Ashio whistleblowing software

Oct 18, 2026

Ziņojuma pieņemšana darbavietā: pirmās 24 stundas

Ziņojuma pieņemšana darbavietā: pirmās 24 stundas

Pirmās 24 stundas pēc ziņojuma saņemšanas nosaka, vai ziņotājs uzticēsies procesam un vai pierādījumi paliks izmantojami – neliela kļūme šeit var sagraut visu lietu. Ja esat personāla vadītājs vai atbildīgais darbinieks Latvijas uzņēmumā un pirmo reizi saskaraties ar jautājumu, kā pieņemt trauksmes celšanas ziņojumu, jūsu mērķis nav izmeklēt pārkāpumu, bet gan nodrošināt, ka ziņojums tiek saglabāts neskarts, ziņotājs saņem apstiprinājumu un lieta nonāk pie pareizā cilvēka. Šis raksts ir praktisks darba devēja soļu plāns no reģistrēšanas līdz pirmajai atbildei.

Saturs

Galvenās atziņas

  • Saņemot ziņojumu, jums ir 7 dienas, lai nosūtītu apstiprinājumu ziņotājam, un 3 mēneši, lai sniegtu atgriezenisko saiti par pieņemto lēmumu – šie termiņi ir obligāti saskaņā ar ES Direktīvu 2019/1937 un Latvijas Trauksmes celšanas likumu.
  • Pirmajā stundā nedrīkst atvērt, pārsūtīt vai drukāt ziņojumu no darba datora, ja vien tas nav drošs kanāls ar šifrēšanu no gala līdz galam – citādi var zaudēt gan anonimitāti, gan pierādījumu ticamību.
  • Ziņotājam atbildiet īsi, konkrēti un bez liekas informācijas: apstipriniet saņemšanu, nosauciet nākamo soli un norādiet, kā ar jums sazināties drošā veidā.
  • Visizplatītākā kļūda ir “izskatīšana uz vietas”: darba devējs sāk intervēt iespējamos vainīgos pirms ziņojuma faktu fiksēšanas, kas apdraud gan ziņotāju, gan lietas iznākumu.

Kas jānodrošina uzreiz pēc ziņojuma saņemšanas: pirmie 60 minūtes

Pirmajās 60 minūtēs jūsu uzdevums ir trīs soļi: nodrošināt ziņojuma fizisko un digitālo drošību, nobloķēt tālāku izplatīšanu un nodot ziņojumu vienai atbildīgajai personai. Ziņojumu nedrīkst pārsūtīt pa e-pastu uz kopēju pastkasti, publicēt iekšējā tērzēšanas grupā vai atvērt nedrošā ierīcē – katra no šīm darbībām var iznīcināt anonimitāti. Ja izmantojat specializētu kanālu ar šifrēšanu no gala līdz galam, ziņojuma pārsūtīšana starp apstrādātājiem ir droša, jo tikai adresāts var to atvērt.

Šajā logā ir trīs praktiski uzdevumi:

  • Atvērt ziņojumu tikai tam paredzētā, drošā vidē un neveidot ekrānšāviņus, ja vien sistēma tos neveido automātiski.
  • Pierakstīt precīzu saņemšanas laiku un kanāla ID, kā arī to, vai ziņotājs izvēlējās palikt anonīms.
  • Nekavējoties informēt vienu personu (parasti atbilstības vadītāju vai ģenerāldirektoru) un vienoties par turpmāko saziņu.

Ja ziņojums pienācis ārpus darba laika, pirmā reakcija var būt īsa: “Saņemts, izskatīšu darba dienas sākumā”, un pēc tam atstāt to sistēmā līdz brīdim, kad varat tam veltīt uzmanību pilnā apmērā. Detalizētu procedūru, kā vadīt drošu dialogu ar anonīmu ziņotāju, atradīsiet sazina ar anonimu zinotaju dialoga rokasgramata.

Kā pareizi reģistrēt un klasificēt saņemto ziņojumu

Ziņojuma reģistrēšana nozīmē trīs lietas: fiksēt visu ziņotāja sniegto informāciju, piešķirt tam unikālu lietas numuru un klasificēt to pēc nopietnības un darbības jomas. Pirmais solis ir precīzi pārrakstīt vai eksportēt ziņojuma saturu – bez interpretācijas, labošanas vai izlaidumiem.

