Ashio whistleblowing software

Sep 22, 2026

Trauksmes cēlšanas termiņi Latvijā: 7 dienas, 3 mēneši un soda sekas

Trauksmes cēlšanas termiņi Latvijā: 7 dienas, 3 mēneši un soda sekas

7 dienas apstiprinājumam un 3 mēneši atbildei — ja šos trauksmes cēlšanas reģistrēšanas un izskatīšanas soļus nokavējat, tas var beigties ne tikai ar soda naudu, bet arī ar atriebības aizlieguma pārkāpumu, ko Latvijas regulatori un Eiropas Savienības direktīva 2019/1937 izvirza kā vienu no stingrākajiem pienākumiem darba devējiem. Latvijas Trauksmes celšanas likums, kas transponē ES direktīvu 2019/1937, nosaka precīzus soļus, kuru nokavēšana pati par sevi ir administratīvs pārkāpums — neatkarīgi no tā, vai ziņojums izrādās pamatots. Šī rokasgrāmata izskaidro katru reģistrēšanas un izskatīšanas soli, parāda, kā tos vadīt praksē un kādas juridiskās sekas draud nokavējuma gadījumā.

Saturs

Galvenās atziņas

  • Saņemšanas apstiprinājums jānosūta 7 dienu laikā no ziņojuma reģistrēšanas brīža.
  • Ziņotājam sniedzama atbilde par pieņemto lēmumu 3 mēnešu laikā.
  • Nokavējums pats par sevi ir pārkāpums — ziņojuma pamatotība uz to neattiecas.
  • Dokumentēšana ir obligāta: katram ziņojumam fiksē saņemšanas, apstiprinājuma un atbildes datumus.
  • Automātiska termiņu uzskaite novērš cilvēcisko kļūdu un ir auditoru pārbaudāmā standarta sastāvdaļa.

Kāpēc reģistrēšanas un izskatīšanas soļu ievērošana ir obligāta, nevis ieteicama?

Trauksmes cēlšanas reģistrēšanas un izskatīšanas soļu ievērošana Latvijā ir tiešs normatīvs pienākums, kas izriet no Trauksmes celšanas likuma un Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvas (ES) 2019/1937 par to personu aizsardzību, kuras ziņo par Savienības tiesību aktu pārkāpumiem. Likumdevējs šos termiņus noteicis, lai aizsargātu ziņotāju no atriebības, nodrošinātu ātru risku novēršanu un garantētu, ka organizācija spēj uzrādīt pārbaudāmu izskatīšanas procesu. Nokavējums tiek vērtēts kā patstāvīgs pārkāpums, pat ja ziņojums pēc būtības būtu noraidāms, tāpēc katrs izskatīšanas solis ir jāuzrauga tāpat rūpīgi kā budžeta izpilde vai datu aizsardzības pienākumi.

Kas notiek, ja organizācijai vispār nav kanāla?

Ja uzņēmumā ar 50 un vairāk darbiniekiem nav izveidota ziņošanas kanāla vispirms, reģistrēšanas un izskatīšanas soļu neievērošana kļūst par otra pakāpiena pārkāpumu. Latvijas Republikas tiesību akti šādu organizāciju atbildību noteic kā administratīvu, un atbildīgā uzraugošā iestāde var pieprasīt paskaidrojumus un piemērot soda sankcijas. Kā skaidro Valsts kanceleja, trauksmes celšanas sistēmas izveide ir obligāts priekšnoteikums jebkuram tālākam ziņojuma izskatīšanas posmam.

Kāpēc šie soļi aizsargā arī pašu uzņēmumu?

Īsi un stingri reģistrēšanas un izskatīšanas soļi samazina juridisko nenoteiktību un ļauj organizācijai ātri reaģēt uz nopietniem riskiem — finanšu krāpšanu, drošības incidentiem vai interešu konfliktu. Saskaņā ar Labas pārvaldības rokasgrāmatu no Ekonomiskās sadarbības un attīstības organizācijas (OECD) noteikumi par ziņotāju aizsardzību efektīvi darbojas tikai tad, ja organizācija spēj uzrādīt izsekojamu izskatīšanas ciklu, nevis tikai deklarēt tā esamību.

Cik dienu laikā jāapstiprina ziņojuma saņemšana Latvijā?

Ziņojuma apstiprināšanas termiņš Latvijā ir 7 dienas no ziņojuma reģistrēšanas brīža. Apstiprinājums ir īss, strukturēts paziņojums, kas apliecina ziņojuma saņemšanu, informē ziņotāju par izskatīšanas gaitu un sniedz kontakpunktu turpmākai saziņai. Šis termiņš skaitās no dienas, kad ziņojums nonācis atbildīgajā sistēmā, nevis no darbinieka iesniegšanas brīža, tāpēc iekšējā datu plūsmā jābūt skaidram "pirmajam pieskārienam".

