1
Publicē kanālu un nosauc to politikā
Kopīgo ziņošanas saiti intranetā, ētikas kodeksā un ievadīšanā. Ziņošanas politikā jānosauc kanāls, jānorāda, kas saņem ziņojumus, un jāpasaka, ka atriebība ir aizliegta.
Atbilstība praksē
Kas jādara Ashio, lai saglabātu atbilstību.
Kanāls ir vienkāršā daļa. Izšķiroša ir disciplīna ap to: kas drīkst lasīt ziņojumu, cik ātri jāatbild, kas jāglabā un kur valsts tiesības prasa vairāk nekā direktīva.
Pēdējo reizi pārbaudīts: 2026. gada 1. novembris
Kontrolsaraksts
Seši punkti, kas padara kanālu aizstāvamu.
Vienreiz iestatīti, tie ļauj revidentam, darbinieku pārstāvjiem vai darba inspekcijai redzēt strādājošu procesu, nevis veidlapu.
2
Turēt abas lomas atsevišķi
Konta administratori pārvalda vizuālo identitāti, komandu un norēķinus un nevar atvērt ziņojumu. Lietu apstrādātāji lasa ziņojumus un nekad neredz rēķinu. Tieši šī šķirtne padara solījumu patiesu: tikai lietu apstrādātāji var lasīt ziņojumu.
3
Ir vismaz divi lietu apstrādātāji
Viens cilvēks ir viens vājais punkts: atvaļinājums, slimība un 7 dienu termiņš negaida. Uzaicini otru kolēģi, ārēju konsultantu vai abus un uzturi lomu sarakstu aktuālu.
4
Apstiprini 7 dienu laikā
Automātiskais apstiprinājums fiksē saņemšanu brīdī, kad ziņojums ienāk. Ja tas izslēgts, apstiprini manuāli tajā pašā dienā. Abos gadījumos termiņš redzams lietā, un ziņotājam ir saite sekošanai.
5
Sniedz atbildi 3 mēnešu laikā
Termiņš sākas ar apstiprinājumu, nevis ar ziņojumu. Statusa izmaiņas un lietas ziņas dokumentē, kas ziņotājam tika pateikts, un tās iziet kopā ar lietu eksportā.
6
Iestati glabāšanu un dzēs laikus
Glabāšana tiek iestatīta organizācijai: viens, trīs vai pieci gadi. Tā redzama privātuma paziņojumā, ko lasa ziņotājs. Izvēlies valsts tiesību prasīto termiņu, nevis atstāj noklusējuma vērtību.
Lomas un neatkarība
Kas drīkst lasīt ziņojumu un kas ne.
Neatkarība ir juridiska prasība lielākajā daļā dalībvalstu, nevis stila jautājums. No tās izriet divi lēmumi: kas iegūst piekļuvi ziņojumiem un kas jānotur ārpus lietas. Abus vieglāk pieņemt pirms pirmā ziņojuma nekā pēc tam.
Vai izpilddirektors drīkst apstrādāt ziņojumus?
Principā jā. ES ziņotāju aizsardzības tiesības tieši neaizliedz, ka ziņojumus saņem un ar tiem strādā izpilddirektors. Tas var būt praktisks risinājums, jo īpaši mazākās organizācijās bez savas atbilstības nodaļas.
Tomēr norīkotajai ziņošanas funkcijai jādarbojas objektīvi un neatkarīgi, bez interešu konfliktiem. ES ziņotāju aizsardzības direktīva atzīst, ka mazākās organizācijās šo funkciju var apvienot ar citu uzņēmuma lomu, ja šīs garantijas tiek saglabātas.
Tāpēc izpilddirektors var izskatīt ziņojumus par citiem jautājumiem, ja spēj rīkoties objektīvi un neatkarīgi. Viņš nedrīkstētu izskatīt ziņojumus par savu rīcību vai situācijas, kurās viņa personīgās intereses vai atbildība rada interešu konfliktu. Šādos gadījumos ziņojums jāizskata citai objektīvai un atbilstoši kvalificētai personai: citam darbiniekam, uzraudzības institūcijas loceklim vai ārējam konsultantam.
Ashio nodalīta konta administrēšanu no lietu apstrādes. Konta administrators pārvalda abonementu, rēķinus, komandas dalībniekus un platformas konfigurāciju bez automātiskas piekļuves konfidenciāliem ziņojumiem, un lietas loma dod piekļuvi ziņojumiem un lietu pārvaldībai, neprasot piekļuvi rēķinu datiem. Tā abonements var būt uz izpilddirektora vārda, viņš var saņemt rēķinus un pārvaldīt kontu un vienlaikus pildīt lietu apstrādātāja lomu, kad tas ir lietderīgi.
Mūsu ieteikums: pat ja izpilddirektors pats apstrādā ziņojumus, sagatavojiet alternatīvu pirms pirmā ziņojuma, lai cits darbinieks vai ārējs konsultants ar lietas lomu varētu pārņemt uzreiz, tiklīdz rodas interešu konflikts. Tas dod mazākām organizācijām elastību un palīdz saglabāt procesa objektivitāti un ticamību.
