1
Avalda kanal ja nimeta see korras
Jaga teatamise linki intranetis, eetikakoodeksis ja sisseelamisel. Teavitamise kord peaks kanali nimetama, ütlema, kes teatisi vastu võtab, ja kinnitama, et kättemaks on keelatud.
Vastavus praktikas
Mida tuleb Ashioga teha vastavuse hoidmiseks.
Kanal on lihtne osa. Loeb distsipliin selle ümber: kes tohib teatist lugeda, kui kiiresti tuleb vastata, mida tuleb säilitada ja kus riigisisene õigus nõuab direktiivist enamat.
Viimati üle vaadatud: 1. november 2026
Kontroll-loend
Kuus punkti, mis teevad kanali kaitstavaks.
Üks kord seadistatuna näeb audiitor, töötajate esindaja või tööinspektsioon töötavat protsessi, mitte vormi.
2
Hoia kaks rolli lahus
Konto administraatorid haldavad brändi, meeskonda ja arveldust ega saa teatist avada. Juhtumihaldurid loevad teatisi ega näe kunagi arvet. Just see eraldatus teeb lubaduse tõeks: ainult juhtumihaldurid saavad teatist lugeda.
3
Nimeta vähemalt kaks juhtumite käsitlejat
Üks inimene on üks nõrk koht: puhkus, haigus ja 7 päeva tähtaeg ei oota. Kutsu teine kolleeg, väline nõustaja või mõlemad, ja hoia rollide nimekiri ajakohane.
4
Kinnita 7 päeva jooksul
Automaatne kinnitus fikseerib vastuvõtu hetkel, mil teatis saabub. Kui see on väljas, kinnita käsitsi samal päeval. Mõlemal juhul on tähtaeg juhtumi juures ja teatatajal on jälgimise link.
5
Anna tagasisidet 3 kuu jooksul
Tähtaeg algab kinnitamisest, mitte teatamisest. Olekumuudatused ja juhtumi sõnumid dokumenteerivad, mida teatatajale öeldi, ja need väljuvad ekspordiga koos juhtumiga.
6
Määra säilitamine ja kustuta õigel ajal
Säilitamine seadistatakse organisatsiooni kaupa: üks, kolm või viis aastat. See on kirjas privaatsusteates, mida teatataja loeb. Vali riigisisese õiguse nõutud aeg, mitte vaikeväärtus.
Rollid ja sõltumatus
Kes tohib teatist lugeda ja kes mitte.
Sõltumatus on enamikus liikmesriikides seadusest tulenev nõue, mitte stiiliküsimus. Sellest tuleneb kaks otsust: kes saab juurdepääsu teatistele ja keda tuleb juhtumist eemal hoida. Mõlemat on lihtsam otsustada enne esimest teatist kui pärast seda.
Kas tegevjuht saab teatisi käsitleda?
Põhimõtteliselt jah. ELi õigus ei keela sõnaselgelt, et tegevjuht võtab teatisi vastu ja tegeleb nendega. See võib olla praktiline lahendus, eriti väiksemates organisatsioonides, kus puudub oma compliance-osakond.
Määratud teavitamisfunktsioon peab aga töötama erapooletult ja sõltumatult, huvide konflikti vältides. ELi vihjeandjate kaitse direktiiv tunnistab, et väiksemates organisatsioonides võib selle funktsiooni siduda ettevõtte teise rolliga, kui need kaitsemeetmed säilivad.
Tegevjuht võib seega menetleda teatisi muudes küsimustes, kui ta suudab tegutseda erapooletult ja sõltumatult. Ta ei tohiks menetleda teatisi omaenda käitumise kohta ega olukordi, kus tema isiklikud huvid või vastutus loovad huvide konflikti. Sellistel juhtudel peab teatise menetlema teine erapooletu ja asjakohaselt kvalifitseeritud isik: teine töötaja, järelevalveorgani liige või väline nõustaja.
Ashio eraldab konto haldamise juhtumite menetlemisest. Konto haldaja haldab tellimust, arveldust, meeskonnaliikmeid ja platvormi seadeid, ilma et tal oleks automaatset juurdepääsu konfidentsiaalsetele teatistele, ja juhtumiroll annab juurdepääsu teatistele ja juhtumite haldamisele, ilma et nõuaks juurdepääsu arveldusandmetele. Nii saab tegevjuht hoida tellimust, saada arveid ja hallata kontot ning tegutseda samal ajal vajaduse korral juhtumikäsitlejana.
Meie soovitus: isegi kui tegevjuht menetleb teatisi ise, valmistage alternatiiv ette enne esimest teatist, et teine töötaja või väline nõustaja juhtumirollis saaks kohe üle võtta, kui huvide konflikt tekib. See annab väiksematele organisatsioonidele paindlikkust ja aitab hoida protsessi erapooletust ja usaldusväärsust.