Apstiprinājumā ieteicams iekļaut trīs elementus: reģistrācijas numuru vai identifikatoru, izskatīšanā iesaistītās personas vispārīgu lomu un termiņu, kurā ziņotājs saņems pilnu atbildi. Šāds standarts nodrošina, ka ziņotājs jau pirmajā nedēļā saprot, ka viņa ziņojums ir reāli izskatīts, nevis "nolikts galdā". Ja 7 dienu laikā apstiprinājums netiek nosūtīts, iestāde var uzskatīt, ka organizācija ir pārkāpusi procedūras pirmo posmu, pat ja turpmākā izskatīšana būtu bijusi pareiza.

Kādas darbības jāveic 3 mēnešu laikā līdz atbildei trauksmes cēlējam?

Atbildes sniegšana trauksmes cēlējam jāpabeidz 3 mēnešu laikā pēc ziņojuma apstiprināšanas dienas. Šis periods ietver ne tikai lēmuma pieņemšanu, bet arī nepieciešamās izmeklēšanas darbības, ekspertu iesaisti un dokumentēšanu. Ja izmeklēšana objektīvi prasa vairāk laika, organizācija drīkst pagarināt termiņu, par to rakstveidā informējot ziņotāju un dokumentējot pagarinājuma iemeslu.

Trīs mēnešu atbilde parasti ietver: faktisko apstākļu konstatējumu, veikto vai plānoto korektīvo darbību aprakstu un informāciju par turpmāko saziņu. Pēc Eiropas Komisijas skaidrojuma par direktīvas 2019/1937 piemērošanu, atbilde nedrīkst atklāt ziņotāja identitāti vai detalizētu informāciju, kas varētu to netieši identificēt, ja ziņotājs izvēlējies anonimitāti. Šis princips ir īpaši svarīgs organizācijām, kas izmanto tikai iekšēju e-pasta vai biļešu sistēmu — tās bieži vien nespēj nodrošināt tehnisko anonimitāti.

Kādi ir izņēmumi, kad 3 mēneši ir grūti izpildāmi?

Sarežģītās finanšu, veselības vai IT drošības lietās izmeklēšana var prasīt ārēju auditoru, tiesu ekspertu vai regulatora iesaisti. Šādos gadījumos pagarinājums ir pieļaujams, taču organizācijai jāspēj uzrādīt dokumentētu pamatojumu. Kā praktisku vadlīniju var izmantot ES Pamattiesību aģentūras (FRA) publiski pieejamos ziņojumus par trauksmes cēlēju aizsardzību, kuros uzsvērts, ka pagarinājuma dokumentēšana pati par sevi ir atbilstības pierādījums.

Kā uzņēmumā ieviest reģistrēšanas un izskatīšanas uzraudzību un dokumentēšanu?

Kā uzņēmumā ieviest reģistrēšanas un izskatīšanas uzraudzību un dokumentēšanu? Trauksmes cēlšanas reģistrēšanas un izskatīšanas uzraudzība sākas ar centralizētu ziņojumu reģistru, kurā katram ierakstam ir fiksēti saņemšanas, apstiprināšanas un atbildes datumi. Praksē tas nozīmē vienotu sistēmu — specializētu rīku, nevis izklājlapas vai e-pasta kopas — kurā automātiski skaita dienas līdz katram nākamajam posmam un brīdina atbildīgo personu pirms termiņa beigām. Kā pamācību var izmantot starptautiski atzītu informācijas drošības institūciju publicētās vadlīnijas par pārvaldības procesu dokumentēšanu, kuras uzsver, ka auditora redzeslokā nonāk nevis tikai rezultāts, bet gan process.

Kādas darbības veicamas pirmajās 24 stundās?

Pirmajās 24 stundās pēc ziņojuma saņemšanas ieteicams veikt trīs soļus: pārbaudīt ziņojuma pilnību, piešķirt lietas īpašnieku un iestatīt termiņa atgādinājumus. Šāda agrīna struktūra ir īpaši svarīga organizācijām, kuru compliance vadītājs vienlaikus pārvalda vairākus pienākumus — katra nokavēta diena palielina atriebības risku un vājina aizstāvību regulatora priekšā. Plašāku pārskatu par to, kā šādas prasības veidot organizācijā, piedāvā arī Ashio publicētie ceļveži par ES atbilstības termiņiem., kur apkopoti dažādu ES direktīvu termiņi un to praktiskā piemērošana.

Kā dokumentēt, lai audits būtu izturēts?

Audita gaitā regulators vai ārējais revidents vērtē trīs dokumentācijas aspektus: vai katram ziņojumam ir pieejams pilns izskatīšanas žurnāls, vai reģistrēšanas un izskatīšanas soļu izmaiņas ir pamatotas, vai ziņotāja komunikācija ir nodrošināta atbilstoši izvēlētajam kanālam. Organizācijām, kas izmanto specializētu atbilstības rīku, šī dokumentācija parasti ir iebūvēta un gatava audita pārskatu sagatavošanai — tas ievērojami samazina manuālo darbu un cilvēcisko kļūdu risku. Kā piemēru var minēt Latvijas kiberdrošības iestāžu publiski pieejamos ieteikumus par drošu reģistrēšanu un pierādījumu saglabāšanu, kas piemērojami arī ziņojumu izskatīšanai.

