1
Zverejnite kanál a uveďte ho v zásadách
Zdieľajte odkaz na oznámenie na intranete, v etickom kódexe a pri nástupe. Vaše zásady oznamovania by mali kanál pomenovať, uviesť, kto oznámenia prijíma, a uviesť, že odvetné opatrenia sú zakázané.
Súlad v praxi
Čo robiť v Ashio, aby ste zostali v súlade.
Kanál je tá ľahká časť. Rozhoduje disciplína okolo neho: kto smie čítať oznámenie, ako rýchlo musíte odpovedať, čo musíte uchovať a kde národné právo vyžaduje viac ako smernica.
Naposledy skontrolované: 1. novembra 2026
Kontrolný zoznam
Šesť bodov, ktoré robia kanál obhájiteľným.
Nastavené raz, a audítor, odborová organizácia alebo inšpektorát práce vidia fungujúci proces, nie formulár.
2
Držte obe roly oddelené
Správcovia účtu spravujú vizuálnu identitu, tím a fakturáciu a nemôžu otvoriť oznámenie. Riešitelia čítajú oznámenia a nikdy nevidia faktúru. Práve toto oddelenie robí sľub pravdivým: len riešitelia môžu prečítať oznámenie.
3
Majte aspoň dvoch riešiteľov prípadov
Jeden človek je jediný bod zlyhania: dovolenka, choroba a lehota 7 dní sa nevyjednávajú. Pozvite druhého kolegu, externého poradcu alebo oboch a udržujte zoznam rolí aktuálny.
4
Potvrďte do 7 dní
Automatické potvrdenie kvituje prijatie vo chvíli, keď oznámenie dorazí. Ak ho vypnete, potvrďte ručne v ten istý deň. V oboch prípadoch je lehota na prípade a oznamovateľ má odkaz na sledovanie.
5
Dajte spätnú väzbu do 3 mesiacov
Lehota beží od potvrdenia, nie od oznámenia. Zmeny stavu a správy na prípade dokumentujú, čo bolo oznamovateľovi oznámené, a odchádzajú s prípadom pri exporte.
6
Nastavte uchovávanie a mažte včas
Uchovávanie sa nastavuje pre organizáciu: na jeden, tri alebo päť rokov. Je uvedené v zásadách ochrany osobných údajov, ktoré oznamovateľ číta. Zvoľte lehotu, ktorú vyžaduje národné právo, namiesto ponechania predvolenej hodnoty.
Roly a nezávislosť
Kto smie čítať oznámenie a kto nie.
Nezávislosť je vo väčšine členských štátov zákonná požiadavka, nie otázka štýlu. Vyplývajú z nej dve rozhodnutia: kto má prístup k oznámeniam a kto musí zostať mimo prípadu. Obe je ľahšie urobiť pred prvým oznámením ako po ňom.
Môže generálny riaditeľ vybavovať oznámenia?
V zásade áno. Právo EÚ výslovne nezakazuje, aby generálny riaditeľ oznámenia prijímal a vybavoval. Môže to byť praktické riešenie, najmä v menších organizáciách bez vlastného oddelenia compliance.
Určená funkcia pre oznámenia však musí pôsobiť nestranne a nezávisle a bez konfliktu záujmov. Smernica EÚ o ochrane oznamovateľov uznáva, že v menších organizáciách možno túto funkciu spojiť s inou rolou vo firme, ak sú tieto záruky zachované.
Generálny riaditeľ teda môže vybavovať oznámenia o iných záležitostiach, ak dokáže konať nestranne a nezávisle. Nemal by vybavovať oznámenia o vlastnom konaní ani prípady, keď jeho osobné záujmy alebo zodpovednosti vytvárajú konflikt záujmov. V týchto prípadoch musí oznámenie vybaviť iná nestranná a náležite kvalifikovaná osoba: iný zamestnanec, člen dozorného orgánu alebo externý poradca.
Ashio oddeľuje správu účtu od vybavovania prípadov. Správca účtu spravuje predplatné, fakturáciu, členov tímu a nastavenia platformy bez automatického prístupu k dôverným oznámeniam a rola riešiteľa dáva prístup k oznámeniam a správe prípadov bez požiadavky na prístup k fakturačným údajom. Generálny riaditeľ tak môže mať predplatné na starosti, prijímať faktúry a spravovať účet a zároveň pôsobiť ako riešiteľ, keď je to vhodné.