Mis siis, kui ainus käsitleja on teatises nimetatud?
Isik, kes on teatisega otseselt seotud, ei tohiks seda hinnata ega sellega tegeleda. See loob huvide konflikti ja õõnestab menetluse erapooletust.
Kui organisatsioonil on ainult üks määratud käsitleja, peaks tal olema nende olukordade jaoks alternatiiv. Sõltuvalt struktuurist võib selleks olla teine asjakohaselt kvalifitseeritud töötaja, järelevalveorgani liige või väline nõustaja või teenusepakkuja.
ELi õigus lubab, et teavitamisfunktsiooni toetavad välised kolmandad isikud, kui säilivad vajalikud sõltumatuse, erapooletuse ja konfidentsiaalsuse tagatised.
Ashio hoiab need kaks rolli lahus ja alternatiiv tuleb ette valmistada meeskonnaloendis: teine isik juhtumirollis, töötaja või väline nõustaja, on juba kohal, kui teatis saabub, ja saab selle üle võtta, kui alaline käsitleja on seotud. Hiljem antud juhtumiroll ei jõua juba esitatud teatisani.
Meie soovitus: isegi kui organisatsioonil on ainult üks alaline käsitleja, valmistage alternatiiv ette enne esimest teatist. Nii saab iga teatist käsitleda erapooletult.
Kas keegi saab endale ise juurdepääsu anda?
Ashios mitte, ja just seetõttu on kaks rolli. Konto administraator ei saa endale juhtumirolli anda, seega nõuab juurdepääs teatistele alati teist inimest, kes selle kinnitab.
Iga rollimuudatus kirjutatakse meeskonna tegevuslogisse koos selle inimesega, kes selle tegi. Küsimusele, kes kellele teatistele juurdepääsu andis, saab vastata kuid hiljem, ilma mälule toetumata.
Ühe inimesega organisatsioon peab esmalt kutsuma kolleegi, sest keegi ei saa seda rolli endale anda. Kui see tundub hõõrdumisena, on see sama hõõrdumine nagu teine allkiri maksel, ja see annab sama: keegi ei saa vaikselt sisse lasta.
Kas väline advokaat või nõustaja saab juhtumeid käsitleda?
Jah. ELi õigus lubab organisatsioonidel sõnaselgelt määrata väliseid kolmandaid isikuid teatisi vastu võtma ja nendega tegelema. ELi vihjeandjate kaitse direktiivi põhjendus 54 nimetab näidetena sõnaselgelt väliseid advokaate, auditioreid ja väliste teavitusalustate pakkujaid.
Väiksematele organisatsioonidele võib see olla praktiline viis teatiste erapooletuks käsitlemiseks ilma oma compliance-osakonnata. Väline nõustaja saab vastutada teatiste vastuvõtmise, vihjeandjatega suhtlemise ja järeltegevuse koordineerimise eest.
Väline teenusepakkuja peab andma asjakohased tagatised sõltumatuse, konfidentsiaalsuse, andmekaitse ja kutsesaladuse kohta.
Ashio teeb välise käsitlemise lihtsaks. Kutsuge oma väline advokaat või nõustaja meeskonnaliikmeks juhtumirolliga. Ta pääseb oma kontolt juurde asjakohastele teatistele, tähtaegadele ja auditi ajalole ning iga tema tegevus on talle omistatud.
Kaks asja lähevad kergesti valesti. Nõustajal on vaja volitust: Ashio pakub teavituskanalit ja juhtumite haldust, kuid ei uuri ise ega tegutse teie õigusliku esindajana, seega lepib organisatsioon nõustajaga ulatuse kokku. Ja juurdepääs on organisatsioonipõhine: mitmele juriidilisele isikule töötav nõustaja tuleb kutsuda igasse organisatsiooni eraldi.
Nii saab organisatsioon kasutada välist asjatundlikkust ja hoida vastutuse oma teavitussüsteemi eest selgelt määratletuna.
Direktiiv lubab sõnaselgelt väliseid advokaate ja nõustajaid, kuid riiklik rakendusseadus võib lisada tingimusi, ja nõustaja määramine ei anna organisatsiooni õiguslikku vastutust talle üle.
Riigipõhised nõuded
Kus riigisisene õigus läheb direktiivist kaugemale.
Need on mõned riigisisesed erinevused, mis võivad mõjutada seda, kuidas te oma teavituskanalit seadistate ja kasutate.
Saksamaa: HinSchG
Sisene teavitamisüksus peab töötama sõltumatult ja ilma huvide konfliktideta. Käsitlejatel võivad olla muud ülesanded, kui need konflikte ei tekita, ja neil peab olema vajalik asjatundlikkus.
