Conformidade no dia a dia
O canal é a parte fácil. O que sustenta a conformidade é a disciplina à volta dele: quem pode ler uma denúncia, com que rapidez tem de responder, o que tem de conservar e onde a lei nacional exige mais do que a diretiva.
Última revisão: 1 de novembro de 2026
Lista de verificação
Configurados uma vez, um auditor, uma comissão de trabalhadores ou a inspeção do trabalho veem um processo a funcionar, não um formulário.
Partilhe a ligação de denúncia na intranet, no código de conduta e na integração de novos colaboradores. A sua política de denúncias deve nomear o canal, indicar quem recebe as denúncias e afirmar que as retaliações são proibidas.
Os administradores de conta gerem a imagem, a equipa e a faturação e não podem abrir uma denúncia. Os gestores de casos leem denúncias e nunca veem uma fatura. É esta separação que torna a promessa verdadeira: só a equipa de casos pode ler uma denúncia.
Uma só pessoa é um ponto crítico: férias, doença e o prazo de 7 dias não se negociam. Convide um segundo colega, um consultor externo, ou ambos, e mantenha a lista de funções atualizada.
A confirmação automática acusa a receção no momento em que chega uma denúncia. Se a desativar, confirme à mão no próprio dia. Em qualquer dos casos o prazo está no caso e quem denuncia tem uma ligação para acompanhar.
O prazo começa na confirmação, não na denúncia. As mudanças de estado e as mensagens no caso registam o que foi comunicado e saem com o caso na exportação.
A conservação configura-se por organização: um, três ou cinco anos. Aparece no aviso de privacidade que quem denuncia lê. Escolha o prazo exigido pela lei nacional em vez de deixar o valor predefinido.
Funções e independência
A independência é uma exigência legal na maioria dos Estados-Membros, não uma questão de estilo. Daí resultam duas decisões: quem tem acesso às denúncias e quem tem de ficar de fora de um caso. Ambas se tomam melhor antes da primeira denúncia do que depois.
Em princípio, sim. A legislação europeia não proíbe expressamente que um CEO seja a pessoa responsável por receber e acompanhar denúncias. Pode ser uma solução prática, sobretudo em organizações mais pequenas sem um departamento de compliance próprio.
No entanto, a função de denúncia designada tem de atuar com imparcialidade e independência e sem conflitos de interesse. A diretiva europeia de proteção dos denunciantes reconhece que, nas organizações mais pequenas, a função pode ser acumulada com outro papel na empresa, desde que essas garantias se mantenham.
Um CEO pode, por isso, tratar denúncias sobre outras matérias, desde que consiga agir com imparcialidade e independência. Não deve tratar denúncias sobre a sua própria conduta, nem situações em que os seus interesses pessoais ou responsabilidades criem um conflito de interesse. Nesses casos, a denúncia tem de ser tratada por outra pessoa imparcial e devidamente qualificada: outro colaborador, um membro de um órgão de supervisão ou um consultor externo.
O Ashio separa a administração da conta do tratamento de casos. O administrador da conta gere a subscrição, a faturação, os membros da equipa e a configuração da plataforma sem ter acesso automático às denúncias confidenciais, e o papel de gestor dá acesso às denúncias e à gestão de casos sem exigir acesso aos dados de faturação. Assim, o CEO pode deter a subscrição, receber as faturas e gerir a conta e, ao mesmo tempo, atuar como gestor de casos quando for adequado.
A nossa recomendação: mesmo que o CEO trate pessoalmente das denúncias, deixe uma alternativa preparada antes da primeira denúncia, para que outro colaborador ou um consultor externo com o papel de gestor possa assumir assim que surgir um conflito de interesse. Isso dá flexibilidade às organizações mais pequenas e ajuda a manter a imparcialidade e a credibilidade do processo.
Uma pessoa diretamente envolvida numa denúncia não deve ser responsável por a avaliar ou por lhe dar seguimento. Isso criaria um conflito de interesse e comprometeria a imparcialidade do procedimento.
Se a organização tiver apenas um gestor designado, deve prever uma alternativa para estas situações. Consoante a sua estrutura, pode ser outro colaborador devidamente qualificado, um membro de um órgão de supervisão ou um consultor ou prestador externo.
A legislação europeia permite que a função de denúncia seja apoiada por terceiros externos, desde que se mantenham as garantias necessárias de independência, imparcialidade e confidencialidade.
O Ashio mantém os dois papéis separados, e a alternativa prepara-se na lista da equipa: uma segunda pessoa com o papel de gestor, um colaborador ou um consultor externo, já está lá quando a denúncia chega e pode assumi-la se o gestor habitual estiver envolvido. Um papel de gestor atribuído depois não chega a uma denúncia já submetida.
A nossa recomendação: mesmo que a organização tenha apenas um gestor habitual, deixe a alternativa preparada antes da primeira denúncia. Assim cada denúncia pode ser tratada com imparcialidade.
No Ashio não, e é precisamente por isso que existem dois papéis. Um administrador de conta não se pode atribuir o papel de gestor, por isso o acesso às denúncias exige sempre uma segunda pessoa que o confirme.
Cada alteração de papel fica registada no registo de atividade da equipa com a pessoa que a fez. Assim, meses depois, é possível responder sem depender da memória à pergunta sobre quem deu acesso às denúncias a quem.
