Ashio whistleblowing software

Oct 7, 2026

Ilmoittajansuojalaki ja työntekijöiden tiedottaminen – näin pk-yritys viestii ilmoituskanavasta oikein

Ilmoittajansuojalaki ja työntekijöiden tiedottaminen – näin pk-yritys viestii ilmoituskanavasta oikein

Ilmoittajansuojalaki ei velvoita pelkästään kanavan perustamiseen — se vaatii, että työntekijät oikeasti tietävät kanavan olemassaolosta, sen käytöstä ja suojastaan. Useimmat pk-yritykset epäonnistuvat juuri ilmoittajansuojalaki tiedottaminen työntekijöille -kokonaisuudessa, ei tekniikassa. Kun ilmoittajansuojalaki ja työntekijöiden tiedottaminen on hoidettu kerralla kunnolla, kanava alkaa tuottaa ilmoituksia ja compliance-velvoite täyttyy myös silloin, kun tarkastaja tai työsuojeluviranomainen sitä kysyy.

Sisällysluettelo

Keskeiset havainnot

  • Ilmoittajansuojalaki (1171/2022) ja sitä täydentävä EU:n ilmoittajansuojeludirektiivi 2019/1937 edellyttävät, että vähintään 50 työntekijän organisaatio tiedottaa ilmoituskanavasta koko henkilöstölle selkeästi ja helposti ymmärrettävästi.
  • Tiedottamisen piiriin kuuluvat työntekijöiden ohella myös määräaikaiset työntekijät, harjoittelijat, alihankkijat ja vuokratyöntekijät, joiden on ymmärrettävä sekä kanava että sen tarjoama suoja.
  • Tehokas sisäinen tiedotus yhdistää kolme asiaa: kirjallisen ydinviestin, aktiivisen koulutuksen sekä jatkuvan näkyvyyden intranetissä ja perehdytysmateriaaleissa.
  • Anonymiteetistä ja kiellosta kostotoimiin on kerrottava konkreettisesti, ei abstraktisti — muuten luottamus kanavaan jää ohuksi.
  • Tiedon perillemenoa mitataan neljällä mittarilla: ilmoitusten määrä, kyselyt, tietotestin tulokset ja intranetin sivulatausten data, joita seurataan vähintään vuosittain.

Mitä ilmoittajansuojalaki edellyttää työntekijöiden tiedottamisesta?

Ilmoittajansuojalaki velvoittaa työnantajaa tiedottamaan ilmoituskanavasta koko henkilöstölle helposti saavutettavalla ja ymmärrettävällä tavalla, jotta jokainen työntekijä tietää kanavan olemassaolosta, sen käyttötarkoituksesta ja suojaa koskevista takeista. Käytännössä tämä tarkoittaa, että pelkkä intranettiin piilotettu linkki tai lyhyt mainos työsopimuksen liitteessä ei riitä, vaan kanavasta on viestittävä aktiivisesti ja toistuvasti.

Lainsäätäjän tarkoitus on selkeä: kanava on hyödyllinen vain, jos sinne uskaltaa ilmoittaa. Tiedottamisvelvoite on kirjattu sekä kansalliseen ilmoittajansuojalakiin (1171/2022) että EU:n ilmoittajansuojeludirektiiviin 2019/1937, ja se koskee Suomessa työnantajia, joilla on vähintään 50 työntekijää. Velvoite on tarkemmin määritelty EU:n ilmoittajansuojeludirektiivissä, ja sen kansallinen toimeenpano on kuvattu työ- ja elinkeinoministeriön ohjeistuksessa.

Tiedottamisen vähimmäissisältöön kuuluvat:

  • Kenelle kanava on tarkoitettu ja millaisista väärinkäytöksistä voi ilmoittaa.
  • Miten ilmoitus tehdään käytännössä, ja onko se mahdollista tehdä anonyymisti.
  • Mitä suojaa ilmoittaja saa, ja millaiset kostotoimet ovat kiellettyjä.
  • Kuka käsittelee ilmoitukset ja missä aikataulussa (7 päivän kuittaus ja 3 kuukauden palaute).
  • Miten ilmoittajaa tuetaan koko prosessin ajan.

