1
Zveřejněte kanál a uveďte ho v zásadách
Sdílejte odkaz pro oznámení na intranetu, v etickém kodexu a při nástupu. Vaše zásady pro oznamování by měly kanál pojmenovat, říci, kdo oznámení přijímá, a uvést, že odvetná opatření jsou zakázána.
Soulad v praxi
Co dělat v Ashio, abyste zůstali v souladu.
Kanál je ta snadná část. Rozhoduje disciplína kolem něj: kdo smí číst oznámení, jak rychle musíte odpovědět, co musíte uchovat a kde národní právo vyžaduje více než směrnice.
Naposledy zkontrolováno: 1. listopadu 2026
Kontrolní seznam
Šest bodů, které dělají kanál obhajitelným.
Nastavené jednou, a auditor, odborová organizace nebo inspektorát práce vidí fungující proces, ne formulář.
2
Držte obě role oddělené
Správci účtu spravují vizuální identitu, tým a fakturaci a nemohou otevřít oznámení. Řešitelé čtou oznámení a nikdy nevidí fakturu. Právě toto oddělení dělá slib pravdivým: jen řešitelé mohou přečíst oznámení.
3
Mějte alespoň dva řešitele případů
Jeden člověk je jediný bod selhání: dovolená, nemoc a lhůta 7 dnů se nevyjednávají. Pozvěte druhého kolegu, externího poradce nebo oba a udržujte seznam rolí aktuální.
4
Potvrďte do 7 dnů
Automatické potvrzení kvituje přijetí ve chvíli, kdy oznámení dorazí. Pokud ho vypnete, potvrďte ručně tentýž den. V obou případech je lhůta na případu a oznamovatel má odkaz pro sledování.
5
Dejte zpětnou vazbu do 3 měsíců
Lhůta běží od potvrzení, ne od oznámení. Změny stavu a zprávy na případu dokumentují, co bylo oznamovateli sděleno, a odcházejí s případem při exportu.
6
Nastavte uchovávání a mazejte včas
Uchovávání se nastavuje pro organizaci: na jeden, tři nebo pět let. Je uvedeno v zásadách ochrany osobních údajů, které oznamovatel čte. Zvolte lhůtu, kterou vyžaduje národní právo, místo ponechání výchozí hodnoty.
Role a nezávislost
Kdo smí číst oznámení a kdo ne.
Nezávislost je ve většině členských států zákonný požadavek, ne otázka stylu. Plyne z ní dvě rozhodnutí: kdo má přístup k oznámením a kdo musí zůstat mimo případ. Obě je snazší udělat před prvním oznámením než po něm.
Může generální ředitel vyřizovat oznámení?
V zásadě ano. Právo EU výslovně nezakazuje, aby generální ředitel oznámení přijímal a vyřizoval. Může to být praktické řešení, zejména v menších organizacích bez vlastního oddělení compliance.
Určená funkce pro oznámení však musí působit nestranně a nezávisle a bez střetu zájmů. Směrnice EU o ochraně oznamovatelů uznává, že v menších organizacích lze tuto funkci spojit s jinou rolí ve firmě, pokud jsou tyto záruky zachovány.
Generální ředitel tedy může vyřizovat oznámení o jiných záležitostech, pokud dokáže jednat nestranně a nezávisle. Neměl by vyřizovat oznámení o svém vlastním jednání ani případy, kdy jeho osobní zájmy nebo odpovědnosti vytvářejí střet zájmů. V těchto případech musí oznámení vyřídit jiná nestranná a náležitě kvalifikovaná osoba: jiný zaměstnanec, člen dozorčího orgánu nebo externí poradce.
Ashio odděluje správu účtu od vyřizování případů. Správce účtu spravuje předplatné, fakturaci, členy týmu a nastavení platformy, aniž by měl automaticky přístup k důvěrným oznámením, a role řešitele dává přístup k oznámením a správě případů, aniž by vyžadovala přístup k fakturačním údajům. Generální ředitel tak může mít předplatné na starosti, přijímat faktury a spravovat účet a zároveň působit jako řešitel, když je to vhodné.
