Ashio whistleblowing software

Sep 25, 2026

Kā informēt darbiniekus par jaunu ziņošanas kanālu: soli pa solim ceļvedis Latvijas darba devējiem

Kā informēt darbiniekus par jaunu ziņošanas kanālu: soli pa solim ceļvedis Latvijas darba devējiem

Daudzi Latvijas uzņēmumi ievieš iekšējo ziņošanas kanālu tehniski pareizi, taču Darba inspekcija konstatē, ka patiesais risks ir komunikācijas trūkums — darbinieki nezina, ka kanāls pastāv, kam ziņot un kā tiek aizsargāta anonimitāte. Šis raksts piedāvā konkrētu plānu: no e-pasta parauga līdz informatīvajai sapulcei un darbinieku rokasgrāmatai. Kā informēt darbiniekus par jaunu ziņošanas kanālu ir sistemātisks uzdevums, kas prasa vairāk nekā vienu e-pastu — tas ir komunikācijas programma, kas jāveido vismaz divus mēnešus pirms pirmā audita un jāturpina kā pastāvīga prakse.

Saturs

Galvenās atziņas

  • Informēšanas pienākums saskaņā ar Trauksmes celšanas likumu un ES direktīvu 2019/1937 nozīmē, ka darbiniekiem jāzina par kanālu, nevis tikai tā eksistence dokumentos.
  • Komunikācijas plāns jāizstrādā pirms kanāla tehniskās palaišanas — vēlāk mainīt uztveri ir grūtāk nekā to veidot no sākuma.
  • E-pasts, informatīvā sapulce un darbinieku rokasgrāmata ir trīs obligāti informēšanas kanāli, nevis izvēles — katrs sasniedz citu darbinieku grupu.
  • Attālināto un maiņu darbinieku sasniegšanai nepieciešamas atsevišķas metodes — standarta e-pasts nesasniedz visus.
  • Auditam gatavi informēšanas pierādījumi (datēti e-pasti, sapulču protokoli, apmācību žurnāli) ir vienlīdz svarīgi kā paša kanāla darbība.

Kāpēc informēšana ir obligāta, nevis izvēles iespēja

Trauksmes celšanas likums un ES direktīva 2019/1937 uzliek darba devējam pienākumu ne tikai izveidot iekšējo ziņošanas kanālu, bet arī nodrošināt, lai darbinieki par to zinātu. Latvijā šo uzraudzību veic Valsts darba inspekcija, un informēšanas trūkums ir viens no biežākajiem konstatētajiem pārkāpumiem — kanāls var būt tehniski pilnīgs, bet auditors to uzskata par nepastāvošu, ja neviens darbinieks nezina, kā to izmantot.

Pienākums ir skaidrs: katram darbiniekam neatkarīgi no amata, darbavieta vai darba laika jābūt informētam par kanāla esamību, tā mērķi, aizsardzības mehānismiem un ziņošanas kārtību. Tas nozīmē, ka darbinieku informēšana par trauksmes celšanu ir juridisks uzdevums ar audita sekām, nevis komunikācijas nodaļas izvēle.

Praksē darba devēji pieļauj vienu no divām kļūdām: vai nu informēšana notiek vienu reizi un tiek aizmirsta, vai arī tā notiek pārāk vēlu — dažkārt tikai pēc pirmā incidenta. Abas pieejas rada risku, ka darbinieki kanālu neatpazīst kā uzticamu, un pārkāpumi paliek iekšēji neneziņoti. Tāpēc nākamais solis ir skaidra komunikācijas plāna izstrāde, kas sākas vēl pirms tehniskās palaišanas.

Kā sagatavot iekšējo komunikācijas plānu pirms kanāla palaišanas

Kā sagatavot iekšējo komunikācijas plānu pirms kanāla palaišanas Pirms pirmā e-pasta izsūtīšanas ir jādefinē pieci plāna elementi: mērķauditorija, ziņojuma kodols, informēšanas kanāli, biežums un atbildīgais. Labs plāns atbild uz vienkāršu jautājumu — kā darbinieks uzzinās par kanālu pirmo reizi, otro reizi un trešo reizi, un kā šī informācija tiks dokuments auditam.

