Ashio whistleblowing software

Sep 3, 2026

Povinnost kanálu od 50 zaměstnanců: německé postupy pro odpovědné

Zaměstnanec odevzdává důvěrnou zprávu z pracoviště

Ano, firma s 50 a více zaměstnanci musí zavést vnitřní oznamovací systém pro whistleblowing. Povinnost se posuzuje k 1. lednu, vztahuje se na zaměstnance v pracovním poměru a zahrnuje určení příslušné osoby, dodržení lhůt 7/30/90 dní a ochranu identity oznamovatele. Některá regulovaná odvětví mají tuto povinnost bez ohledu na počet lidí, proto stav vždy ověřte. Za nesplnění hrozí pokuta v řádu stovek tisíc korun.

Stručně:

  • Firma s více než 50 zaměstnanci musí nejpozději k 1. lednu zřídit bezpečný interní oznamovací systém, jinak hrozí pokuta až milion korun.
  • Povinné technické kanály musí splňovat přísné bezpečnostní požadavky, včetně šifrování a oddělených přístupových práv, a nepostačuje běžný e-mail.
  • Výjimky platí pro některá odvětví, například finanční instituce, banky nebo veřejní zadavatelé, jejichž povinnost se vztahuje bez ohledu na počet zaměstnanců.
  • Výchozí stav zaměstnanců se počítá k 1. lednu, přičemž do celkového počtu se zahrnují na plný i částečný úvazek, dohody o práci se nezapočítávají, pokud nejsou ke dni začátku v pracovním poměru.
  • Zavedení řešení zvládnou menší firmy obvykle do 14 dnů, pokud využijí předpřipraveného řešení, například platformy Ashio, jež odpovídá požadavkům EU a zajišťuje právní a technickou bezpečnost.

Obsah

Co zákon vyžaduje: klíčové právní body

Zákon č. 171/2023 Sb. ukládá zaměstnavatelům s 50 a více zaměstnanci zřídit vnitřní oznamovací systém a za porušení stanovuje pokutu až 1 000 000 Kč. Povinnost se váže k prahu 50 zaměstnanců k 1. lednu příslušného roku.

Zákon vyžaduje čtyři věci najednou: funkční technický kanál pro podání oznámení, písemně určenou příslušnou osobu, zákaz odvetných opatření vůči oznamovateli a ochranu jeho totožnosti po celou dobu řízení. K tomu patří i evidence celého procesu.

Přesné znění paragrafů a aktuální výklad najdete na portálu Ministerstva spravedlnosti Oznamovatel, který slouží i jako externí kanál pro podání oznámení. Rozhodnutí vedení o zřízení systému a jmenování příslušné osoby si vždy zapište do interní dokumentace, ideálně formou usnesení nebo zápisu z porady.

Koho se povinnost při 50 zaměstnancích týká a kdy platí výjimky

Obecný práh 50 zaměstnanců neplatí univerzálně. Některé subjekty musí mít vnitřní oznamovací systém zavedený bez ohledu na velikost, protože jejich činnost podléhá zvláštní regulaci.

Mezi typické výjimky patří:

  • Povinné osoby podle zákona proti praní peněz (AML), tedy banky, směnárny a některé finanční zprostředkovatele.
  • Poskytovatelé finančních služeb a investičních produktů.
  • Veřejní zadavatelé a subjekty hospodařící s veřejnými prostředky bez ohledu na počet zaměstnanců, jak popisuje Businessinfo.

Pokud si nejste jistí, zda vaše odvětví spadá do výjimky, ověřte zařazení podle předmětu činnosti v obchodním rejstříku. U hraničních případů, třeba u smíšených holdingů nebo dceřiných společností finančních skupin, se vyplatí krátká konzultace s právníkem ještě před nastavením technického řešení.

Jak se počítá 50 zaměstnanců pro účely kanálu

Rozhodný je stav zaměstnanců k 1. lednu daného roku, ne průměr za celý rok. Započítávají se lidé v pracovním poměru na plný i částečný úvazek, bez ohledu na to, zda jsou na rodičovské nebo nemocenské.

Dohody o provedení práce a o pracovní činnosti se do počtu zpravidla nezapočítávají, pokud daná osoba k 1. lednu není v pracovním poměru. To je pro řadu sezónních provozů, třeba ve výrobě nebo obchodu, docela úleva při rozhodování.

Konkrétní příklad: firma měla k 1. lednu 48 kmenových zaměstnanců a 15 lidí na dohodu o provedení práce. Povinnost jí nevzniká, protože dohody se nepočítají. HR by si každý leden mělo do interní evidence zapsat přesný stav a metodu výpočtu, aby v případě kontroly obstálo.

Lhůty a povinnosti příslušné osoby

Příslušná osoba musí do 7 dnů potvrdit oznamovateli přijetí podnětu. Do 30 dnů od přijetí ho pak musí informovat o výsledku posouzení a přijatých opatřeních.

Lhůtu lze dvakrát prodloužit o 30 dní, maximálně tedy na 90 dní od podání. Prodloužení je vhodné oznamovateli zdůvodnit, byť to zákon výslovně nevyžaduje, protože to snižuje riziko stížnosti na neaktivitu.

Časový harmonogram pro vyřízení oznámení o nesrovnalostech

Každý krok komunikace s oznamovatelem si zapisujte s datem a jménem osoby, která úkon provedla. Příslušná osoba by měla mít písemně určeného zástupce pro dobu nemoci nebo dovolené, jinak lhůty snadno propásnete a vedení firmy by měla mít možnost nahlížet do anonymizovaných statistik bez přístupu k identitě oznamovatele.

