Trauksmes celšanas apkopes plāns: ko pārbaudīt katru gadu

Trauksmes celšanas kanāls prasa regulāru uzraudzību, lai ziņojumi tiktu izmeklēti ātri un bez kļūdām. Trauksmes celšanas apkopes plāns palīdz organizācijai ikgadējā pārbaudē pārliecināties par kanāla pieejamību, termiņu ievērošanu, ziņojumu izmeklēšanas kvalitāti un pieejamās dokumentācijas aktualitāti.

Saturs

• Galvenās atziņas
• Kas jāiekļauj trauksmes celšanas apkopes plānā?
• Kā bieži jāpārbauda trauksmes celšanas kanāls?
• Kā pārbaudīt, vai ziņojumi tiek izmeklēti atbilstoši noteiktajiem termiņiem?
• Kādus uzlabojumus un riskus jāfiksē pēc pārbaudes?
• Kā izveidot pārbaudes atskaiti, ko varētu izmantot audits?
• Biežāk uzdotie jautājumi
• Avoti

Galvenās atziņas

• Ikgadējā pārbaude jāveido pēc noteikta grafika un jāapstiprina ar dokumentētu atzinumu, nevis tik atsevišķu sarakstu.
• Kanāla darbības pārbaudes jāaptver gan tehniskā darbība, gan ziņojumu apstrāde un lietu izmeklēšana.
• ES Direktīva 2019/1937 paredz ziņojumu apstiprināšanu 7 dienu laikā un turpmāku atbildes sniegšanu 3 mēnešu laikā.
• Katrai atklātajai nepilnībai jābūt piešķirtai atbildīgajai personai, prioritātei, termiņam un pārbaudes pierādījumam.
• Pārbaudes atskaitē jāatspoguļo gan izpildītie kontroles punkti, gan pieņemtie lēmumi un plānotie uzlabojumi.

Kas jāiekļauj trauksmes celšanas apkopes plānā?

Trauksmes celšanas apkopes plānā jāietver mērķis, pārbaudes tvērums, atbildīgās personas, grafiks, kontroles punkti, pierādījumu glabāšanas kārtība un uzlabojumu uzraudzība. Plāns jāveido tā, lai to varētu izmantot gan ikdienas darbā, gan ārējam pārbaudēm vai auditam.

Plāna pamatdaļas ietver:

• Pārbaudes tvērumu: kanāla darbība, ziņošanas process, lietu izmeklēšana, datu aizsardzība un pieejamās dokumentācija.
• Pārbaudes kritērijus: pieejamība, anonimitātes nodrošināšana, termiņu ievērošana, lēmumu pieņemšana un izmeklēšanas kvalitāte.
• Atbildību sadali: par apkopes plāna izpildi, pārbaudes veikšanu, uzlabojumu realizāciju un rezultātu apstiprināšanu.
• Dokumentus: procedūras, lietu pārvaldības dokumenti, piekļuves vai piekļuve tiesības, līgumi, apmācību materiāli un iepriekšējās pārbaudes.
• Uzlabojumu uzraudzību: atbildīgā persona, prioritāte, plānotais pabeigšanas termiņs, statuss un pārbaudes rezultāts.

Plānu vajadzētu pārskatīt arī pēc būtiskām procesa, organizācijas vai tehnoloģiju izmaiņām. Īpaši svarīgi pārbaudīt, vai procedūras joprojām atbilst Latvijas piemērojamajiem normatīvajiem aktiem un iekšējiem noteikumiem.

Kā bieži jāpārbauda trauksmes celšanas kanāls?

Trauksmes celšanas kanālu ieteicams pārbaudīt vismaz reizi gadā, savukārt aktīvo lietu un saņēmto ziņojumu termiņus nepieciešams uzraudzīt katru darbdienu. Papildu pārbaudes var plānot pēc nozares izmaiņām, incidentiem, darbinieku apmācībām vai ārsta novērtējuma rezultātiem.

