Luottamuksellinen vastaanotto
Ilmoitusten on saavuttava kanavan kautta, joka suojaa ilmoittajan henkilöllisyyden. Ashio tukee sekä luottamuksellista että täysin anonyymiä ilmoittamista.
Sisäinen ilmoituskanava
Sisäinen ilmoituskanava — turvallinen, vaatimustenmukainen, käyttövalmis minuuteissa.
EU:n ilmoittajansuojeludirektiivi ja kansalliset lait, kuten Saksan HinSchG, velvoittavat yritykset perustamaan sisäisen ilmoituskanavan. Ashio tarjoaa lain vaatimukset täyttävän ratkaisun: anonyymit ilmoitukset, automaattiset kuittaukset ja auditointivalmis tapausten hallinta — kaikki yhdellä alustalla. Linjassa EU:n ilmoittajansuojeludirektiivin ja Saksan HinSchG:n kanssa. Suunniteltu GDPR-yhteensopivaksi.
Yleiskatsaus
Mikä on sisäinen ilmoituskanava?
Sisäinen ilmoituskanava on turvallinen ja luottamuksellinen kanava, jonka kautta työntekijät, sopimuskumppanit ja muut sidosryhmät voivat ilmoittaa lakien tai yrityksen toimintaperiaatteiden rikkomisista. EU:n ilmoittajansuojeludirektiivin (EU) 2019/1937 mukaan vähintään 50 työntekijää työllistävillä yrityksillä on lakisääteinen velvollisuus perustaa tällainen kanava. Kanavan on suojattava ilmoittajan henkilöllisyys, kuitattava ilmoitukset seitsemän päivän kuluessa ja annettava palaute kolmen kuukauden sisällä.
Välttämättömät kriteerit
Mitä lainmukaisen ilmoituskanavan on tarjottava
Mikä tahansa lomake ei kelpaa lainmukaiseksi ilmoituskanavaksi. Nämä ovat lakisääteiset vaatimukset — ja ne täyttyvät Ashiossa automaattisesti.
Kuittaus 7 päivän kuluessa
Jokainen ilmoitus on kuitattava seitsemän päivän kuluessa. Ashio hoitaa kuittaukset automaattisesti — lakisääteiset määräajat eivät jää unohduksiin.
Palaute 3 kuukauden kuluessa
Ilmoittajille on annettava tieto seurantatoimista kolmen kuukauden kuluessa. Ashion tilanneseuranta pitää ilmoittajan ajan tasalla jokaisessa vaiheessa.
Auditointivalmis dokumentaatio
Jokainen tilamuutos, kommentti ja tiimin toimenpide tallentuu muuttumattomaan aikajanaan, valmiina auditointeja ja viranomaistarkastuksia varten.
Tiimiyhteistyö
Kutsu compliance-asiantuntijoita, juristeja ja HR:ää työtilaasi. Kaikki näkevät saman hallintapaneelin ja saman tapaushistorian.
Tietosuoja sisäänrakennettuna
GDPR-yhteensopiva alusta alkaen. Ei evästeitä, ei analytiikkaa, ei sormenjälkeä ilmoitussivuilla. Sveitsiläinen hosting, ISO 27001 -sertifioitu.
Soveltamisala
Kuka tarvitsee sisäisen ilmoituskanavan?
EU:n ilmoittajansuojeludirektiivin (EU) 2019/1937 mukaan seuraavien organisaatioiden on perustettava sisäinen ilmoituskanava:
- Kaikki yksityisen sektorin organisaatiot, joissa on vähintään 50 työntekijää EU:ssa
- Kaikki julkishallinnon organisaatiot ja kunnat (pieniä kuntia koskevin poikkeuksin)
- Rahoituspalvelu-, vakuutus-, ilmailu- ja merenkulkualan yritykset — työntekijämäärästä riippumatta
- Yritykset, joita koskevat kansalliset lait, kuten Saksan HinSchG, Itävallan HSchG tai Ranskan Sapin II
Lakisääteiset vaatimukset
Mitä laki vaatii sisäiseltä ilmoituskanavaltasi
Turvallinen ja luottamuksellinen vastaanotto
Kanavan on suojattava ilmoittajan henkilöllisyys koko prosessin ajan. Henkilötietoja on käsiteltävä GDPR:n mukaisesti. Ashion ilmoituslomakkeet eivät käytä seurantaa, evästeitä tai sormenjälkeä.
Kuittaus 7 päivän kuluessa
Organisaation on vahvistettava ilmoituksen vastaanotto seitsemän päivän kuluessa. Ashio automatisoi tämän: ilmoittaja saa välittömästi vahvistuksen sekä yksityisen seurantalinkin.
Palaute 3 kuukauden kuluessa
Ilmoittajalle on annettava tieto seurantatoimista kolmen kuukauden kuluessa kuittauksesta. Ashion tilasivu pitää ilmoittajan ajan tasalla koko prosessin ajan.
Suoja kostotoimia vastaan
Ilmoittajat on laillisesti suojattu irtisanomiselta, tehtävien alentamiselta ja muilta kostotoimilta. Ashion anonymiteettiominaisuudet varmistavat, ettei ilmoittajan henkilöllisyyttä voida paljastaa, mikä pienentää kostoriskin käytännössä nollaan.
