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Oct 14, 2026

Whistleblowing e conflitto di interessi del segnalante

Whistleblowing e conflitto di interessi del segnalante

Se la segnalazione whistleblowing arriva sul tuo tavolo e il gestore designato è proprio la persona coinvolta — oppure lo diventa mentre legge il fascicolo — la procedura di sostituzione non è un dettaglio organizzativo: è ciò che distingue un'istruttoria difendibile da una contestabile in sede di vigilanza ANAC. Questa guida opera sul perimetro stretto della gestione del conflitto di interessi del gestore: chi decide, con quali criteri, in quali tempi e con quale tracciabilità. Per il quadro generale su come il conflitto di interessi del gestore si innesta nel D.Lgs. 24/2023, rimandiamo alla guida dedicata sul whistleblowing e conflitto di interessi del gestore.

Indice

Punti chiave

  • Un conflitto di interessi del gestore ricorre quando il soggetto segnalato, l'oggetto della violazione o l'esito della lavorazione possono riguardarlo direttamente o indirettamente.
  • La decisione spetta a un soggetto terzo rispetto al caso (di regola l'organo di vertice o un sostituto formalmente designato), mai al gestore stesso.
  • La sostituzione deve avvenire con atto scritto prima di ogni accesso ai contenuti della segnalazione, e va annotata nel fascicolo.
  • Le scadenze di 7 giorni per la presa in carico e di 3 mesi per il riscontro restano valide anche durante l'istruttoria alternativa.
  • In assenza di un modello operativo documentato, la gestione del conflitto è quasi sempre contestabile in sede di audit.

Cos'è un conflitto di interessi del gestore e quando scatta l'obbligo di astensione

Il conflitto di interessi del gestore ricorre in tutti i casi in cui la persona incaricata di istruire la segnalazione whistleblowing abbia un interesse, anche potenziale, all'esito dell'istruttoria: rapporti di parentela, subordinazione, collaborazione professionale esterna, partecipazioni societarie, rapporti di amicizia stretta o inimicizia, ovvero qualunque condizione che possa comprometterne l'imparzialità.

Il D.Lgs. 24/2023 — che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 — non si limita a imporre l'esistenza di un canale interno: richiede che ogni segnalazione sia gestita da una persona "imparziale e competente", e che il conflitto, anche solo apparente, sia motivo di sostituzione motivata. L'articolo 5 definisce inoltre i requisiti del gestore, e l'imparzialità è richiamata anche dall'articolo 4 sull'istruzione e dalla procedura operativa indicata dall'ANAC.

Il presupposto applicativo è duplice: il gestore è parte in causa quando l'identità del segnalato coincide con la sua, oppure quando la condotta segnalata lo riguarda in modo diretto (per esempio una decisione che ha assunto, un'autorizzazione che ha firmato, un comportamento che gli viene attribuito). Vale anche il conflitto "indiretto": se il segnalato è un familiare, un collaboratore esterno, un fornitore di cui è consulente o una persona alla quale è legato da interessi economici correnti.

Quando il conflitto scatta in modo automatico

Ci sono ipotesi in cui l'astensione è quasi automatica: la segnalazione riguarda il proprio superiore gerarchico, un collega con il quale si è in rapporti di stretta familiarità, il fornitore con cui si ha un contratto di consulenza attivo. In questi casi il gestore non deve valutare nel merito la sussistenza del conflitto: deve dichiararlo, uscire dal fascicolo, e trasferirlo.

Quando il conflitto è solo potenziale e va motivato

Quando il legame è tenue (collaborazione professionale occasionale, conoscenza personale, partecipazione a progetti comuni pregressi), spetta al gestore dichiarare l'astensione per trasparenza e al soggetto che decide sulla sostituzione valutarne la rilevanza. In sede di audit, la valutazione scritta di questa decisione pesa quanto la decisione stessa.

Chi decide se il gestore è in conflitto e con quali criteri oggettivi

La decisione spetta a un soggetto esterno al caso: l'organo di vertice (CdA, amministratore, direttore generale), il comitato whistleblowing se esistente, oppure il sostituto permanente del gestore designato fin dall'atto di nomina. Non è mai il gestore stesso a decidere se è in conflitto, perché la sua valutazione sarebbe essa stessa sospettabile.

I criteri da applicare sono di tipo oggettivo: rapporti di parentela entro il secondo grado, rapporti di lavoro subordinato o parasubordinato, rapporti di consulenza o fornitura, partecipazione al CdA, legami societari, rapporti di credito o debito. L'ANAC, nelle linee guida sulle segnalazioni, richiama esplicitamente il principio di astensione e l'obbligo di motivazione.

Un criterio utile è chiedersi: "se la stessa segnalazione la leggesse un soggetto terzo, troverebbe ragionevole che io la istruisca?". Se la risposta è no, vale l'astensione. È una soglia di ragionevolezza, non una certezza matematica, e va applicata con un criterio coerente e scritto.