Ko darīt, ja vienīgais apstrādātājs ir minēts ziņojumā?
Persona, kas ir tieši iesaistīta ziņojumā, nedrīkstētu to vērtēt vai ar to strādāt. Tas rada interešu konfliktu un grauj procesa objektivitāti.
Ja organizācijai ir tikai viens norīkots lietas apstrādātājs, tai vajadzētu būt alternatīvam šādām situācijām. Atkarībā no struktūras tas var būt cits atbilstoši kvalificēts darbinieks, uzraudzības institūcijas loceklis vai ārējs konsultants vai pakalpojumu sniedzējs.
ES tiesības pieļauj, ka ziņošanas funkciju atbalsta ārējas trešās puses, ja tiek saglabātas nepieciešamās neatkarības, objektivitātes un konfidencialitātes garantijas.
Ashio šīs divas lomas tur atsevišķi, un alternatīva jāsagatavo komandas sarakstā: otra persona ar lietas lomu, darbinieks vai ārējs konsultants, jau ir klāt, kad ziņojums pienāk, un var to pārņemt, ja pastāvīgais apstrādātājs ir iesaistīts. Vēlāk piešķirta lietas loma jau iesniegtu ziņojumu nesasniedz.
Mūsu ieteikums: pat ja organizācijai ir tikai viens pastāvīgs lietas apstrādātājs, sagatavojiet alternatīvu pirms pirmā ziņojuma. Tā katru ziņojumu var izskatīt objektīvi.
Vai kāds var pats sev piešķirt piekļuvi?
Ashio nē, un tieši tāpēc ir divas lomas. Konta administrators nevar sev piešķirt lietas lomu, tāpēc piekļuve ziņojumiem vienmēr prasa otru cilvēku, kas to apstiprina.
Katra lomas maiņa tiek ierakstīta komandas aktivitāšu žurnālā kopā ar personu, kas to izdarīja. Uz jautājumu, kas kuram deva piekļuvi ziņojumiem, var atbildēt mēnešus vēlāk, nepaļaujoties uz atmiņu.
Vienas personas organizācijai vispirms jāuzaicina kolēģis, jo neviens nevar sev piešķirt šo lomu. Ja tas šķiet kā berze, tā ir tāda pati berze kā otrs paraksts maksājumā, un tā dod to pašu: neviens nevar klusi ielaist sevi iekšā.
Vai ārējs advokāts vai konsultants var apstrādāt lietas?
Jā. ES tiesības skaidri pieļauj, ka organizācijas norīko ārējas trešās puses ziņojumu saņemšanai un to izskatīšanai. ES ziņotāju aizsardzības direktīvas 54. apsvērums skaidri min kā piemērus ārējus advokātus, auditorus un ārēju ziņošanas platformu nodrošinātājus.
Mazākām organizācijām tas var būt praktisks veids, kā nodrošināt objektīvu izskatīšanu bez savas atbilstības nodaļas. Ārējam konsultantam var uzticēt ziņojumu saņemšanu, saziņu ar ziņotājiem un turpmākās rīcības koordinēšanu.
Ārējam pakalpojumu sniedzējam jāsniedz atbilstošas garantijas par neatkarību, konfidencialitāti, datu aizsardzību un profesionālo noslēpumu.
Ashio padara ārēju lietu apstrādi vienkāršu. Uzaiciniet savu ārējo advokātu vai konsultantu kā komandas dalībnieku ar lietas lomu. Viņš no sava konta sasniedz attiecīgos ziņojumus, termiņus un audita vēsturi, un katra viņa darbība tiek attiecināta uz viņu.
Divas lietas viegli izdodas nepareizi. Konsultantam vajag pilnvaru: Ashio nodrošina ziņošanas kanālu un lietu pārvaldību, bet pats neveic izmeklēšanu un nerīkojas kā jūsu juridiskais pārstāvis, tāpēc organizācija ar konsultantu vienojas par apjomu. Un piekļuve ir organizācijas līmenī: konsultants, kas strādā vairākām juridiskajām personām, jāuzaicina katrā organizācijā atsevišķi.
Tā organizācija var izmantot ārēju kompetenci un saglabāt skaidri noteiktu atbildību par savu ziņošanas sistēmu.
Direktīva skaidri pieļauj ārējus advokātus un konsultantus, taču valsts īstenošanas likums var noteikt papildu nosacījumus, un konsultanta iecelšana nenodod viņam organizācijas juridisko atbildību.
Prasības pa valstīm
Kur valsts tiesības sniedzas tālāk par direktīvu.
Šīs ir dažas no valstu atšķirībām, kas var ietekmēt to, kā jūs iestatāt un pārvaldāt savu ziņošanas kanālu.