Ratkaisusi
Miten Ashio toimii sisäisenä ilmoituskanavanasi
Ashio on suunniteltu toimimaan täysin vaatimustenmukaisena sisäisenä ilmoituskanavana EU:n ilmoittajansuojeludirektiivin ja sen kansallisten toimeenpanojen, kuten Saksan HinSchG:n, mukaisesti.
Anonyymi ja luottamuksellinen ilmoittaminen
Ilmoittaja valitsee tapahtumatyypin, kuvaa tilanteen ja lähettää ilmoituksen — täysin anonyymisti. Ei henkilötietoja, ei seurantaa, ei jälkiä.
Vaatimustenmukaiset työnkulut
Selkeä määräaikaseuranta 7 päivän ja 3 kuukauden velvoitteille, sisäänrakennetut muistutukset ja muuttumaton auditointijälki varmistavat, että jokainen lakisääteinen määräaika pysyy hallinnassa.
Tiimivalmis hallintapaneeli
Kutsu compliance-tiimi mukaan, seuraa tapauksia vastaanotosta ratkaisuun ja ylläpidä täydellistä toimintalokia — kaikki yhdessä paikassa.
UKK
Yleisiä kysymyksiä sisäisistä ilmoituskanavista
Mikä on ero sisäisen ja ulkoisen ilmoituskanavan välillä?+
Sisäinen ilmoituskanava perustetaan organisaation sisälle työntekijöiden ilmoituksia varten. Ulkoista kanavaa ylläpitää toimivaltainen viranomainen. EU-direktiivin mukaan yritysten on tarjottava sisäisiä kanavia; jäsenvaltioiden on perustettava ulkoisia. Ashio toimii sisäisenä ilmoituskanavanasi.
Voinko ulkoistaa sisäisen ilmoituskanavani?+
Kyllä. Sekä EU-direktiivi että kansalliset lait, kuten Saksan HinSchG, sallivat nimenomaisesti sisäisen ilmoituskanavan ulkoistamisen riippumattomalle kolmannelle osapuolelle. Ashio on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen.
Kuinka kauan minulla on aikaa tehdä ilmoitus?+
Voit tehdä ilmoituksen milloin tahansa. EU:n whistleblowing-direktiivi velvoittaa organisaatioita vastaamaan ilmoituksiin 3 kuukauden kuluessa kuittauksesta; ilmoituksille ei ole vanhentumisaikaa direktiivin mukaan. Kansallinen lainsäädäntö voi asettaa säilytysvelvoitteita (esim. Saksan HinSchG vaatii henkilötietojen poistamista 3 vuoden jälkeen, ellei niitä tarvita jatkokäsittelyyn).
Onko sisäisen ilmoituskanavan hyväksyttävä myös anonyymejä ilmoituksia?+
EU-direktiivi edellyttää luottamuksellista ilmoittamista ja kannustaa anonyymien ilmoitusten hyväksymiseen, mutta ei sitä tiukasti vaadi. Saksan HinSchG sen sijaan nimenomaisesti velvoittaa käsittelemään anonyymejä ilmoituksia. Ashio tukee molempia — saat kattavuuden kaikilla lainkäyttöalueilla.
Mitkä ovat henkilöstön edustajan tiedonsaantioikeudet sisäisen ilmoituskanavan osalta?+
Saksassa Betriebsratilla on laajat tiedonsaanti- ja yhteistoimintaoikeudet BetrVG:n §80 ja §90 mukaisesti. Työnantajan on tiedotettava Betriebsratille hyvissä ajoin uuden ilmoituskanavan käyttöönotosta ja käytöstä, mukaan lukien ilmoitusluokat, vastuullinen vastaanottaja ja tietojenkäsittely. Ashio-yritysversio sisältää erillisen Betriebsrat-kojelaudan, jossa on lukuoikeus anonymisoituihin ilmoitustilastoihin.
Mikä on EU:n whistleblowing-direktiivin mukainen sisäinen ilmoituskanava?+
Sisäinen ilmoituskanava on luottamuksellinen mekanismi – digitaalinen, fyysinen tai molemmat – jonka avulla työntekijät, urakoitsijat ja muut sidosryhmät voivat ilmoittaa EU-oikeuden rikkomisista työnantajalleen. Direktiivi vaatii 50+ työntekijän yrityksiä ylläpitämään sellaista, 7 päivän vastaanottoilmoituksella, 3 kuukauden seurannalla ja suojalla kostotoimilta. Ashio on itsepalvelukanava, joka on suunniteltu näitä velvoitteita varten.
Voiko sisäisen ilmoituskanavan ulkoistaa?+
Kyllä. EU:n whistleblowing-direktiivi sallii nimenomaisesti sisäisen kanavan toiminnan ulkoistamisen riippumattomalle kolmannelle osapuolelle. Ulkoistaminen Ashiolle on yleisin malli pk-yrityksille ja mid-market-yrityksille: täysin hallinnoitu, ISO 27001 -hostattu kanava, joka täyttää kaikki lakivaatimukset ilman sisäisen infrastruktuurin rakentamista.
Valmis sisäiselle ilmoituskanavallesi?
Ota käyttöön lain vaatimukset täyttävä sisäinen ilmoituskanava minuuteissa. Anonyymi ilmoittaminen, sisäänrakennettu määräaikaseuranta ja auditointivalmis dokumentaatio — kaikki yhdellä alustalla.