Ashio whistleblowing software

Oct 25, 2026

Neatkarības deklarācija trauksmes izskatīšanā: paraugs un pildīšanas rokasgrāmata Latvijas darba devējiem

Neatkarības deklarācija trauksmes izskatīšanā: paraugs un pildīšanas rokasgrāmata Latvijas darba devējiem

Auditors atver lietu mapi un pirmais jautājums nav par ziņojumu — tas ir par jums: vai jūs varējāt būt ieinteresēta persona? Šeit sākas neatkarības deklarācija trauksmes izskatīšanā. Šis dokuments pierāda, ka izskatītājs spriež objektīvi, un tāpēc ir neatkarības deklarācijas paraugs neatkarības deklarācijas un objektivitātes pārbaudes procesā.

Latvijas darba devējiem šis dokuments nav formāls papīrs, bet gan revīzijas laika kontroles instruments. Tas palīdz pierādīt, ka trauksmes celšanas izskatītāja neatkarība un interešu konflikta deklarācija trauksmes celšanā nav nodrošināta tikai ar apņemšanos, bet ar konkrētiem pierādījumiem.

Saturs

Galvenās atziņas

  • Neatkarības deklarācija jāaizpilda pirms izskatītājs iegūst piekļuvi konkrētam trauksmes celšanas ziņojumam.
  • Deklarācijas veidne jāuztur kā lietas fails, nevis kā atsevišķs, neizpildīts administratīvs papīrs.
  • Interešu konflikta deklarācijai jāatspoguļo arī faktiskās, ne tikai formālās saiknes ar ziņotāju vai organizāciju.
  • Izskatītāja objektivitātes apliecinājums jāpapildina ar lēmumu, konstatējumu un procesa hronoloģijas pierādījumiem.
  • Trauksmes celšanas revīzijas dokumentācija Latvijā jāvar izsekot līdz konkrētam lietas numuram un datumam.

Kas ir neatkarības deklarācija un kāpēc tā ir obligāta revīzijā

Neatkarības deklarācija trauksmes izskatīšanā ir izskatītāja rakstisks apliecinājums, ka viņš vai viņa spēj objektīvi izskatīt konkrēto ziņojumu, ziņotāja identitāti un konfidencialitāti neapdraudot. Tā pierāda gan procedūras atbilstību, gan izskatītāja personīgo neatkarību konkrētā lietā.

Trauksmes celšanas likuma mērķis ir veicināt pārkāpumu ziņošanu sabiedrības interesēs, nodrošināt ziņošanas mehānismu darbību un aizsargāt trauksmes cēlēju. Tas nozīmē, ka organizācijas izskatīšanas process nedrīkst būt formāls process, kas tikai dokumentē izskatītāju un neizvērtē tā iespējamo ietekmi uz rezultātu.

Latvijas Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojs uzsver, ka Trauksmes celšanas likums palīdz iedzīvotājiem novērst pārkāpumus un kaitējumu sabiedrības interesēs, vienlaikus aizsargājot trauksmes cēlējus no nelabvēlīgām sekām. Revidents tādēļ pārbauda ne tikai to, vai lietā ir lēmums, bet arī to, kā tā tika sagatavota.

Kāpēc neatkarības deklarācija nav deklarēšanas veids

Neatkarības deklarācija nav vispārīga politika vai mutisks pārliecinošums. Tā konkrētā lietā nosaka izskatītāja lomu, konstatēto saikses un apstiprinājumu, ka viņs spēj rīkoties objektīvi.

Praktiskajā revīzijā šāds pierādījums palīdz atbildēt uz trim jautājumiem:

  • vai izskatītājs piederēja lietā iesaistītajai struktūrvienībai;
  • vai viņam bija darba, vadības vai ģimenes saikne ar iespējamā pārkāpuma pārmērīto personu;
  • vai konkrētais lēmums tika pieņemts, balstoties uz savām interesēm vai iepriekšēju viedokli, nevis uz izskatīto pierādījumu apjomu.

Šie jautājumi nav tikai revidenta jautājumi. Tie arī palīdz organizācijai aizsargāt trauksmes cēlēju un ziņotāju, jo pārliecinošs izskatīšanas process samazina šaubas par subjektivitāti.