Come si nomina il sostituto fin dall'inizio

La soluzione più solida è designare il sostituto al momento della nomina del gestore, con un atto formale che specifichi la catena di sostituzione: titolare, primo sostituto, eventuale secondo. Così, al verificarsi del conflitto, la decisione è già scritta e non richiede un provvedimento improvvisato. Questo evita la sospensione della pratica, che è il principale rischio concreto di una procedura improvvisata.

Cosa succede se non esiste un sostituto designato

In assenza di un sostituto, serve un atto urgente del vertice per nominare un istruttore ad hoc, di regola l'ufficio legale interno o, in sua carenza, un consulente esterno vincolato alla riservatezza. In entrambi i casi va prodotto un documento che motivi la scelta e ne attesti l'indipendenza.

Procedura di sostituzione del gestore: passaggi, tempi e tracciabilità

La sostituzione va gestita in modo formale, in pochi passaggi. Ecco l'ordine operativo consigliato, da seguire non appena il gestore riconosce (o gli viene segnalato) il proprio coinvolgimento:

  1. Dichiarazione immediata di astensione del gestore, con indicazione del rapporto che configura il conflitto (parentela, rapporto di lavoro, consulenza, partecipazione).
  2. Trasmissione del fascicolo al sostituto designato, o in sua assenza al vertice che nomina un istruttore ad hoc, entro 24-48 ore dal riconoscimento del conflitto.
  3. Blocco di ogni accesso del gestore ai contenuti della segnalazione, incluse chat, allegati e metadati che possano rivelare l'identità del segnalante.
  4. Notifica al segnalante dell'avvenuto cambio di gestore, quando possibile, mantenendo il canale bidirezionale aperto con il nuovo istruttore.
  5. Annotazione dell'operazione nel registro delle segnalazioni, con timestamp, motivo della sostituzione e identificativo del nuovo gestore.

Il rispetto dei termini è l'elemento più delicato: la presa in carico entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione e il riscontro al segnalante entro 3 mesi decorrono dal momento di ricezione del caso da parte del gestore iniziale, e non si interrompono per il cambio di gestore. Per evitare di perdere le scadenze durante la sostituzione, è utile predisporre da subito un meccanismo di allerta su entrambi i fronti, come documentato nella guida ai termini del whistleblowing.

Qual è il momento esatto in cui scatta l'astensione

L'astensione scatta non appena il gestore apre il contenuto della segnalazione e riconosce il coinvolgimento, anche solo potenziale. Non va rimandata alla fase di audizione dei testimoni o alla stesura della relazione: in quel momento la contaminazione del fascicolo sarebbe già avvenuta.

Come si documenta l'atto di sostituzione

L'atto di sostituzione deve contenere: la data di trasmissione, il nome del gestore uscente, il motivo del conflitto, il nome del nuovo gestore, la dichiarazione di indipendenza di quest'ultimo e la conferma del trasferimento dei contenuti. Un documento di una pagina firmato da entrambi è sufficiente a reggere un'ispezione.

Come documentare la gestione alternativa per resistere a un'ispezione ANAC

L'ANAC, in sede di vigilanza, valuta tre cose: esistenza della procedura, applicazione effettiva, tracciabilità. La sola nomina del sostituto non basta: serve dimostrare che la sostituzione sia avvenuta prima dell'accesso ai contenuti, che il segnalante non sia stato svantaggiato dal cambio di gestore, che le scadenze siano state rispettate, e che la decisione finale sia coerente con l'istruttoria.

Le informazioni minime da conservare nel fascicolo sono: atto di nomina del gestore con indicazione del sostituto, dichiarazione di astensione, atto di nomina del nuovo gestore, registri di accesso al fascicolo, registro delle comunicazioni con il segnalante, motivazione finale della decisione. L'ANAC richiede che ogni accesso al sistema sia registrato in modo immutabile e auditabile.

Per ridurre il rischio contestativo, il gestore uscente non deve mai comparire nella catena di accesso al fascicolo dopo la dichiarazione di astensione. Questo significa aggiornare i permessi al primo momento utile, idealmente contestualmente alla trasmissione del caso.

Come si conserva l'imparzialità anche nella verbalizzazione

Se l'istruttoria prevede audizioni di testimoni o del segnalato, il verbale va sottoscritto solo dal nuovo gestore. Le note del gestore in conflitto, se redatte prima della sostituzione, vanno qualificate come "appunti preliminari" e allegate al fascicolo in modo distinto, senza che il sostituto le sottoscriva come proprie.

Cosa controlla l'ANAC durante una verifica

In una verifica, l'ANAC controlla la catena documentale: nomina, astensione, sostituzione, accessi, decisione. Se la catena è interrotta da un passaggio mancante, l'irregolarità viene contestata anche quando l'esito sostanziale della gestione sarebbe stato corretto.