Tiedon on oltava saatavilla sekä suomeksi että englanniksi, jos henkilöstössä on muunkielisiä työntekijöitä. Sama sisältö on syytä toistaa selkokielisesti, jotta juridiikan määräkielet eivät estä ymmärtämistä.

Kenelle kaikille ilmoituskanavasta on viestittävä — työntekijät, harjoittelijat, alihankkijat?

Ilmoittajansuojalain mukainen tiedottamisvelvoite kattaa kaikki työntekijäryhmät, ei pelkästään vakituisessa työsuhteessa olevia, joten tiedon on tavoitettava myös määräaikaiset työntekijät, harjoittelijat, vuokratyöntekijät ja alihankkijat. Käytännössä tämä tarkoittaa, että perehdytysmateriaalit, tietosuojailmoitukset ja ilmoituskanavan esittely on jaettava jokaiselle, joka työskentelee organisaation tiloissa tai sen toimeksiannosta.

Yrityksen sisäisen ilmoituskanavan piiriin kuuluvat lähtökohtaisesti kaikki ne henkilöt, joihin työnantaja voi kohdistaa työsuhteeseen liittyviä toimenpiteitä. Tämä on erityisen tärkeää, koska ilmoittajansuoja ulottuu myös sopimussuhteisiin, joissa henkilö on työnantajan määräysvallan tai tosiasiallisen valvonnan alaisena. Tarkemman kuvan siitä, miten sisäinen ilmoituskanava määritellään ja rajataan, antaa direktiivin 11 artikla.

Käytännön kannalta tämä tarkoittaa seuraavaa:

  • Vakituiset ja määräaikaiset työntekijät: tavoitetaan parhaiten intranetin, perehdytyksen ja tiimikokousten kautta.
  • Harjoittelijat ja kesätyöntekijät: tarvitsevat oman perehdytyspaketin, jossa kanava esitellään samalla tavalla kuin vakituisille.
  • Vuokratyöntekijät: heidän työnantajansa on ensisijaisesti vastuussa, mutta isäntäyritys tiedottaa omalta osaltaan, jos vuokratyöntekijä tekee ilmoituksen isännän toiminnasta.
  • Alihankkijat ja itsenäiset ammatinharjoittajat: tiedotus on syytä ulottaa sopimusvelvoitteena tärkeimpiin kumppaneihin, erityisesti jos he työskentelevät asiakkaan tiloissa tai käsittelevät sen tietoja.

Tiedon kohdentaminen on yhtä tärkeää kuin sen toistaminen: alihankkijaa ei voi ohjeistaa ilmoittamaan kanavasta, jonka olemassaolosta hän ei ole kuullut.

Millä kanavilla tiedotus kannattaa käytännössä hoitaa pk-yrityksessä?

Millä kanavilla tiedotus kannattaa käytännössä hoitaa pk-yrityksessä? Pk-yrityksessä tehokkain tiedotus yhdistää kolme kanavaa: kirjallinen ydinviesti sähköpostitse tai intranetin etusivulla, aktiivinen koulutus perehdytyksessä ja tiimikokouksissa sekä jatkuva näkyvyys esimerkiksi kahvihuoneen ilmoitustaululla tai intranetin pikalinkkinä. Pelkkä sähköposti tai pelkkä intranet ei yksinään riitä, koska henkilöstön lukutottumukset vaihtelevat ja uudet työntekijät tarvitsevat aina oman kohtaamisen aiheen kanssa.

Käytännön kokemus HR-työstä osoittaa, että tieto menee perille parhaiten, kun se toistetaan vähintään kolmessa eri muodossa. Ensimmäinen kosketuspiste on yleensä sähköposti tai intranetin etusivun uutinen, toinen on esihenkilön pitämä lyhyt tietoisku tiimikokouksessa, ja kolmas on jatkuva näkyvyys esimerkiksi perehdytyskansiossa tai ilmoitustaululla. Tätä lähestymistapaa tukevat myös monet HR-johtajille suunnatut ohjeet, joissa korostetaan toiston ja esimerkkien merkitystä.