Gada pārbaudei parasti piemērojamas šādas pārbaudes:

1. Ziņošanas kanāla pieejamības pārbaude — vai ziņotājs var bez nevajadzīgas informācijas atvērt kanālu, iesniegt ziņojumu un saņemt apstiprinājumu.
2. Procesa pārbaude — vai ziņojums tiek reģistrēts, klasificēts, novirzīts atbildīgajai personai un izmeklēts atbilstoši procedūrai.
3. Termiņu pārbaude — vai katrai lietai ir noteikts apstiprināšanas un turpmāko darbību termiņš.
4. Datu aizsardzības pārbaude — vai piekļuve ziņojumiem un saziņai ir ierobežota un vai tiek saglabāti tikai nepieciešamie dati.
5. Dokumentācijas pārbaude — vai procedūras, veidlapas, līgumi un iekšējie noteikumi atbilst faktiskajai praksei.

Pārbaudes grafikā jānorāda arī īpašas situācijas, kurās pārbaude notiek ārpus plāna. Piemēram, ja izmeklēšanā konstatēta personas datu nepieciešamības pārkāpums, drošības incidents vai būtiska procesa noviršanās, pārbaude jāreģistrē un plāna darbība jāpārskata.

Kā pārbaudīt, vai ziņojumi tiek izmeklēti atbilstoši noteiktajiem termiņiem?

Ziņojumu izmeklēšanas atbilstību termiņiem var pārbaudīt, salīdzinot katru aktīvo un nesen noslēgto lietu ar procedūrā noteiktajiem apstiprināšanas, atbildes un lēmuma pieņemšanas termiņiem. Pārbaudei jābūt balstītai uz lietu datiem, nevis tikai uz atbildīgās personas atmiņas.

Kādi termiņi jāņem vērā?

Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīva (ES) 2019/1937 paredz, ka ziņotājs saņem apstiprinājumu 7 dienu laikā no ziņojuma saņemšanas brīža. Ja izmeklēšana norisinās trīs mēnešu laikā, ziņotājam sniedz informāciju par izmeklēšanas rezultātu.

Latvijas implementācijā konkrētās procedūras pārbaudei jāatbilst piemērojamajam valsts likumam. Pārbaudes laikā ieteicams pārliecināties, ka:

• ziņojuma saņemšanas un apstiprināšanas datumi ir fiksēti;
• trīs mēnešu periods tiek uzraudzīts no atbilstoša sākuma brīža;
• pagarinājumi un to iemesli tiek dokumentēti;
• ziņotājam sniedz noteikto informāciju, nenoliedzot tālāku saziņu;
• lietas piezīmes un lēmumi ir savstarpēji saistīti.

Kā pārbaudīt lietu izmeklēšanas kvalitāti?

Pārbaudei jāpārbauda ne tikai termiņi, bet arī lietu izmeklēšanas process. Atlīdzīgs pārbaudītājs izskata, vai katrai lietai ir piezīmes, pierādījumu avoti, skaidrs lēmums un atbildīgā persona. Ja lietā trūkst informācijas vai tā nav saista ar konkrētiem pierādījumiem, tas jāfiksē kā uzlabojums, nevis jāatzīst par pieņemtu vērtējumu.

Lai pārbaude būtu atkārtojama, ieteicams izveidot vienotu pārbaudes veidni ar šādiem laukiem:

• lietas identifikators;
• ziņojuma saņemšanas datums;
• apstiprināšanas datums;
• atbildes vai lēmuma datums;
• termiņa ievērošanas novirzība, ja tā ir;
• piezīmes, lēmums un uzlabojuma darbība;
• pārbaudītāja vārds, datums un atzinums.

Kādus uzlabojumus un riskus jāfiksē pēc pārbaudes?

Pēc pārbaudes jāfiksē gan konstatēto risku, gan konkrētu uzlabojumu, noviršoties, termiņa pārkāpšanas vai dokumentācijas trūkuma. Katram ierakstam jābūt pārbaudītam un pēc tam jāuzrauga līdz pabeigšanai.

Kritiskais risks jānovērš pirmkārt, īpaši tad, ja tas var ietekmēt ziņotāja drošību, ziņojuma konfidencialitāti vai pienākumu izpildi. Augstāka prioritāte piešķirama arī termiņiem, kuri bieži tiek pārkāpti, jo atkārtota termiņa novirzīšanās palielina gan regulētāju, gan iekšējo audītiju risku.