Kādiem ziņojumiem deklarācija jāaizpilda un kad

Neatkarības deklarācija jāaizpilda pirms izskatītājs sāk pamatsubstancēt konkrēta ziņojuma izskatīšanu. Parasti tā notiek pirms piekļuves sava uzdevuma, izskatītāja vai revīzijas lietas materialiem, lai lēmums par piekļuvi tiktu pieņemts pēc iespējas mazāk piepildītu informāciju.

Izskatītājs parasti aizpilda deklarāciju šādos gadījumos:

  • kad viņš izskata iesniegtu trauksmes celšanas ziņojumu;
  • kad viņš piedalījas ziņojuma pārbaudes komisijā;
  • kad viņš sniedz atzinumu vai sagatavo lēmumu;
  • kad viņš veic lietas izpētīšanas vai izskatīšanas pasākumus pēc tam, kad lietā jau ir iesaistīti citi darbinieki;
  • kad notiek esoša izskatītāja nomaiņa vai lietas pārskatīšana.

Praktiskā brīdinājuma noteikums ir vienāds: ja izskatītājs jau ir iepazīsties ar lietas būtību, neatkarības jautājums jārisina dokumentēti. Deklarācija, kas parakstīta tikai pēc tam, kad radās šaubas par ietekmi, var nokļūt pretrunā ar galveno mērķi.

Vai deklarācija jāparaksta visiem iesniegtajiem ziņojumiem?

Praktiskā pieeja ir atkarīga no jūsu iekšējās kārtības, taču neatkarības novērtējums nav jāsaista tikai tad, ja ziņojums ir juridiski pierādājams pārkāpums. Lielākajā daļā organizāciju izskatītāji strādā ar ziņojumiem, kuri var būt nepilnīgi, neprecīzi vai pat bez galīgā pamata.

Piemēram, ja izskatītājs strādā juridiskajā vai izpētes nodalā, bet saņem ziņojumu par iespējamu darba drošības pārkāpumu, viņš joprojām var būt piemērots izskatītājs. Tomēr, ja viņa līdzīgie nākotnes lēmumi saistās ar iespējamu piedalīšanos iekšējā auditsā, jānovērtē konflikta risks.

Šāda pieejas atšķirība no iestādes, kas visus ziņojumus nodod vienam un tam pašam darbiniekam. Tāpēc lietas failsem vajag arī lēmumu, kas pamato izskatītāja vai izskatītāju izvēli.

Kā pamatot objektivitāti bez konkrēta ziņojuma atklāšanas

Izskatītāja objektivitātes apliecinājums var atsaukties uz vispārēju pārbaudītu struktūru un konkrētu lietu bez ziņojuma satura atklāšanas atsevišķā dokumentā. Tāpēc deklarācijā vai tās pielikumā var norādīt lietas numuru, ziņojuma saņemšanas datumu un piemērojamās procedūras, neiztērējot aizsargājamās ziņas.

Praktiskajā izskatīšanā izskatītājs var paņemt līdzi būtiskāko informāciju:

  • viņa amatu vai lomu organizācijā;
  • pārskatīšanas vai lēmumu pieņemšanas pilnvaras;
  • informāciju par to, vai viņš ir ieinteresēts iespējamā pārkāpuma izskatīšanas rezultatā;
  • informāciju par to, vai viņš ir iepriekš ziņojumu saņēmis vai par to zināja;
  • saiknes ar iespējamā pārkāpuma iesaistītajām personām;
  • apstiprinājumu, ka viņs neizpildīs lēmumu, kas balstītos uz ieinteresētību vai iepriekšēju attieksmi.

Pēdējais punkts ir īpaši svarīgs. Neatkarība nav garantija, ka izskatītājs vienmēr nonāk pie noteikta rezultāta. Tā ir garantija, ka viņš pamato lēmumu ar pierādījumiem un var uzrādīt, kādi apsvērumi viņu ietekmējuši vai neietekmējuši.