Konkreettinen viestintäsuunnitelma voi rakentua näin:

  • Vaihe 1 — Lanseerausviesti: esihenkilöille jaettu esimerkkiteksti, jonka he voivat lähettää omalle tiimilleen sellaisenaan.
  • Vaihe 2 — Perehdytysmateriaali: 1–2 sivun tiivistelmä, joka liitetään uuden työntekijän perehdytyskansioon ensimmäisenä työpäivänä.
  • Vaihe 3 — Koulutustuokio: 20–30 minuutin Teams- tai lähikokous, jossa käydään läpi esimerkkitapaus, suoja ja anonyymi ilmoittaminen.
  • Vaihe 4 — Jatkuva näkyvyys: intranetin pikalinkki, kahvihuoneen juliste ja vuosittainen kertaus tiimikokouksissa.

Kun kanava rakennetaan niin, että sekä ilmoittaminen että käsittely ovat selkeitä, tiedottaminenkin helpottuu. Käytännön työn voi hoitaa joko omana työnä, ulkoisella konsultilla tai valmiilla, anonyymilla ilmoituskanavaratkaisulla, joka sisältää tapauksenhallinnan ja tarkastusvalmiin lokikirjanpidon — mutta se ei sovi organisaatiolle, joka haluaa täysin räätälöidyn, omaan brändiin istutetun ratkaisun.

Miten kerrot ilmoittajan suojasta ja anonymiteetistä ymmärryksellisesti?

Ilmoittajan suojasta ja anonymiteetistä kerrotaan konkreettisin esimerkein ja selkokielellä ilman juridista ammattikieltä, jotta työntekijä ymmärtää, mitä käytännössä tapahtuu, jos hän päättää ilmoittaa. Tärkeintä on vastata kahteen kysymykseen: kuka minut tunnistaa, ja mitä minulle voi tapahtua ilmoituksen jälkeen.

Monet pk-yritykset sortuvat siihen, että ne kopioivat tiedotteeseen lain suoraan kirjoitetut kohdat suojaamistoimista. Se ei toimi: työntekijä ei muista kohtaa, jota hän ei ymmärrä. Parempi lähestymistapa on kertoa suoja kahdella tasolla. Ensimmäinen taso on arjen taso: "Et joudu perustelemaan ilmoitustasi, et joudu keskustelemaan esihenkilösi kanssa ilman suostumustasi, ja sinulla on oikeus saada vastaus kolmen kuukauden kuluessa." Toinen taso on juridinen taso: siteerataan ilmoittajansuojalain 6 §:n mukaiset kiellot kostotoimille ja mainitaan, että lain rikkominen on rangaistavaa.

Anonyymin ilmoittamisen mahdollisuus on syytä tuoda esiin erikseen. Anonyymi ilmoittaminen tarkoittaa, ettei ilmoittajan henkilöllisyyttä tai IP-osoitetta tallennu järjestelmään, vaan viestintä tapahtuu salatun linkin kautta ilman evästeitä ja seurantaa. Tämän varmistaminen teknisesti on tärkeää, ja siihen voi tutustua tarkemmin sivulla, joka käsittelee anonyymia ilmoittamista.

Hyvä tapa konkretisoida suoja on käyttää esimerkkitapausta. Esimerkiksi: "Kuvitellaan, että huomaat kollegan syyllistyvän lahjontaan asiakassuhteessa. Voit tehdä ilmoituksen ilman nimeä, esihenkilösi ei saa tietää siitä, et joudu perustelemaan, etkä voi joutua irtisanotuksi tai siirretyksi toisiin tehtäviin ilmoituksen vuoksi. Jos kuitenkin koet jotain epäilyttävää työsuhteessasi ilmoituksen jälkeen, voit ottaa yhteyttä suoraan käsittelijään saman linkin kautta." Tämä tulee ymmärretyksi ilman lakitekstiä.

Miten mittaat, että tieto on todella saavuttanut henkilöstön?