Uzlabojumu reģistrs var ietvert:

• Risku aprakstu — kāda neatbilstība konstatēta un kāds ir tās iespējamais impactējums.
• Pierādījumus — kurā dokumentā, ziņojumā, piezīmē vai testa žurnālā konstatējums pamatojams.
• Atbildīgo personu — kas koordinēs izmaiņu īstenošanu.
• Termiņu — kad plānota korekcija vai kad tā ir jāpabeidz.
• Statusu — atvērts, īstenots, pārbaudīts vai slēgts.
• Verifikācijas rezultātu — kā pārbaudīja, ka uzlabojums novērsts konstatēto risku.

Neprecīzi formulēts uzlabojums, piemēram, „uzlabot procedūru”, nav pārbaudāms. Labāks formulējums nosaka konkrētu darbību, piemēram, norāda, kura procedūras daļa jāgroza, kādi dati jāievāc un kad notiek atkārtota kontrole.

Kā izveidot pārbaudes atskaiti, ko varētu izmantot audits?

Pārbaudes atskaiti, ko varētu izmantot audits, jābūt pārbaudāmai, datētai un saistītai ar pierādījumiem. Atskaitei jāshows pārbaudes tvērums, izmantotie kritēriji, iegūtie rezultāti, konstatētās nepilnības, pieņemtie lēmumi un uzlabojumu plāns.

Pārbaudes atskaites struktūrā ietilpst:

1. Pārbaudes informācija — pārbaudītājs, periods, izmantotie dokumenti un iesaistītās personas.
2. Pārbaudes metode — dokumentu analīze, lietu izskatīšana, intervijas, processa novērošana vai funkcionālie testi.
3. Kontroles rezultāti — katrs pārbaudītais kritērijs ar atzinumu un pierādījuma norādi.
4. Nepilnības un riski — konstatējums, ietekme, prioritāte un piešķirtā atbildība.
5. Uzlabojumu plāns — konkrēti pasākumi, termiņi un uzraudzības veids.
6. Galīgais atzinums — kanāla atbilstības novērtējums un nosacījumi uzlabojumiem.

Latvijas organizācijai noder par trauksmes celšanas kanāla auditu, jo šāda pārbaude palīdz sagatavoties iekšējai uzraudzībai un ārējam revidentam. Atskaitei jābūt neatkarīga no konkrēta piegādātāja vai programmatūras: tā novērtē procesu, nevis tikai tehnoloģiju.

Lielākām organizācijām, kurām kanālu uzturēšanā nepieciešams atbalsts no ārējām pusēm, piemērots papildinājums var būt trauksmes celšanas kanāla audits. Šāds audits nav programmatūras nomaiņa aizstājējs, bet palīdz organizācijai patstāvīgi novērtēt kanāla pārbaudes un uzlabojumus.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kāds ir ieteicamais gada pārbaudes intervāls?

Trauksmes celšanas kanālu ieteicams pārbaudīt vismaz reizi gadā, ja vien organizācijas iekšējie noteikumi vai piemērojamie normatīvie akti neprasa biežāku pārbaudi. Aktīvo lietu termiņi tomēr jāseko katru darbdienu, nevis tikai gada pārbaudes laikā.

Kā pierādīt, ka ziņojumi tiek izmeklēti termiņā?

Pārliecībai jāizmanto lietu dati, procedūras un piezīmes, kas ļauj atjaunot apstiprināšanas un atbildes datumus. Pārbaudes atskaitē jānorāda konstatētās novirzības un skaidri jāatšķir savlaicīgas, nepārtrauktas un termiņā pabeigtas lietas.

Kas jāiekļauj pārbaudes pierādījumu materiālos?

Pierādījumiem jābūt saistītiem ar konkrēto pārbaudes punktu un droši uzglabātiem atbilstoši organizācijas dokumentu pārvaldības kārtībai. Piemēri ir datēti pārbaudes žurnāli, lietu nozīmju saraksti, procedūras versijas, apstiprināto lēmumu kopijas un funkcionālo testu rezultāti.

Kā atšķirt kanāla pārbaudi no ikdienas uzraudzības?

Kanāla pārbaude ir periodiska, dokumentēta novērtēšana, kā arī ikdienas uzraudzība ir nepārtraukta lietu un termiņu kontrole. Pārbaude nosaka, vai process kopumā darbojas pareizi, savukārt ikdienas uzraudzība ļauj ātri konstatēt atsevišķu lietas kavējumu vai risku.

Avoti

• Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīva (ES) 2019/1937 par aizsardzības ziņojumu personas
• ISO 37002 — Trauksmes celšanas pārvaldības sistēmas