Esempi pratici: segnalazione sul proprio capo, sul collega amico, sul fornitore di cui si è consulenti

Esempi pratici: segnalazione sul proprio capo, sul collega amico, sul fornitore di cui si è consulenti Alcuni scenari ricorrenti aiutano a calibrare la procedura. In tutti i casi, la regola operativa è la stessa: il gestore si astiene, il sostituto prosegue, il fascicolo documenta l'operazione.

Il dipendente segnala il proprio responsabile diretto

L'HR manager è il gestore designato e riceve una segnalazione che riguarda il responsabile HR di cui lui stesso riporta. È un conflitto di subordinazione: l'HR manager non ha l'indipendenza funzionale necessaria. La pratica va trasferita al sostituto designato, o in mancanza al direttore del personale o all'ufficio legale, con annotazione nel registro.

La segnalazione riguarda un collega con rapporto di amicizia stretta

Il gestore è persona di fiducia dei vertici per l'imparzialità, ma riceve una segnalazione su un collega con cui ha un rapporto di amicizia personale e frequenta il tempo libero. Non serve che il coinvolgimento sia economico: il conflitto è reputazionale e va dichiarato. La sostituzione è opportuna anche se la segnalazione si rivelerà infondata, proprio perché la percezione conta.

Il fornitore segnalato è anche cliente del gestore come libero professionista

Il gestore ha uno studio di consulenza individuale e presta consulenza continuativa al fornitore oggetto della segnalazione. È un conflitto economico diretto: l'esito della segnalazione può favorire o svantaggiare un cliente proprio. L'astensione è obbligata e va motivata per iscritto, perché è il tipo di conflitto che più facilmente porta alla contestazione.

In tutti e tre gli scenari, la decisione finale spetta a un soggetto terzo, il nuovo gestore deve essere dotato di accesso completo al fascicolo, e la pratica va lavorata entro i termini previsti senza soluzione di continuità. Per una procedura di indagine interna applicabile alle segnalazioni whistleblowing una volta superato il filtro sul conflitto, è utile riprendere il metodo documentato nella guida sull'indagine interna whistleblowing procedura.

Quando un'organizzazione vuole rendere operativa questa catena — passaggio di consegne tra gestori, gestione di termini e scadenze, registro immutabile pronto per un audit — uno strumento dedicato alla gestione delle segnalazioni whistleblowing alleggerisce il rischio di un passaggio manuale, purché impostato con un sostituto designato fin dalla nomina e con criteri di sostituzione espliciti. Per chi vuole configurare in anticipo il canale prima dell'arrivo del primo caso, è possibile partire dalla prova gratuita di 14 giorni disponibile sulla pagina dei prezzi. Le organizzazioni che faticano a separare il ruolo di gestore da quello di HR o legale interno, e che non hanno ancora un modello documentato di sostituzione, possono partire dalla checklist degli obblighi whistleblowing datore lavoro per capire quanto il proprio assetto regga un'ispezione, ed eventualmente valutare un canale di segnalazione interno conforme come descritto nella pagina internal reporting channel.

Domande frequenti

Cosa succede se il gestore delle segnalazioni è anche il segnalato?

Il gestore deve astenersi dal momento in cui riconosce il proprio coinvolgimento e trasferire il fascicolo al sostituto designato. Ogni accesso successivo del gestore al contenuto della segnalazione costituisce un'irregolarità documentale che l'ANAC può contestare, anche se l'esito della gestione alternativa fosse corretto.

Il gestore può decidere da solo di astenersi o serve un atto formale?

L'astensione va dichiarata per iscritto e formalizzata da un atto di sostituzione del vertice. Il gestore può dichiarare la propria astensione, ma la sostituzione non è valida fino a quando non c'è un provvedimento che nomina il nuovo gestore e gli attribuisce l'accesso al fascicolo.

Quali sono i termini da rispettare anche durante la sostituzione?

La presa in carico entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione e il riscontro al segnalante entro 3 mesi decorrono dal primo ricevimento e non vengono sospesi per la sostituzione. In pratica, il sostituto subentra già con i termini parzialmente consumati, e la sostituzione va completata nel più breve tempo possibile per non erodere ulteriori giorni.

Come si comporta il sostituto nei confronti del segnalante?

Il sostituto mantiene aperto il canale bidirezionale con il segnalante e si presenta come nuovo punto di contatto. Va comunicato che la pratica è ora seguita da un altro gestore per garantire imparzialità, senza rivelare il motivo della sostituzione, che potrebbe far emergere l'identità del segnalato.

Il conflitto di interessi vale solo per il gestore o anche per gli altri soggetti coinvolti?

Vale per chiunque abbia accesso al fascicolo o partecipi all'istruttoria: testimoni, consulenti esterni, membri del comitato whistleblowing. Ogni volta che un soggetto della catena è coinvolto, si applica la stessa logica di astensione e la stessa documentazione sostitutiva.

Fonti