Kā iztērēt deklarāciju bez konfidencialitātes apdraudējuma

Deklarācijai nevajag atklāt visu, ko izskatītājs zina par lietu. Tomēr tā nedrīkst būt arī tik vispārīga, lai pēc tā nevarētu pārbaudīt neko. Praktiski darbojas sekojošais princips:

  • norāda lietas identifikatoru;
  • nosauc procedūras veidu un deklarācijas datumu;
  • konstatē konkrētās saiknes vai to, ka tādas nav;
  • apliecina objektivitāti un konfidencialitātes ievērošanu;
  • nosauc personu, kas pārbaudījusi vai akceptējusi deklarāciju, ja tāda iekšēja procedūra ir noteikta.

Šāds sadalījums ļauj revidentam pārbaudīt procesu, neatklājot ziņojuma saturu un neapdraudot trauksmes cēlēju.

Paraugs: aizpildīta deklarācija un tukša veidne

Paraugs: aizpildīta deklarācija un tukša veidne Aizpildītā neatkarības deklarācijas paraugs Latvijas darba devējam ir jāpielāgo savai organizācijai, izskatītāja lomai un lietas apstākļiem. Šis paraugs parāda dokumenta struktūru, bet neaizstāj iekšējās kārtības vai konkrētā ziņojuma izskatīšanas pierakstu.

Tukša veidne

TRAUKSMES CELŠANAS IZSKATĪTĀJA NEATKARĪBAS DEKLARĀCIJA

Lietas numurs: __________
Ziņojuma saņemšanas datums: __________
Izskatītājs: __________
Amats vai loma: __________
Deklarācijas datums: __________

Es, __________, esmu izskatītājs šīs trauksmes celšanas lietas izskatīšanā.

Es apliecinu, ka:

  1. manā darba, vadības, ģimenes vai citā saskarē ar lietā iespējamajā pārkāpumā iesaistītajām personām nav tādu attiecību, kas varētu ietekmēt manu lēmumu;
  2. es iepriekš neesmu pazīstams ar šo lietu, ja tas nav atzīmēts šajā deklarācijā;
  3. man nav personīgu, finansiālu vai citu interešu, kas ir pretrunā šīs lietas izskatīšanai;
  4. es apņemos izskatīt lietu objektīvi, pamatojot savu lēmumu ar iegūtajiem pierādījumiem;
  5. es saglabāšu ziņojuma un ar to saistīto informāciju konfidencialitāti;
  6. manā pienākumos ir noteikts paziņot šādas saskaņas izskatītāja izvēlē, ja tās ir konstatējamas.

Papildu informācija un piezīmes:

Paraksts: __________
Vārds, uzvārds: __________
Lietas izskatīšanā piedalīto personu skaits: __________

Aizpildīts piemērs

Iepriekš minētajā piemērā zem deklarācijas ir šādi jāaizpilda: lietas numurs, datums, izskatītāja vārds, viņas amats, konstatētās saiknes un viņas pienākumu tvērumi. Ja izskatītājs iepriekš ir strādājis kādā no lietā iesaistītajām vienībām, tas jānorāda nevis kā slēpts apstāklis, bet kā atklāts fakts un izskatīšanas organizatoriskās sekas.

Šis piemērs nedrīkst atdarināt reālu ziņojuma saturu. Tā mērķis ir parādīt, kā deklarācija izskatās pabeigta un kā tajā nav jāpamāina ziņotāja dati.

Atbilstības speciālistiem, kas veido organizācijas procedūras, noder atbilstības speciālistiem paredzētā informācija, kurā var pārbaudīt, kāda papildu dokumentācija atbalsta izskatīšanas procesu.

Kā neatkarības deklarāciju iekļaut audita žurnālā

Praktiskā revīzijas laika mapei ir ieteicams neatkarības deklarāciju glabāt tā paša lietas faila daļā, kurā atrodas piekļuves pieprasījums, izskatītāju nozīmēšana, pierādījumu hronoloģija, lēmums un galīgais secinājums.