Mērķauditorija nav tikai "visi darbinieki". Latvijas uzņēmumā ar 80 darbiniekiem tā ietver biroja darbiniekus, ražošanas maiņu strādniekus, attālinātos speciālistus, līgumslēdzējus un praktikantus. Katrai grupai nepieciešams cits informēšanas veids — vienots e-pasts nesasniedz visus vienlīdzīgi.

Ziņojuma kodolam jāatbild uz trim jautājumiem: kas ir kanāls, kam ziņot un kā tiek aizsargāta anonimitāte. Ja darbinieks pēc ziņojuma izlasīšanas nevar atbildēt uz visiem trim, plāns ir jāpilnveido. Kanālu skaits un biežums jāplāno vismaz uz 12 mēnešiem — pirmais paziņojums, atgādinājums pēc mēneša, informatīvā sapulce pēc diviem mēnešiem un ceturkšņa atgādinājumi. Atbildīgajai personai — parasti atbilstības speciālistam vai HR vadītājam — jābūt vienīgajam informācijas avotam, lai ziņojumi būtu konsekventi.

Kas jāiekļauj ziņošanas kanāla komunikācijas plānā

Komunikācijas plāns sastāv no pieciem dokumentētiem elementiem: auditorijas karte, ziņojumu matrica, kanālu izvēle, laika grafiks un pierādījumu žurnāls. Auditorijas karte fiksē darbinieku grupas un to informēšanas veidu — piemēram, ražošanas darbinieki saņem informāciju pie maiņu maiņas, biroja darbinieki — e-pastu. Ziņojumu matrica nosaka trīs pamatziņojumus: kanāls pastāv, anonimitāte tiek aizsargāta, ziņošana ir droša.

Kanālu izvēlē jāiekļauj vismaz trīs formāti: rakstisks paziņojums (e-pasts vai iekšējais ziņojumu dēlis), tieša komunikācija (informatīvā sapulce vai individuālas tikšanās) un pastāvīga pieejamība (darbinieku rokasgrāmata vai iekšējā tīmekļa vietne). Laika grafiks fiksē datumus — pirmais paziņojums, atgādinājums pēc 30 dienām, informatīvā sapulce pēc 60 dienām, ceturkšņa atsvaidzinājums. Pierādījumu žurnāls ir vieta, kur atbildīgais fiksē katru informēšanas aktivitāti ar datumu, kanālu un saņēmēju loku.

Šāds plāns ļauj auditā uzrādīt nevis "mēs darbiniekiem teicām", bet gan konkrētus dokumentus ar datumiem un saņēmējiem. Tas pats par sevi ir pierādījums, ka informēšanas pienākums saskaņā ar Trauksmes celšanas likumu ir izpildīts sistemātiski.

Kā izskatās labs e-pasts darbiniekiem par jaunu ziņošanas kanālu

Pirmajam e-pastam jābūt īsam — ne garākam par 300 vārdiem — un tā pirmajā teikumā jāpaziņo, ka uzņēmums ir ieviesis iekšējo ziņošanas kanālu. Darbinieks izlemj lasīt vai nelasīt pirmo piecu sekunžu laikā, tāpēc e-pasta temats un pirmais teikums nedrīkst būt vispārīgs. Labs temats ir "Jauns ziņošanas kanāls — kā ziņot par pārkāpumiem droši un anonīmi", nevis "Svarīga informācija".