Vācija: HinSchG
Iekšējai ziņojumu saņemšanas vienībai jādarbojas neatkarīgi un bez interešu konfliktiem. Apstrādātājiem var būt citi pienākumi, ja tie nerada konfliktus, un tiem jābūt vajadzīgajai kompetencei.
Visi ziņojumi jādokumentē, un ieraksti parasti jādzēš trīs gadus pēc procedūras pabeigšanas, ja vien ilgāka glabāšana nav nepieciešama un samērīga saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem.
Ja uzņēmumā darbojas darbinieku padome, jāizvērtē tās līdznoteikšanas tiesības, jo īpaši, ja programmatūra ir tehniska sistēma darbinieku uzvedības vai darba rezultātu uzraudzībai.
Francija: loi Sapin II un loi Waserman
Organizācijām, uz kurām attiecas iekšējās ziņošanas procedūras prasības, jāizveido procedūra ziņojumu saņemšanai un izskatīšanai. Procedūrā jānorāda atbilstošā persona, nodaļa vai ārējā trešā puse, kas atbild par ziņojumu apstrādi.
CNIL prasa noteikt atbilstošus glabāšanas termiņus, pamatojoties uz apstrādes mērķi un VDAR principiem. Nav viena fiksēta glabāšanas termiņa, kas būtu piemērojams visām ziņojumu lietām.
Loi Waserman paplašināja ziņotāju aizsardzību un pārskatīja Francijas regulējumu, lai to vairāk tuvinātu ES direktīvai.
Spānija: Ley 2/2023
Organizācijai jāieceļ Responsable del Sistema, persona, kas atbild par iekšējo informācijas sistēmu. To ieceļ pārvaldes institūcija, un tai pienākumi jāpilda neatkarīgi un patstāvīgi, šajā lomā nesaņemot norādījumus.
Organizācijai saņemšana jāapstiprina 7 kalendāro dienu laikā un jāsniedz atbilde 3 mēnešu laikā no ziņojuma saņemšanas. Īpaši sarežģītos gadījumos termiņu var pagarināt vēl par līdz 3 mēnešiem.
Par atbildīgās personas iecelšanu un atbrīvošanu 10 darbdienu laikā jāpaziņo kompetentajai iestādei.
Itālija: Decreto Legislativo 24/2023
Iekšējais ziņošanas kanāls jāuztic patstāvīgai personai vai nodaļai ar īpaši apmācītu personālu. Atkarībā no organizācijas šo funkciju var veikt iekšēji vai ārēji.
Ziņojumi parasti jāapstiprina 7 dienu laikā un jāizskata 3 mēnešu laikā. ANAC, Nacionālā pretkorupcijas iestāde, atbild par ārējo ziņošanas kanālu un tai ir uzraudzības un izpildes pilnvaras, tostarp tiesības piemērot sankcijas.
Nīderlande: Wet bescherming klokkenluiders
Darba devējiem, uz kuriem attiecas iekšējās ziņošanas procedūras prasības, jāieceļ neatkarīgas personas ziņojumu saņemšanai un jānodrošina rūpīga to izskatīšana.
Procedūrā jāparedz apstiprinājums 7 dienu laikā un atbilde ne vēlāk kā 3 mēnešu laikā pēc apstiprinājuma.
Likums arī ļauj mazākiem privātā sektora darba devējiem ar 50 līdz 249 darbiniekiem dalīties resursos ziņojumu saņemšanai un izmeklēšanai saskaņā ar piemērojamiem nosacījumiem.
Polija: Ustawa o ochronie sygnalistów
Iekšējā ziņošanas procedūrā jānorāda persona vai organizatoriskā vienība, kas pilnvarota saņemt ziņojumus, un objektīva iekšēja persona vai vienība, kas atbild par turpmāko rīcību.
Ziņojumi parasti jāapstiprina 7 dienu laikā un uz tiem jāatbild ne vēlāk kā 3 mēnešu laikā saskaņā ar likumā noteiktajiem nosacījumiem.
Pirms iekšējās ziņošanas procedūras ieviešanas organizācijai jākonsultējas ar attiecīgo arodbiedrību vai, ja tādas nav, ar darbinieku pārstāvjiem. Konsultācijām jāilgst no 5 līdz 10 dienām.
Juridiskā informācija pirms ieviešanas jāpārbauda pret spēkā esošajiem valsts tiesību aktiem. Šis pārskats aptver atsevišķas ES dalībvalstis, nevis visas 27. Valstu prasības var mainīties un būt atkarīgas no organizācijas lieluma, nozares un struktūras.
Šī lapa ir darbības norādījumi, nevis juridisks padoms. Ko jūsu gadījumā piemēro, nosaka likums, darbinieku pārstāvji un jūsu juristi. Katra valsts lapa norāda pēdējās pārbaudes datumu.
Izdari to pareizi no pirmās dienas.
Atver kanālu, uzaicini otru apstrādātāju un ļauj termiņiem sekot sev. 14 dienas bez maksas, bez kartes.