Ja ziņojums ir mutisks (audio vai diktēts), tas jāpārraksta vārds vārdā un jāsaglabā oriģinālais ieraksts. Otrais solis ir ID numurs, piemēram, “Lieta 2026-014”, kas ļaus visiem turpmākajiem ierakstiem palikt izsekojamiem. Trešais solis ir klasifikācija: vai ziņojums attiecas uz darba drošību, korupciju, datu aizsardzību, diskrimināciju, finanšu pārkāpumu vai citu jomu.

Klasifikācijai izmantojiet šīs trīs kategorijas:

  • Kritisks – nepieciešama tūlītēja rīcība un iespējams regulējošo iestāžu ziņojums.
  • Vidējs – prasa izmeklēšanu 30 dienu laikā.
  • Zems – var atlikt līdz plānveida pārskatīšanai.

Katrai kategorijai pievienojiet arī īsu riska novērtējumu: vai ziņotājs var tikt atpazīts, vai pastāv atriebības risks un vai ir iespējama pierādījumu pazušana.

Reģistrācijas brīdī vēl neveiciet nekādas darbības pret personām, kas minētas ziņojumā. Šī ir biežākā kļūda – darba devējs, saņemot ziņojumu par konkrētu vadītāju, uzreiz izsauc viņu uz “pārrunām”, tādējādi iznīcinot iespēju veikt objektīvu izmeklēšanu un pakļaujot ziņotāju atriebības riskam. Cik daudz laika likumā atvēlēts visai izmeklēšanai un kad lēmums kļūst galīgs, skaidro raksts par cik ilgi izmeklet zinojumu.

Kā un cik ātri sniegt pirmo atbildi ziņotājam, lai saglabātu uzticību

Kā un cik ātri sniegt pirmo atbildi ziņotājam, lai saglabātu uzticību Pirmā atbilde ziņotājam jāsniedz 7 dienu laikā, un tai jābūt īsam, konkrētam apstiprinājumam bez liekas informācijas. Piemērots ziņojums: “Saņēmām jūsu ziņojumu (ID 2026-014). Tas ir reģistrēts un nonācis pie atbilstības vadītāja. Trīs mēnešu laikā saņemsiet atgriezenisko saiti par pieņemto lēmumu. Ja vēlaties sniegt papildu informāciju, atbildiet šajā kanālā.” Šāda atbilde pilda trīs funkcijas: apstiprina saņemšanu, nosaka skaidru nākamo soli un ļauj ziņotājam turpināt dialogu anonīmi.

Atbildē nekad neietveriet:

  • Iespējamo iznākumu (“mēs noteikti sodīsim vainīgo”).
  • Detalizētu informāciju par personām, kas minētas ziņojumā (“mēs esam sākuši pārbaudi pret Jāni Bērziņu”).
  • Lūgumu atklāt identitāti, ja ziņotājs to nav vēlējies.

Ja ziņotājs ir izvēlējies anonimitāti, atbilde vienmēr jāsniedz tādā pašā kanālā, nevis pa e-pastu vai tālruni.

Kā formulēt pirmo ziņu, lai tā neradītu vilšanos?

Pirmajā ziņā izmantojiet struktūru “Saņemts – reģistrēts – nākamais solis”. Izvairieties no frāzēm “mēs izskatīsim” bez konkrēta laika grafika, “paldies par drosmi” (tas var šķist formāls) vai “mēs sazināsimies, kad būs jaunumi” (tas neatbild uz jautājumu, cik ilgi ziņotājam jāgaida). Konkrēts laika grafiks – pat ja tas ir plašs, piemēram, “atjauninājums līdz 2026. gada 30. novembrim” – rada sajūtu, ka ziņojums ir sistēmā, nevis tukšā failā.

Ja jūsu uzņēmumā ziņojumu plūsmu apstrādā vairāki cilvēki, pirmā atbilde jāsagatavo vienam cilvēkam, lai ziņotājs nesaņem pretrunīgus signālus. Daudzi Latvijas uzņēmumi izvēlas specializētu rīku, kurā ziņojumu plūsma, termiņi un atbildes tiek fiksētas automātiski – tas novērš risku, ka atbilde aizkavējas vai tiek nosūtīta nepareizā formātā. Pieejami arī gatavi rīki ar anonīmu noklusējuma iestatījumu un negrozāmu audita žurnālu, ko var izvērtēt kā vienu no iespējām atkarībā no organizācijas vajadzībām un budžeta.