Uma organização com uma só pessoa tem de convidar primeiro um colega, porque ninguém se pode atribuir esse papel. Se parecer atrito, é o mesmo atrito de uma segunda assinatura num pagamento, e garante o mesmo: ninguém entra em silêncio.
Sim. A legislação europeia permite expressamente que as organizações designem terceiros externos para receber denúncias e dar-lhes seguimento. O considerando 54 da diretiva europeia de proteção dos denunciantes cita expressamente advogados externos, auditores e fornecedores de plataformas de denúncia externas.
Nas organizações mais pequenas pode ser uma forma prática de garantir um tratamento imparcial sem criar uma equipa de compliance interna. Ao consultor externo pode ser atribuída a receção das denúncias, a comunicação com os denunciantes e a coordenação do seguimento.
O prestador externo deve oferecer garantias adequadas de independência, confidencialidade, proteção de dados e segredo profissional.
O Ashio torna simples o tratamento externo. Convide o seu advogado ou consultor externo como membro da equipa com o papel de gestor. Tem acesso às denúncias relevantes, aos prazos e ao histórico de auditoria a partir da sua própria conta, e cada ação é-lhe atribuída.
Há dois pontos fáceis de falhar. O consultor precisa de um mandato: o Ashio fornece o canal de denúncia e a gestão de casos, mas não investiga por sua conta nem atua como seu representante legal, pelo que a organização acorda o âmbito com o consultor. E o acesso é por organização: um consultor que trabalha para várias entidades tem de ser convidado em cada uma separadamente.
Assim a organização pode usar competência externa e manter claramente definida a responsabilidade pelo seu sistema de denúncia.
A diretiva permite expressamente advogados e consultores externos, mas a lei nacional que a transpõe pode acrescentar condições, e nomear um consultor não transfere para ele as responsabilidades legais da organização.
Requisitos por país
Estas são algumas das diferenças nacionais que podem afetar a forma como configura e opera o seu canal de denúncia.
O serviço interno de denúncias deve funcionar de forma independente e sem conflitos de interesse. Os gestores podem ter outras funções, desde que não criem conflitos, e devem ter a competência necessária.
Todas as denúncias devem ser documentadas e os registos são, em regra, eliminados três anos após a conclusão do procedimento, salvo se uma conservação mais longa for necessária e proporcionada ao abrigo da lei aplicável.
Havendo um comité de empresa, devem avaliar-se os seus direitos de codecisão, sobretudo se o software constituir um sistema técnico destinado a controlar o comportamento ou o desempenho dos trabalhadores.
As organizações sujeitas às exigências do procedimento interno de denúncia devem instituir um procedimento para receber e dar seguimento às denúncias. O procedimento deve identificar a pessoa, o departamento ou o terceiro externo competente para as tratar.
A CNIL exige prazos de conservação adequados, baseados na finalidade do tratamento e nos princípios do RGPD. Não existe um prazo fixo único aplicável a todos os casos de denúncia.
A loi Waserman alargou a proteção dos denunciantes e reviu o quadro francês para o aproximar da diretiva europeia.
A organização deve nomear um Responsable del Sistema, a pessoa responsável pelo sistema interno de informação. É nomeada pelo órgão de administração e deve exercer as suas funções com independência e autonomia, sem receber instruções nessa qualidade.
A organização deve acusar a receção em 7 dias de calendário e responder em 3 meses após a receção da denúncia. Em casos especialmente complexos, este prazo pode ser prorrogado por até 3 meses adicionais.
A nomeação e a cessação da pessoa responsável devem também ser comunicadas à autoridade competente no prazo de 10 dias úteis.
O canal interno de denúncia deve ser confiado a uma pessoa ou departamento autónomo com pessoal especificamente formado. Consoante a organização, esta função pode ser exercida interna ou externamente.
As denúncias devem, em regra, ser confirmadas em 7 dias e tratadas em 3 meses. A ANAC, a Autoridade Nacional Anticorrupção, é responsável pelo canal externo e tem poderes de supervisão e de sanção.
As entidades empregadoras sujeitas às exigências do procedimento interno de denúncia devem designar pessoas independentes para receber denúncias e assegurar o seu acompanhamento cuidado.
O procedimento deve prever confirmação em 7 dias e resposta no prazo máximo de 3 meses após essa confirmação.
A lei permite ainda que empregadores privados com 50 a 249 trabalhadores partilhem meios para receber e investigar denúncias, nas condições aplicáveis.
O procedimento interno de denúncia deve identificar a pessoa ou unidade organizativa autorizada a receber denúncias e uma pessoa ou unidade interna imparcial responsável pelo seguimento.
As denúncias devem, em regra, ser confirmadas em 7 dias e respondidas no prazo máximo de 3 meses, nas condições previstas na lei.
Antes de instituir o procedimento interno, a organização deve consultar o sindicato competente ou, não havendo, os representantes dos trabalhadores. Estas consultas devem durar entre 5 e 10 dias.
A informação jurídica deve ser verificada à luz da legislação nacional em vigor antes da implementação. Esta panorâmica abrange alguns Estados-Membros da UE, não os 27. Os requisitos nacionais podem mudar e depender da dimensão, do setor e da estrutura da organização.
Esta página é orientação operacional, não aconselhamento jurídico. A lei, a comissão de trabalhadores e os seus advogados determinam o que se aplica ao seu caso. Cada página de país indica a data da última revisão.
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