Kõik teated tuleb dokumenteerida ja andmed üldjuhul kustutada kolm aastat pärast menetluse lõppu, kui kauem säilitamine ei ole kohaldatava õiguse kohaselt vajalik ja proportsionaalne.
Kui ettevõttes on töötajate esinduskogu, tuleb hinnata selle kaasotsustusõigusi, eriti kui tarkvara on tehniline süsteem töötajate käitumise või töötulemuste jälgimiseks.
Prantsusmaa: loi Sapin II ja loi Waserman
Organisatsioonid, kelle suhtes kehtivad sisemise teavitusmenetluse nõuded, peavad kehtestama menetluse teatiste vastuvõtmiseks ja nendega tegelemiseks. Menetlus peab määrama teatiste käsitlemise eest vastutava sobiva isiku, osakonna või välise kolmanda isiku.
CNIL nõuab asjakohaste säilitustähtaegade kehtestamist, mis põhinevad töötlemise eesmärgil ja GDPRi põhimõtetel. Ühtset fikseeritud säilitustähtaega, mis kehtiks kõikidele vihjejuhtumitele, ei ole.
Loi Waserman laiendas vihjeandjate kaitset ja viis Prantsuse raamistiku ELi direktiivile lähemale.
Hispaania: Ley 2/2023
Organisatsioon peab määrama Responsable del Sistema, isiku, kes vastutab sisemise infosüsteemi eest. Selle nimetab juhtorgan, ja ta peab täitma oma ülesandeid sõltumatult ja iseseisvalt, saamata selles rollis juhiseid.
Organisatsioon peab kinnitama vastuvõtmise 7 kalendripäeva jooksul ja vastama 3 kuu jooksul teatise saamisest. Eriti keerukates juhtumides võib tähtaega pikendada kuni 3 kuu võrra.
Vastutava isiku nimetamisest ja vabastamisest tuleb 10 tööpäeva jooksul teatada pädevale asutusele.
Itaalia: Decreto Legislativo 24/2023
Sisemine teavituskanal tuleb usaldada iseseisvale isikule või osakonnale, kus töötab spetsiaalselt koolitatud personal. Sõltuvalt organisatsioonist võib seda funktsiooni täita sise- või välisteenusena.
Teatised tuleb üldjuhul kinnitada 7 päeva ja neid menetleda 3 kuu jooksul. ANAC, riiklik korruptsioonivastane asutus, vastutab välise teavituskanali eest ning tal on järelevalve- ja täitmisvolitused, sealhulgas õigus määrata sanktsioone.
Holland: Wet bescherming klokkenluiders
Tööandjad, kelle suhtes kehtivad sisemise teavitusmenetluse nõuded, peavad määrama sõltumatud isikud teatisi vastu võtma ja tagama nende hoolika menetlemise.
Menetlus peab ette nägema kinnituse 7 päeva jooksul ja tagasiside hiljemalt 3 kuu jooksul pärast kinnitust.
Seadus lubab ka väiksematel eraõiguslikel tööandjatel, kus on 50 kuni 249 töötajat, jagada ressursse teatiste vastuvõtmiseks ja uurimiseks kohaldatavatel tingimustel.
Poola: Ustawa o ochronie sygnalistów
Sisemine teavitusmenetlus peab määrama teatiste vastuvõtmiseks volitatud isiku või organisatsiooniüksuse ning erapooletu sisemise isiku või üksuse, kes vastutab järeltegevuse eest.
Teatised tuleb üldjuhul kinnitada 7 päeva jooksul ja neile tuleb vastata hiljemalt 3 kuu jooksul seaduses sätestatud tingimustel.
Enne sisemise teavitusmenetluse kehtestamist peab organisatsioon konsulteerima asjaomase ametiühinguga või selle puudumisel töötajate esindajatega. Konsultatsioonid peavad kestma 5 kuni 10 päeva.
Juriidilist teavet tuleks enne juurutamist kontrollida kehtiva riigisisese õigusega. See ülevaade hõlmab valitud ELi liikmesriike, mitte kõiki 27. Riigisisesed nõuded võivad muutuda ja sõltuda organisatsiooni suurusest, sektorist ja struktuurist.
See leht on tööalane juhis, mitte õigusnõuanne. Mida sinu puhul kohaldatakse, otsustavad seadus, töötajate esindajad ja sinu juristid. Iga riigi leht märgib viimase ülevaatamise kuupäeva.
Tee seda õigesti esimesest päevast.
Ava kanal, kutsu teine käsitleja ja lase tähtaegadel end ise jälgida. 14 päeva tasuta, ilma kaardita.