Ziņojuma struktūrai jāseko četriem punktiem: kas ir kanāls un kāpēc tas ieviests, kā darbinieks to izmanto, kā tiek aizsargāta anonimitāte, un kam ir jautājumi. Pirmais punkts paskaidro, ka kanāls ļauj ziņot par likuma vai uzņēmuma politikas pārkāpumiem. Otrais punkts sniedz konkrētu norādi — saiti uz ziņošanas lapu un īsu aprakstu, kā aizpildīt ziņojumu. Trešais punkts ir izšķirošs: darbinieks uzticas kanālam tikai tad, ja saprot, ka viņa identitāte netiks atklāta. Ceturtais punkts norāda atbildīgo personu — parasti atbilstības speciālistu vai HR vadītāju.

E-pastam jābūt ar datumu un parakstu — tas ir pirmais audita pierādījums. Labs paraugs ietver arī atsauci uz uzņēmuma iekšējo politiku un atgādinājumu, ka ziņošana ir droša un atriebība ir aizliegta. Šādu e-pastu var uzreiz izsūtīt visiem darbiniekiem vienlaikus, un tā nosūtīšanas laiks ir fiksēts — tas ir sākuma punkts turpmākajai informēšanas hronoloģijai.

Kā novadīt informatīvo sapulci un atbildēt uz darbinieku jautājumiem

Informatīvā sapulce ir otrs obligātais informēšanas kanāls pēc e-pasta, jo tā ļauj darbiniekiem uzdot jautājumus tieši un saņemt skaidrojumu reāllaikā. Sapulci vada atbilstības speciālists vai HR vadītājs, un tā ilgst 30–45 minūtes — īsāka sapulce neatstāj vietu jautājumiem, garāka zaudē uzmanību.

Sapulces struktūra sastāv no četrām daļām: ievads ar kontekstu (5 minūtes), kanāla demonstrācija (10 minūtes), anomimitātes skaidrojums (10 minūtes) un jautājumu sesija (10–20 minūtes). Ievadā paskaidro, kāpēc kanāls ir ieviests un kā tas aizsargā darbiniekus. Demonstrācijā reāli atver ziņošanas lapu un parāda, kā aizpildīt ziņojumu — darbinieki uzticas tam, ko redz. Anonimitātes skaidrojumā uzsvērt, ka anonīma ziņošana nozīmē, ka IP adreses, sīkfaili un pirkstu nospiedumi netiek vākti — šī ir konkrēta atšķirība no vienkārši konfidenciālas ziņošanas.

Jautājumu sesijā jāgatavojas četriem biežākajiem darbinieku jautājumiem: "Vai mans vadītājs uzzinās?", "Vai es varu tikt atlaists par ziņošanu?", "Kas notiek pēc ziņojuma iesniegšanas?" un "Vai tas patiešām ir anonīms?". Katrai atbildei jābūt konkrētai un īsai — vispārīgas frāzes rada šaubas. Piemēram, uz jautājumu "Vai mans vadītājs uzzinās?" atbilde ir: "Nē. Ziņojumi nonāk pie atbilstības speciālista, un jūsu identitāte netiek atklāta nevienai trešajai pusei bez jūsu piekrišanas."

Sapulce jāfiksē protokolā ar datumu, dalībnieku sarakstu un galvenajiem jautājumiem. Šis protokols ir otrais audita pierādījums.

Kā atkārtoti atgādināt par kanālu bez kaitināšanas

Vienreizēja informēšana neatbilst informēšanas pienākumam — auditori sagaida, ka darbinieki par kanālu atceras arī pēc sešiem mēnešiem. Tomēr pārāk bieži atgādinājumi rada "informācijas nogurumu" — darbinieki pārtrauc lasīt ziņojumus un zaudē uzticību kanālam.

Optimālais ritms ir četras reizes gadā: pirmais paziņojums palaišanas brīdī, otrais atgādinājums pēc 30 dienām, trešais — informatīvā sapulce pēc 60 dienām, un ceturtais — ceturkšņa īss atsvaidzinājums. Pēc pirmā gada pietiek ar diviem atgādinājumiem gadā, izņemot gadījumus, kad mainās kanāla kontaktpersona vai tehniskā pieeja.