Kādas kļūdas Latvijas darba devēji visbiežāk pieļauj pirmajā dienā

Trīs izplatītākās kļūdas ir sākotnējā izvērtēšana bez fakta fiksēšanas, pāragra saziņa ar aizdomās turamo un termiņu neievērošana.

Pirmā kļūda ir tāda, ka darba devējs sāk “uz vietas” iztaujāt kolēģus vai pārbaudīt dokumentus pirms ziņojuma pilnīgas reģistrēšanas – tas apdraud pierādījumu ticamību un var tikt uzskatīts par ietekmēšanu. Otrā kļūda ir pāragra saziņa ar personu, kas minēta ziņojumā: ja ziņotājs ziņo par konkrētu vadītāju, šo vadītāju nekavējoties izsauc uz pārrunām, kas var izraisīt pierādījumu iznīcināšanu vai atriebību pret ziņotāju. Trešā kļūda ir termiņu ignorēšana: ja 7 dienu apstiprinājums vai 3 mēnešu atgriezeniskā saite netiek ievērota, ziņotājs zaudē uzticību procesam un var vērsties uzraudzības iestādē.

Kā izvairīties no ziņotāja identitātes nejaušas atklāšanas?

Pat tad, ja ziņotājs nav izvēlējies palikt anonīms, viņa identitāte ir sensitīva informācija. Nedrīkst to atklāt personām, kas nav tieši iesaistītas izmeklēšanā, tostarp tiešajam vadītājam, ja viņš ir minēts ziņojumā, vai HR nodaļai bez atbilstības vadītāja akcepta.

Identitātes aizsardzība nav tikai ētisks jautājums – tā ir juridisks pienākums saskaņā ar Latvijas Trauksmes celšanas likumu, kas aizliedz atriebību pret ziņotāju. Šī pienākuma pārkāpšana var radīt gan administratīvu atbildību, gan zaudēt uzticību visai ziņošanas sistēmai.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai pirmā atbilde ziņotājam drīkst būt automātiska?

Jā, automātiska apstiprinājuma ziņa ir pieļaujama un pat vēlama, ja tā satur precīzu lietas ID, nākamā soļa aprakstu un saiti uz drošu kanālu turpmākai saziņai. Tomēr automātiska atbilde nedrīkst aizstāt cilvēka iesaisti – pēc tās atbilstības vadītājam 7 dienu laikā manuāli jāizvērtē, vai ziņojums ir pilnīgs un vai nav nepieciešami papildu jautājumi.

Ko darīt, ja ziņojums ir nepilnīgs vai pretrunīgs?

Ziņojumu reģistrē tādu, kāds tas ir, un caur drošo kanālu uzdot vienu vai divus konkrētus precizējošus jautājumus, piemēram: “Vai jūs varat precizēt incidenta datumu un nodaļu?” vai “Vai ir pieejami papildu dokumenti?”. Nedrīkst pieņemt, ka nepilnīgs ziņojums nav nopietns – tas var nozīmēt, ka ziņotājs baidās atriebības un izvēlas minimālu informāciju.

Vai drīkst informēt valdi par saņemto ziņojumu?

Valdes locekļus drīkst informēt, ja viņi ir tieši atbildīgi par atbilstības uzraudzību, taču informācija jāsniedz minimālā apjomā: lietas ID, klasifikācija un nākamie soļi, bez ziņotāja identitātes un bez detalizēta ziņojuma satura. Valdei arī jāatgādina par konfidencialitātes pienākumu, kas ir juridiski saistošs.

Kā rīkoties, ja ziņojums saņemts ārpus darba laika vai brīvdienās?

Pirmajā stundā pietiek ar īsu apstiprinājumu: “Saņemts, izskatīšu tuvākajā darba dienā”. Ziņojums paliek drošajā kanālā līdz brīdim, kad atbildīgā persona var tam veltīt pilnu uzmanību – tas ne vienmēr nozīmē tūlītēju darbību, bet gan nodrošināšanu, ka ziņojums ir drošībā un reģistrēts sistēmā.

Vai ziņotājam jāatbild arī tad, ja ziņojums izrādās nepamatots?

Jā, 3 mēnešu atgriezeniskā saite ir jāsniedz vienmēr, pat ja secināts, ka ziņojums nav pietiekami pamatots. Atbildē jānorāda, ka ziņojums ir izskatīts un ka nav konstatēti pārkāpumi, bet jāizvairās no vārdiem “nepamatots” vai “viltots” – precīzāk ir “nav konstatēti pierādījumi, kas apstiprinātu ziņojumā minēto”.

Avoti