Naše doporučení: i když generální ředitel oznámení vyřizuje sám, připravte náhradní řešení dřív, než přijde první oznámení, aby jiný zaměstnanec nebo externí poradce s rolí řešitele mohl převzít případ hned, jak střet zájmů vznikne. Menším organizacím to dává flexibilitu a pomáhá udržet nestrannost a důvěryhodnost procesu.
Co když je jediný řešitel v oznámení uveden?
Osoba, která je přímo zapojena do oznámení, by je neměla posuzovat ani vyřizovat. Vzniká tím střet zájmů a oslabuje se nestrannost postupu.
Má-li organizace jen jednoho určeného řešitele, měla by pro tyto případy mít náhradní řešení. Podle své struktury může využít jiného náležitě kvalifikovaného zaměstnance, člena dozorčího orgánu nebo externího poradce či poskytovatele služeb.
Právo EU umožňuje, aby funkci pro oznámení podporovaly externí třetí strany, pokud jsou zachovány potřebné záruky nezávislosti, nestrannosti a důvěrnosti.
Ashio obě role odděluje a náhradní řešení se připravuje v seznamu týmu: druhá osoba s rolí řešitele, zaměstnanec nebo externí poradce, je už přítomna, když oznámení přijde, a může je převzít, pokud je stálý řešitel zapojen. Role řešitele udělená až poté se k již podanému oznámení nedostane.
Naše doporučení: i když má organizace jen jednoho stálého řešitele, připravte náhradní řešení dřív, než přijde první oznámení. Každé oznámení tak lze posoudit nestranně.
Může si někdo dát přístup sám?
V Ashio ne, a právě proto existují dvě role. Správce účtu si nemůže přidělit roli řešitele, takže přístup k oznámením vždy potřebuje druhou osobu, která ho potvrdí.
Každá změna role se zapisuje do protokolu aktivity týmu s osobou, která ji provedla. Na otázku, kdo komu dal přístup k oznámením, lze odpovědět měsíce později, bez spoléhání na paměť.
Jednočlenná organizace musí nejprve pozvat kolegu, protože nikdo si tuto roli nemůže přidělit sám. Pokud to působí jako tření, je to stejné tření jako druhý podpis u platby, a přináší totéž: nikdo nemůže tiše vejít dovnitř.
Může externí advokát nebo poradce zpracovávat případy?
Ano. Právo EU výslovně umožňuje, aby organizace určily externí třetí strany k příjmu oznámení a k jejich vyřizování. Bod odůvodnění 54 směrnice EU o ochraně oznamovatelů výslovně uvádí jako příklad externí advokáty, auditory a poskytovatele externích platforem pro oznámení.
V menších organizacích to může být praktický způsob, jak zajistit nestranné vyřízení bez vlastního oddělení compliance. Externímu poradci lze svěřit příjem oznámení, komunikaci s oznamovateli a koordinaci návazných kroků.
Externí poskytovatel musí nabídnout odpovídající záruky nezávislosti, důvěrnosti, ochrany údajů a profesního tajemství.
Ashio zjednodušuje externí vyřizování. Pozvěte svého externího advokáta nebo poradce jako člena týmu s rolí řešitele. K příslušným oznámením, lhůtám a historii auditu se dostane ze svého účtu a každá jeho akce je mu připsána.
Dvě věci se snadno pokazí. Poradce potřebuje mandát: Ashio poskytuje kanál pro oznámení a správu případů, ale samo nešetří ani nejedná jako váš právní zástupce, takže organizace se s poradcem dohodne na rozsahu. A přístup je vázán na organizaci: poradce pracující pro více právních subjektů musí být pozván do každé zvlášť.
Organizace tak může využít externí odbornost a zároveň mít odpovědnost za svůj systém oznámení jasně vymezenou.
Směrnice výslovně umožňuje externí advokáty a poradce, ale národní prováděcí zákon může stanovit další podmínky a jmenování poradce nepřenáší právní odpovědnost organizace na něj.
Požadavky podle zemí
Kde národní právo jde dál než směrnice.
Toto je několik národních rozdílů, které mohou ovlivnit, jak kanál pro oznámení nastavíte a provozujete.
