labāk atzīt ziņojumu un turpināt izmeklēšanu, nekā to noraidīt formāli.
  2. “Ziņotājs neatbild, tāpēc neko nedarām.” Anonīms vai klusējošs ziņotājs nenozīmē, ka lieta jāatliek. Izmeklēšana turpinās, un ziņotājam nosūta atjauninājumu, ka gaida viņa atbildi, bet process virzās.
  3. “Mēs mainījām atbildīgo personu.” Nododot lietu, nododiet arī pilnu dokumentāciju un termiņu kopsavilkumu. Audits skaita dienas, nevis “atceras, kas bija atbildīgs”.
  4. “Nedrīkstam sazinīties ar ziņotāju, lai neatslēgtu identitāti.” Saziņa caur drošu kanālu nav identitātes atklāšana — tā ir likuma prasība.
  5. “Mēs visu beigās atrisinājām vienā dokumentā.” Audits sagaida hronoloģisku ierakstu, nevis tikai gala ziņojumu. Labāk 20 mazi, bet precīzi ieraksti, nekā viens apjomīgs, bet datēts “šodien”.

Šo kļūdu novēršana nav teorētisks uzdevums — tā ir procesa disciplīna, ko var atbalstīt ar atbilstības rīku, kas automātiski fiksē darbības un brīdina par termiņiem.

Gatavs izmeklēšanas pārbaudes saraksts

Pirms lietas slēgšanas pārbaudiet katru punktu:

  • Ziņojuma saņemšanas datums un laiks reģistrēts
  • 7 dienu laikā pieņemts lēmums par atbilstību likuma pazīmēm
  • 3 dienu laikā pēc lēmuma ziņotājs informēts
  • Interešu konflikta pārbaude veikta visiem iesaistītajiem
  • Riska novērtējums dokumentēts (zems / vidējs / augsts)
  • Izmeklēšanas plāns ar darbībām un atbildīgajiem
  • Visi interviju protokoli, dokumenti un pierādījumi saglabāti ar laika zīmogu
  • Ja izmeklēšana pārsniedz 2 mēnešus — ziņotājs informēts par pagarinājumu un iemesliem
  • Gala ziņojums ar konstatējumiem un pieņemtajiem pasākumiem
  • Atgriezeniskā saite ziņotājam par lietas iznākumu
  • Dokumenti arhivēti ar piekļuves ierobežojumiem vismaz 5 gadus

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai 7 dienu termiņš sākas no brīža, kad ziņojums iesniegts, vai kad to izlasām?
Termiņš sākas no brīža, kad organizācija ziņojumu saņēmusi (piemēram, kad tas nonācis atbildīgās personas rīcībā vai reģistrēts sistēmā). Neatkarīgi no tā, kad tas izlasīts, saņemšanas fakts ir datējams notikums.

Ko darīt, ja ziņotājs pēc ziņojuma iesniegšanas neatbild uz mūsu jautājumiem?
Izmeklēšana turpinās, balstoties uz tiem faktiem, kas jau ir. Ziņotājam nosūta atjauninājumu, kurā norāda, ka gaida viņa atbildi, bet process virzās. Neatbildēšana nav pamats lietas slēgšanai.

Vai drīkstam pagarināt 2 mēnešu termiņu bez ziņotāja piekrišanas?
Jā, likums pieļauj pagarinājumu līdz 6 mēnešiem sarežģītās lietās, bet tikai ar nosacījumu, ka ziņotājs rakstiski informēts par pagarinājuma iemesliem pirms 2 mēnešu termiņa beigām.

Kas notiek, ja nokavējam 7 dienu izvērtēšanas termiņu?
Tas pats par sevi ir likuma pārkāpums, ko regulators var konstatēt auditā. Tomēr nokavējums nenozīmē, ka ziņojums automātiski jāatzīst — izvērtējums jāveic pēc iespējas ātrāk, dokumentējot kavēšanās iemeslus.

Vai drīkstam izmantot ārēju izmeklētāju, vai jābūt tikai iekšējam?
Jā, drīkstat, un daudzos gadījumos tas pat ir ieteicams (lai izvairītos no interešu konflikta). Svarīgi, lai ārējais izmeklētājs strādātu ar tādu pašu dokumentācijas un termiņu standartu kā iekšējais.

Vai ir jāinformē ziņotājs, ja lieta nodota tiesībsargājošajām iestādēm?
Jā, likums prasa informēt ziņotāju par būtiskiem izskatīšanas gaitas pavērsieniem, ieskaitot nodošanu citām iestādēm, vienlaikus nodrošinot, ka netiek izpausta informācija, kas varētu apdraudēt izmeklēšanu.

Avoti

Cik ilgi izmeklēt ziņojumu: termiņi un labā prakse Latvijas darba devējiem | Ashio