Proč běžný e-mail na kanál whistleblowingu nestačí

Sdílená e-mailová schránka nebo firemní intranet obvykle nesplňují zákonné nároky na bezpečnost, protože k nim má přístup víc lidí, než zákon připouští. Řešení musí zaručit, že obsah oznámení vidí jen příslušná osoba, nikoli třeba IT administrátor nebo nadřízený oznamovatele.

Minimální technická výbava kanálu:

  • Oddělená přístupová práva, kdy identitu oznamovatele nevidí ani správce systému.
  • Šifrování dat a zabezpečené úložiště s kompletní auditní stopou každého kroku.
  • Možnost podat oznámení písemně, ústně i osobně na žádost oznamovatele.
  • Pravidelné testování dostupnosti kanálu, aby nedošlo k výpadku v kritický moment.

Profesionální tip: Vyzkoušejte si podání testovacího oznámení z pozice běžného zaměstnance ještě před spuštěním systému. Rychle odhalíte, jestli je formulář srozumitelný a jestli notifikace skutečně chodí jen tam, kam mají.

Implementační checklist pro rychlé zavedení souladu

Zavedení kanálu má logickou posloupnost, kterou se vyplatí dodržet přesně v tomto pořadí:

  1. Přijměte interní směrnici popisující proces oznámení, role a odpovědnosti.
  2. Určete příslušnou osobu a písemně ji poučte o povinnostech a lhůtách.
  3. Zajistěte pro ni výpis z rejstříku trestů, protože jde o pozici s vysokou důvěrou.
  4. Nastavte technické řešení s oddělenými oprávněními a auditní stopou.
  5. Zveřejněte informace o kanálu tak, aby byly dostupné i vzdáleně, třeba na webu nebo intranetu.
  6. Proškolte vedení a klíčové zaměstnance a proveďte zkušební provoz i interní audit.

Menší firmy zvládnou funkční řešení nastavit i do 14 dnů, pokud využijí externí technologické řešení místo vývoje na míru.

Krok Odpovědná role Typický výstup
Směrnice a jmenování osoby Vedení, HR Podepsaná interní směrnice
Technické nastavení kanálu IT, compliance Funkční kanál s auditní stopou
Publikace a školení HR, právní oddělení Zveřejněné informace, proškolení zaměstnanci

Detailní šablonu obsahu směrnice najdete v průvodci tvorbou whistleblowing směrnice.

Sdílení systému mezi firmami a outsourcing

Firma s méně než 250 zaměstnanci může sdílet vnitřní oznamovací systém s jiným subjektem, typicky v rámci koncernu nebo skupiny propojených společností. Počty zaměstnanců obou firem se přitom nesčítají.

Sdílení šetří náklady, ale přenáší i rizika. Smlouva s externím poskytovatelem nebo sesterskou společností musí jasně definovat vlastnictví dat, dobu jejich uchování a to, kdo má skutečně přístup k identitě oznamovatele. Bez těchto záruk se sdílené řešení snadno stane slabým místem celého souladu.

Sankce a povinnost evidence: co hrozí a čemu se vyhnout

Za nezavedení kanálu nebo za porušení ochrany oznamovatele hrozí správní pokuta až 1 000 000 Kč, případně další sankce v rámci správního řízení. Firma navíc musí vést evidenci přijatých oznámení a jejich vyřízení po dobu pěti let.

Do evidence patří datum přijetí, kroky příslušné osoby, výsledek posouzení a doklad o dodržení lhůt. Právní oddělení by mělo alespoň jednou ročně provést interní kontrolu, zda evidence odpovídá skutečnému stavu a zda systém reálně funguje, ne jen existuje na papíře.

Perspektiva vydavatele: nejčastější chyby při zavádění kanálu

Nejčastější chyba, kterou vidíme, je formální řešení bez skutečného procesu. Firma pořídí nástroj, ale nikdo neřeší zastupitelnost příslušné osoby, takže lhůty padají hned při první dovolené. Druhá typická chyba je technická: sdílený e-mail vydávaný za bezpečný kanál, ke kterému má přístup půl HR oddělení.

Firmy s omezenými zdroji by měly zvážit sdílení systému nebo externí platformu místo vlastního vývoje. Ashio v praxi řeší přesně tuto mezeru, konkrétní kroky implementace popisuje průvodce zaváděním směrnice EU.

Ashio jako rychlé technické řešení kanálu

Některé firmy s 50 a více zaměstnanci volí hotové kanály, které není nutné stavět vlastní IT řešení od nuly. Platforma odpovídá požadavkům směrnice EU o ochraně oznamovatelů, chrání identitu oznamovatele, vede kompletní auditní stopu a data ukládá v evropských datacentrech v souladu s GDPR. Vedení i příslušná osoba mají přehled o všech případech v jednom přehledném prostředí, od přijetí oznámení až po jeho vyřešení, s jasně rozdělenými rolemi a oprávněními.

Než se rozhodnete, ověřte si interně, jaké IT a právní požadavky pro vás platí, protože konfigurace se může lišit podle odvětví. Pokud chcete vidět, jak systém vypadá v praxi, projděte si produktovou stránku Ashio a domluvte si ukázku ještě před termínem, kdy vám povinnost naskočí.

Ashio jako rychlé technické řešení kanálu — overview diagram

Zdroje

Pro ověření aktuálního znění zákona a praktických postupů doporučujeme:

This article is general information, not a substitute for advice from a qualified lawyer. Consult a qualified legal professional about your own circumstances before acting on anything here.

Doporučené