Tiedon perillemenoa mitataan neljällä konkreettisella mittarilla: ilmoitusten määrällä ja laadulla, lyhyellä kyselyllä, tietotestillä sekä intranetin sivulatausten analytiikalla, joita seurataan vähintään vuosittain. Vain yhtä mittaria käyttämällä syntyy helposti väärä turvallisuudentunne, jossa kanava on olemassa paperilla mutta kukaan ei tiedä siitä.

Ensimmäinen mittari on ilmoitusten määrä. Jos kanava on ollut käytössä vuoden eikä yhtäkään ilmoitusta ole tullu, se ei välttämättä tarkoita, ettei ongelmia ole — todennäköisemmin tieto ei ole tavoittanut henkilöstöä. Toinen mittari on anonyymi pulssikysely, jossa kysytään esimerkiksi: "Tiedätkö, miten ilmoituskanavaan otetaan yhteyttä?" ja "Tiedätkö, että ilmoittaminen on anonyymiä?". Kolmas mittari on lyhyt tietotesti, joka voidaan sisällyttää perehdytykseen tai vuosikoulutukseen. Neljäs mittari on intranetin analytiikka: kuinka monta kertaa ilmoituskanavan sivua on katsottu ja kuinka usein sen kautta on aloitettu ilmoitus.

Mittaamisen lisäksi on tärkeää, että tieto on jatkuvasti saatavilla. Ilmoittajille suunnatut ohjeet kannattaa pitää näkyvillä sekä intranetissä että perehdytysmateriaaleissa. Tähän tarkoitukseen voi hyödyntää valmiita ilmoittajille suunnattuja ohjeita, jotka voi linkittää suoraan intranetiin.

Vuosittainen kertaus on syytä aikatauluttaa: sama 20 minuutin tietoisku, joka pidettiin lanseerauksessa, toistetaan joka vuosi, ja samalla päivitetään esimerkit sekä varmistetaan, että uudet työntekijät ovat saaneet perehdytyksen. Näin kanavasta tulee osa organisaation normaalia arkea eikä kertaluonteinen projekti.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö ilmoituskanavasta tiedottaa uudelleen joka vuosi?

Kyllä, ilmoituskanavasta on syytä tiedottaa vähintään kerran vuodessa, koska henkilöstö vaihtuu, uudet työntekijät tarvitsevat perehdytyksen ja vanhat tiedot unohtuvat ilman kertausta. Vuosittainen kertaus on myös tarkastajalle osoitus siitä, että tiedottamisvelvoite on hoidettu aktiivisesti.

Voiko tiedottamisen hoitaa pelkällä sähköpostilla?

Ei pelkällä sähköpostilla, koska sähköposti helposti hukkuu muun viestinnän joukkoon eikä tavoita uusia työntekijöitä. Tehokas tiedotus yhdistää kirjallisen viestin, esihenkilön pitämän tietoiskun ja jatkuvan näkyvyyden intranetissä tai ilmoitustaululla.

Tarvitseeko alihankkijoille kertoa ilmoituskanavasta erikseen?

Kyllä, alihankkijoille ja vuokratyöntekijöille on syytä tiedottaa ilmoituskanavasta sopimusvelvoitteena tai erillisellä tiedotteella, erityisesti jos he työskentelevät tiloissasi tai käsittelevät tietojasi. Ilmoittajansuoja ulottuu myös sopimussuhteisiin, joten tiedon puute ei poista vastuuta.

Saako kanavasta kertoa vain suomeksi?

Ei, jos henkilöstössä on muunkielisiä työntekijöitä, keskeiset tiedot on annettava myös englanniksi ja tarvittaessa muilla työntekijöiden käyttämillä kielillä. Ilmoittajansuojalain tarkoitus ei toteudu, jos tiedotus on kielimuurin takana.

Miten osoitan tiedottamisen tapahtuneen tarkastajalle?

Säilytä lähetetyt tiedotteet, koulutusten osallistujalistat, tietotestin tulokset ja intranetin analytiikka vähintään kolmen vuoden ajan. Nämä yhdessä muodostavat tarkastajalle selkeän todistusaineiston siitä, että tiedottamisvelvoite on hoidettu järjestelmällisesti.

Lähteet