Lai nodrošinātu konsekventu pieeju dažādiem departamentiem, daudzas organizācijas izstrādā iekšēju procedūru rokasgrāmatu, ko pārvalda atsevišķa loma — bieži vien tā ir atbildīgais par atbilstības funkciju, kā aprakstīts Ashio atbilstības atbildīgajiem paredzētajā sadaļā.. Šāda rokasgrāmata kalpo kā vienots standarts visā organizācijā neatkarīgi no tā, kura struktūrvienība ziņojumu saņēmusi.

Kādas ir sekas, ja termiņš tiek nokavēts?

Termiņa nokavējuma sekas ir administratīvi sodi un palielināts atriebības riska scenārijs. Saskaņā ar Latvijas Trauksmes celšanas likumu un Eiropas Savienības direktīvu 2019/1937 par ziņotāju aizsardzību, par katru konstatētu pārkāpumu — tostarp par nokavētu apstiprinājumu vai nokavētu atbildi — var tikt piemērots naudas sods, kā arī uzlikts pienākums novērst trūkumus noteiktā termiņā. Smagākos gadījumos, ja nokavējums ļāvis atriebībai notikt vai risks materializējies, soda apjoms pieaug un var iestāties arī kaitējuma atlīdzības prasījumi no ziņotāja puses.

Trīs biežākās sekas praksē ir šādas: regulators atzīst ziņošanas sistēmu par nepilnīgu un nosaka uzlabošanas termiņu; ziņotājs, sajūtot nokavējumu, iesniedz sūdzību Valsts kancelejai vai tiesībsargājošajām iestādēm, kas var beigties ar padziļinātu pārbaudi; organizācija zaudē aizstāvības pozīciju strīdā ar ziņotāju, jo nokavējums pats par sevi ir pierādījums procesuālām nepilnībām. Kā uzsver Eiropas Savienības Pamattiesību harta, ziņotāja tiesības uz efektīvu aizsardzību ir tieši saistītas ar organizācijas pienākumu ievērot reģistrēšanas un izskatīšanas soļus.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai 7 dienas skaita arī brīvdienas un svētku dienas?

Jā, 7 dienu termiņš ietver kalendārās dienas, ne tikai darba dienas. Latvijas Trauksmes celšanas likums to skaita kā nepārtrauktu laika periodu, tāpēc automātisks termiņu kalendārs ir drošākais veids, kā izvairīties no pārsteigumiem garajos svētku periodos.

Kas notiek, ja ziņotājs ir anonīms un neatbild uz apstiprinājumu?

Anonimitāte nemaina reģistrēšanas un izskatīšanas soļu piemērošanu — apstiprinājums jānosūta tam pašam kanālam, caur kuru ziņojums saņemts, un turpināt darbu atbilstoši 3 mēnešu grafikam. Ja ziņotājs neatbild uz atkārtotiem mēģinājumiem sazināties, lietu var slēgt ar dokumentētu atzīmi "bez iespējas identificēt ziņotāju", bet reģistrēšanas un izskatīšanas soļu ievērošana joprojām jāpierāda.

Vai 3 mēnešu termiņš ir pagarināms?

Jā, pagarinājums ir pieļaujams objektīvu iemeslu dēļ, piemēram, ja iesaistīti ārējie eksperti vai notiek tiesībsargājošo iestāžu izmeklēšana. Pagarinājumam jābūt rakstiski paziņotam ziņotājam un dokumentētam iekšējā lietā, norādot jauno termiņu un pamatojumu.

Kā rīkoties, ja ziņojums saņemts ārpus darba laika?

Ziņojuma saņemšanas brīdis fiksējas brīdī, kad tas nonāk sistēmā, neatkarīgi no darba laika. Pirmais darba solis ir automātiska laika zīmoga un brīdinājuma iestatīšana, lai atbildīgā persona redzētu ziņojumu pirmajā darba dienā un varētu savlaicīgi uzsākt 7 dienu termiņa skaitīšanu.

Kādas ir tipiskākās kļūdas, kuras atklāj audits?

Visbiežākās kļūdas ir: trūkst rakstiska apstiprinājuma ziņotājam, atbildes termiņš kavēts bez dokumentēta pamatojuma, izmaiņas lietas īpašniekos nav reģistrētas un nav nodrošināta tehniskā anonimitāte. Šo kļūdu novēršanai palīdz centralizēta sistēma ar automātiskiem brīdinājumiem un nemainīgu žurnālu, ko auditori var pārbaudīt bez manuālas datu vākšanas.

Avoti