Lietas failā ieteicams sekojošais dokumentu secības princips:

  1. lietas izveides un piekļuves pieprasījuma dati;
  2. izskatītāja izvēles pamatjums;
  3. neatkarības deklarācija;
  4. saziņa ar ziņotāju un uzskaitīto jautājumu saraksts;
  5. pierādījumu hronoloģija;
  6. lēmuma projekts vai izskatīšanas secinājums;
  7. galīgais lēmums un ar to saistītās darbības.

Šāda secība rada revidentam pārskatāmu procesu. Viņš var ne tikai atrast deklarāciju, bet arī pārbaudīt, kad tā parādījās lietas gaitā un vai tā neparedzētā kārtībā nevarēja ietekmēt izskatītāju.

Dokumentu datēšanai jābūt pēc iespējas precīzākai. Ja izskatīšana notika vairākos posmos, datējumiem jāatspoguļo šie posmi, nevis tikai lietas noslēgšanas datums.

Kā panākt revīzijas izsekojamību

Revīzijas izsekojamība prasa, lai katrai svarīgajai darbībai būtu savs ieraksts. Tas ietver ne tikai lēmumus, bet arī materiālu saņemšanu, piekļuves pieprasījumus, sūtījumus, komisijas sastāva izmaiņas un termiņu pagarināšanu.

Praktiskā revīzijas laika mapei vajag būt iespējai ātri pāriet no konkrēta procesa soļa uz tā pierādījumu. Ja katrs lēmums ir saistīts ar lietas numuru, datumiem un atbildīgo personu, dokumentācija kļūst pārbaudāma arī tad, ja revidents strādā ar elektroniskām kopijām, nevis papīra mapēm.

Trauksmes celšanas revīzijas dokumentācija Latvijā tādēļ jāuztver kā viena savstīpēja izpildes virkne, nevis kā atsevišķi faili dažādos departments.

Biežākie riski: kad deklarācija ir jānoraida un kas notiek tālāk

Neatkarības deklarācija jānoraida, ja izskatītājam ir tiesības vai现实 interešu iespēja ietekmēt lietas izskatīšanu, ja viņš nevar nodrošināt objektivitāti vai ja viņa neatkarību nevar pietiekami dokumentēt. Noraidīšana nenozīmē, ka ziņojums ir noraidīts; tā nozīmē, ka konkrētais izskatītājs nevar veikt šo lietu.

Pirms izskatītāja nozīmēšanas organizācijai vajag novērtēt vismaz šādas situācijas:

  • izskatītājs ir pārbaudījis vai vadījis tādu vienību, kura darbība ir minēta ziņojumā;
  • izskatītājam ir tuvas vai konfliktējošas attiecības ar iespējamā pārkāpuma pārmērīto personu;
  • izskatītājs iepriekš esot bijis iesaistīts līdzīgas lietas izskatīšanā un var pastāvēt loģiskā saikne;
  • izskatītājs nespēj ievērot konfidencialitātes vai termiņu prasības;
  • uzņēmuma struktūra vai konkrētais lēmums rada reālu vai uztveramu ietekmi;
  • nepieciešams pievienot ārējo vai neatkarīgu lietas izskatītāju.

Ja deklarācija tiek aizpildīta neprecīzi, vispiemērotākais risinājums ir pārskatīt lēmumu pieņemšanas procesu, nevis censties deklarāciju pievienot pēc fakta. Īpaši nevajadzīga nav formāla atzīme “interešu konflikta nav”, ja konkrētais izskatītājs iepriekš ir strādājis ar lietai saistītu struktūrvienību.

Pēc neatkarības vērtēšanas organizācijai jāfiksē:

  • kāds lēmums pieņemts;
  • kāds izskatītājs nozīmēts;
  • kādi pierādījumi pamatoja izvēli;
  • kādi noteikumi tika piemēroti konfidencialitātes un termiņu nodrošināšanai;
  • kad un kā lietas fails tika nodots tālākai izskatīšanai.

Saistība ar citiem dokumentiem: lietas fails un gada pārskats

Neatkarības deklarācija ir saistīta ar lietas failu, procedūras noteikumiem un gada pārskatu, taču katrs dokumenta veids pildī atšķirīgu funkciju. Deklarācija pierāda neatkarību; lietas fails demonstrē procesa gaitu; gada pārskats sniedz apkopotu informāciju par sistēmas darbību.