Katram atgādinājumam jābūt citam — ne tikai iepriekšējā e-pasta kopijai. Labs otrais atgādinājums ir saīsināts un atbild uz vienu jautājumu, piemēram: "Vai zinājāt, ka ziņojumu var iesniegt arī mutiski?" Labs ceturkšņa atsvaidzinājums ir īss statistikas pārskats — cik ziņojumu saņemts, kādas tēmas, kādas sekas — darbinieki redz, ka kanāls strādā.

Izvairieties no atgādinājumiem, kas skan kā draudi vai kā formāla "atgādinām, ka pastāv kanāls". Tā vietā izmantojiet empātisku toni: "Ja pēdējo mēnešu laikā esat novērojuši kaut ko, kas jūs uztrauc, kanāls ir pieejams un anonīms." Šādi formulējumi atgādina par kanālu un vienlaikus stiprina uzticību.

Kā pārliecināties, ka arī attālinātie un maiņu darbinieki saņem informāciju

Standarta e-pasts nesasniedz visus — attālinātie darbinieki lasa e-pastu neregulāri, maiņu darbinieki to vispār neatver darba laikā, bet līgumslēdzējiem un praktikantiem bieži nav uzņēmuma e-pasta konta. Šo darbinieku informēšana prasa atsevišķas metodes.

Attālinātajiem darbiniekiem efektīva ir video sapulce ar ekrāna koplietošanu — tā pati struktūra kā klātienes sapulcei, bet Zoom vai Microsoft Teams vidē. Sapulci ieraksta un nosūta ierakstu tiem, kas nevar piedalīties — arī ieraksts ir audita pierādījums. Katru jaunu attālināto darbinieku informē pirmajā darba dienā kā daļu no ievadapmācības, nevis atsevišķā kampaņā.

Maiņu darbinieki saņem informāciju pie maiņu maiņas — piecās minūtēs pirms maiņas sākuma maiņu vadītājs izstāsta par kanālu un parāda, kā tam piekļūt no darba vietas datora vai personīgā telefona. Šo īso informēšanu fiksē maiņu žurnālā ar datumu un darbinieka parakstu. Praksē šī metode ir uzticamāka par e-pastu, jo maiņu darbinieki iegūst skaidrību tiešā kontaktā.

Līgumslēdzējiem un praktikantiem informācija jāiekļauj līguma pielikumā vai prakses nolīgumā — īss teksts ar saiti uz ziņošanas lapu un atbildīgo personu. Šis pielikums ir trešais audita pierādījums.

Kā dokumentēt informēšanas pierādījumus auditam

Audits jautā ne tikai "vai darbinieki zināja?", bet gan "kur ir pierādījumi?". Pierādījumu žurnāls ir vieta, kur atbildīgais fiksē katru informēšanas aktivitāti ar datumu, kanālu, saņēmējiem un rezultātu. Žurnāls var būt vienkārša Excel tabula vai speciāls modulis atbilstības pārvaldības sistēmā — abi strādā, ja tie ir konsekventi aizpildīti.

Žurnālā jāiekļauj vismaz septiņi informēšanas notikumu veidi: pirmais e-pasts (datums, saņēmēju skaits), atgādinājuma e-pasts (datums, saņēmēju skaits), informatīvā sapulce (datums, dalībnieki, protokols), individuālās tikšanās ar attālinātajiem darbiniekiem (datums, darbinieks), maiņu informēšana (datums, maiņu vadītāja paraksts), līguma pielikumi (datums, līgumslēdzējs) un darbinieku rokasgrāmatas publicēšana (datums, versija).

Katrs ieraksts žurnālā ir audita pierādījums, un Valsts darba inspekcija šos pierādījumus uzskata par tiešu informēšanas pienākuma izpildes apliecinājumu. Žurnāla regularitāte ir svarīgāka par tā detalizācijas pakāpi — labāk ir ieraksts reizi mēnesī ar datumu un kanālu, nekā detalizēts ieraksts tikai palaišanas brīdī.