Německo: HinSchG
Interní oznamovací útvar musí působit nezávisle a bez střetu zájmů. Řešitelé mohou mít jiné úkoly, pokud tím nevzniká střet, a musí mít potřebnou odbornost.
Všechna oznámení musí být zdokumentována a záznamy se zpravidla mažou tři roky po skončení postupu, pokud delší uchovávání není nutné a přiměřené podle použitelného práva.
Pokud působí rada zaměstnanců, je třeba posoudit její spolurozhodovací práva, zejména pokud software představuje technický systém určený ke sledování chování nebo výkonnosti zaměstnanců.
Francie: loi Sapin II a loi Waserman
Organizace, na které se vztahují požadavky na interní oznamovací postup, musí zavést postup pro příjem oznámení a jejich vyřizování. Postup musí určit vhodnou osobu, útvar nebo externí třetí stranu odpovědnou za vyřizování oznámení.
CNIL vyžaduje stanovení přiměřených dob uchovávání podle účelu zpracování a zásad GDPR. Neexistuje jedna pevná doba uchovávání platná pro všechny případy oznámení.
Loi Waserman rozšířila ochranu oznamovatelů a upravila francouzský rámec tak, aby více odpovídal směrnici EU.
Španělsko: Ley 2/2023
Organizace musí jmenovat Responsable del Sistema, tedy osobu odpovědnou za interní informační systém. Jmenuje ji řídící orgán a tato osoba musí vykonávat svou funkci nezávisle a autonomně, bez pokynů v této roli.
Organizace musí potvrdit přijetí do 7 kalendářních dnů a odpovědět do 3 měsíců od přijetí oznámení. Ve zvlášť složitých případech lze lhůtu prodloužit až o další 3 měsíce.
Jmenování a odvolání odpovědné osoby je také nutné oznámit příslušnému orgánu do 10 pracovních dnů.
Itálie: Decreto Legislativo 24/2023
Interní kanál pro oznámení musí být svěřen samostatné osobě nebo útvaru se speciálně vyškoleným personálem. Podle organizace může být tato funkce vykonávána interně nebo externě.
Oznámení je zpravidla nutné potvrdit do 7 dnů a vyřídit do 3 měsíců. ANAC, Národní protikorupční úřad, odpovídá za externí kanál a má dohledové a vynucovací pravomoci včetně možnosti ukládat sankce.
Nizozemsko: Wet bescherming klokkenluiders
Zaměstnavatelé, na které se vztahují požadavky na interní oznamovací postup, musí určit nezávislé osoby pro příjem oznámení a zajistit jejich pečlivé vyřízení.
Postup musí stanovit potvrzení do 7 dnů a zpětnou vazbu nejpozději do 3 měsíců od potvrzení.
Zákon také umožňuje menším soukromým zaměstnavatelům s 50 až 249 zaměstnanci sdílet prostředky pro příjem a šetření oznámení za platných podmínek.
Polsko: Ustawa o ochronie sygnalistów
Interní oznamovací postup musí určit osobu nebo organizační jednotku oprávněnou přijímat oznámení a nestrannou interní osobu nebo jednotku odpovědnou za další postup.
Oznámení je zpravidla nutné potvrdit do 7 dnů a odpovědět na ně nejpozději do 3 měsíců za zákonných podmínek.
Před zavedením interního oznamovacího postupu musí organizace projednat věc s příslušnou odborovou organizací, nebo pokud žádná není, se zástupci zaměstnanců. Toto projednání musí trvat 5 až 10 dnů.
Právní informace je třeba před zavedením ověřit podle platné národní legislativy. Tento přehled pokrývá vybrané členské státy EU, nikoli všech 27. Národní požadavky se mohou měnit a mohou záviset na velikosti, odvětví a struktuře organizace.
Tato stránka je provozní vodítko, ne právní poradenství. Co se na vás vztahuje, určuje zákon, odborová organizace a vaši právníci. Každá stránka země uvádí datum poslední revize.
Udělejte to správně od prvního dne.
Spusťte kanál, pozvěte druhého řešitele a nechte lhůty hlídat se samy. 14 dní zdarma, bez karty.