Lietas failā nevajadzētu atkārtot visu neatkarības deklarācijas saturu. Tas veido dublēšanos, kas var radīt nesakritības. Labāk ir atsaukties uz deklarāciju pēc datuma un norādīt tās glabāšanas vietu, ja tā glabājas atsevišķi.

Gada pārskatā parasti ietvert šādu informāciju:

  • iesniegoto ziņojumu skaits;
  • izskatīšanas vai pārbaudīšanas posmi;
  • ziņojumu veidi un iespējamie pārkāpumu apgriezieni;
  • vidējais termiņš vai termiņu izpildes tendence;
  • materiāli, kas pārsūtīti citām iestādēm;
  • izskatīšanas procedūras darbības novērtējums;
  • izskatītāju neatkarības pārbaudes rezultāti;
  • nepieciešamie uzlabojumi procedūrām.

Šādi dati palīdz revidentam novērtēt nevis atsevišķu dokumentu, bet gan organizācijas spēju pastāvīgi nodrošināt saskaņotu izskatīšanu. Īpaši svarīgi ir atšķirt ziņojumu skaitu no skaita, kuri patiešām izskatīti, un atsevišķi fiksēt lietas, kurās tika piemērots alternatīvs izskatīšanas vai atkārtotas izskatīšanas mehānisms.

Kā sagatavot revīzijai bez lieku dokumentu daudzuma

Efektīva revīzijas sagatavošana nozīmē izveidot vienotu lietas failu ar skaidru dokumentu secību. Pirms revīzijas sākuma pārbaudiet, vai katrai nozīmētajai personai ir piekļuve需要的 dokumentiem, vai datumi nav pretrunā un vai lēmumi ir pārskaņoti uz tām atsaistītajā lietās.

Ne visām ziņotāju saistībām nepieciešama pilna identifikācija revīzijas materiālos. Pietiekami, lai revidents spēj pārbaudīt lietas numuru, procesa posmus un pieņemto lēmumu pamatojumu, nenoliedzot pārdalīt ziņojuma konfidencialitāti.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kurš jāaizpilda neatkarības deklarāciju trauksmes izskatīšanā?

Deklarāciju jāaizpilda katrs izskatītājs vai lēmuma pieņēmējs, kurš iegūst piekļuvi konkrētam trauksmes celšanas ziņojumam vai piedalās tā izskatīšanā. Parasti to dara pirms lietas materiālu izskatīšanas sākuma.

Vai neatkarības deklarācija ir obligāta visiem Latvijas uzņēmumiem?

Pašreizējie tiesību akti nenosaka vienu visiem uzņēmumiem identisku neatkarības deklarācijas veidni katrā trauksmes celšanas lietā. Tomēr organizācijai, kas izveido trauksmes celšanas mehānismu, ir svarīgi dokumentēt izskatītāju neatkarību, īpaši tad, ja to prasa tās iekšējā kārtība vai revīzijas procedūra.

Kā atklāt interešu konfliktu, ja ziņojuma saturs ir konfidencials?

Deklarācijā var norādīt savu lomu, saiknes ar iespējamā pārkāpuma iesaistītajām personām un procesa riskus, neatklājot ziņojuma saturu. Ja interešu konflikts ir konstatējams, izskatītāju nomaiņa vai citu līdzekļu izmantošana notiek pirms piekļuves lietas materiāliem.

Vai izskatītāja objektivitātes apliecinājums ir tāds pats, ko apliecina anonīmais ziņotājs?

Ne, šie ir divi atsevišķi procesa elementi. Ziņotāja anonimitāte vai konfidencialitāte ir informācijas aizsardzības jautājums, savukārt izskatītāja neatkarība ir procesa objektivitātes jautājums.

Kur glabāt neatkarības deklarāciju revīzijas laikā?

Deklarācijai jābūt saistītai ar konkrēto lietas failu un viegli izsekojamai līdz izskatīšanas procesa posmiem. Īpašu uzglabāšanas kārtību un piekļuves tiesības nosaka organizācijas iekšējie noteikumi, ņemot vērā ziņojuma un lietas konfidencialitāti.

Avoti