Kā saglabāt pierādījumus ilgtermiņā

Informēšanas pierādījumi jāglabā vismaz piecus gadus — tas ir periods, kurā auditors vai regulators var lūgt uzrādīt dokumentus. E-pasti jāsaglabā ar sūtīšanas laiku un saņēmēju sarakstu; sapulču protokoli — ar parakstiem; video ieraksti — ar datumu un dalībnieku sarakstu. Ja pierādījumi glabājas tikai atbildīgā datorā, tie riskē tikt zaudēti — labāk ir centralizēta uzglabāšana uzņēmuma dokumentu pārvaldības sistēmā.

Praksē labākais pierādījums ir tas, ko darbinieki paši var apliecināt — piemēram, ja darbinieku rokasgrāmatas pēdējā lappusē ir laukums "Esmu izlasījis un sapratis" ar parakstu un datumu. Šāda parakstīšana ir spēcīgākais informēšanas pierādījums, ko auditors atpazīst.

Kā izvēlēties rīku, kas patiešām atvieglo informēšanas pienākumu

Atbilstības speciālists 80 darbinieku uzņēmumā saskaras ar izvēli: vadīt informēšanu manuāli — e-pasti, sapulces, žurnāli — vai izmantot platformu, kas automātizē atkārtojošos uzdevumus. Manuāla pieeja aizņem 5–10 stundas mēnesī un rada risku, ka kāds atgādinājums tiek izlaists. Platformas pieeja samazina laiku līdz 1–2 stundām mēnesī un nodrošina, ka žurnāls tiek aizpildīts automātiski.

Šajā lēmumā ashio piedāvā iekšējā ziņošanas kanāla platformu, kas ietver anonīmu ziņošanu, automātisku ziņojumu apstiprināšanu un audita gatavu reģistrēšanu, ar vienotu organizācijas cenu, kas nav atkarīga no darbinieku skaita. Platforma atvieglo informēšanas pienākuma izpildi un pierādījumu sagatavošanu auditam.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai pietiek ar vienu e-pastu, lai izpildītu informēšanas pienākumu?

Nē, viens e-pasts neatbilst informēšanas pienākumam. Latvijas normatīvais regulējums un ES direktīva 2019/1937 prasa, lai darbinieki par kanālu zinātu pastāvīgi, nevis tikai palaišanas brīdī. Auditors sagaida vismaz ceturkšņa atgādinājumus un dokumentētus informēšanas notikumus visa gada garumā.

Kā informēt darbiniekus, kuri nelasa e-pastu?

E-pasts ir tikai viens no trim informēšanas kanāliem — pārējie ir informatīvā sapulce un tieša saziņa pie maiņu maiņas. Maiņu darbiniekiem informācija jānodod mutiski pie maiņu maiņas, attālinātajiem — video sapulcē, līgumslēdzējiem — līguma pielikumā. Katrai darbinieku grupai nepieciešama sava metode.

Kādi dokumenti jāsaglabā auditam?

Auditam jāsaglabā vismaz septiņi dokumentu veidi: pirmais e-pasts un tā saņēmēju saraksts, atgādinājumu e-pasti, sapulču protokoli ar datumiem un dalībniekiem, individuālo tikšanās piezīmes, maiņu informēšanas žurnāls, līguma pielikumi līgumslēdzējiem un darbinieku rokasgrāmatas publicēšanas datums. Šie dokumenti jāglabā vismaz piecus gadus.

Kas notiek, ja darbinieks ziņo un pēc tam viņu atpazīst?

Atpazīšana ir aizliegta saskaņā ar Trauksmes celšanas likumu, un atriebība pret ziņotāju ir administratīvi un krimināli sodāma. Katram darba devējam jānodrošina, ka ziņotāja identitāte paliek aizsargāta, un pārkāpuma gadījumā atbildīgais ir darba devējs, nevis ziņotājs.

Avoti