Naše odporúčanie: aj keď generálny riaditeľ vybavuje oznámenia sám, pripravte náhradné riešenie skôr, než príde prvé oznámenie, aby iný zamestnanec alebo externý poradca s rolou riešiteľa mohol prevziať prípad hneď, ako vznikne konflikt záujmov. Menším organizáciám to dáva flexibilitu a pomáha udržať nestrannosť a dôveryhodnosť procesu.
Čo ak je jediný riešiteľ uvedený v oznámení?
Osoba, ktorá je priamo zapojená do oznámenia, by ho nemala posudzovať ani vybavovať. Vzniká tým konflikt záujmov a oslabuje sa nestrannosť postupu.
Ak má organizácia len jedného určeného riešiteľa, mala by mať pre tieto prípady náhradné riešenie. Podľa svojej štruktúry môže využiť iného náležite kvalifikovaného zamestnanca, člena dozorného orgánu alebo externého poradcu či poskytovateľa služieb.
Právo EÚ umožňuje, aby funkciu pre oznámenia podporovali externé tretie strany, ak sú zachované potrebné záruky nezávislosti, nestrannosti a dôvernosti.
Ashio obe role oddeľuje a náhradné riešenie sa pripravuje v zozname tímu: druhá osoba s rolou riešiteľa, zamestnanec alebo externý poradca, je už prítomná, keď oznámenie príde, a môže ho prevziať, ak je stály riešiteľ zapojený. Rola riešiteľa udelená až potom sa k už podanému oznámeniu nedostane.
Naše odporúčanie: aj keď má organizácia len jedného stáleho riešiteľa, pripravte náhradné riešenie skôr, než príde prvé oznámenie. Každé oznámenie tak možno posúdiť nestranne.
Môže si niekto dať prístup sám?
V Ashio nie, a práve preto existujú dve roly. Správca účtu si nemôže prideliť rolu riešiteľa, takže prístup k oznámeniam vždy potrebuje druhú osobu, ktorá ho potvrdí.
Každá zmena roly sa zapisuje do protokolu aktivity tímu s osobou, ktorá ju vykonala. Na otázku, kto komu dal prístup k oznámeniam, možno odpovedať mesiace neskôr, bez spoliehania sa na pamäť.
Jednočlenná organizácia musí najprv pozvať kolegu, pretože nikto si túto rolu nemôže prideliť sám. Ak to pôsobí ako trenie, je to rovnaké trenie ako druhý podpis pri platbe, a prináša to isté: nikto nemôže ticho vojsť dnu.
Môže externý advokát alebo poradca spracúvať prípady?
Áno. Právo EÚ výslovne umožňuje, aby organizácie určili externé tretie strany na príjem oznámení a ich vybavovanie. Odôvodnenie 54 smernice EÚ o ochrane oznamovateľov výslovne uvádza ako príklad externých advokátov, audítorov a poskytovateľov externých platforiem na oznámenia.
V menších organizáciách to môže byť praktický spôsob, ako zabezpečiť nestranné vybavenie bez vlastného oddelenia compliance. Externému poradcovi možno zveriť príjem oznámení, komunikáciu s oznamovateľmi a koordináciu nadväzujúcich krokov.
Externý poskytovateľ musí ponúknuť primerané záruky nezávislosti, dôvernosti, ochrany údajov a profesijného tajomstva.
Ashio zjednodušuje externé vybavovanie. Pozvite svojho externého advokáta alebo poradcu ako člena tímu s rolou riešiteľa. K príslušným oznámeniam, lehotám a histórii auditu sa dostane zo svojho účtu a každá jeho akcia je mu pripísaná.
Dve veci sa ľahko pokazia. Poradca potrebuje mandát: Ashio poskytuje kanál na oznámenia a správu prípadov, ale samo nevyšetruje ani nevystupuje ako váš právny zástupca, takže organizácia sa s poradcom dohodne na rozsahu. A prístup je viazaný na organizáciu: poradca pracujúci pre viac právnych subjektov musí byť pozvaný do každej zvlášť.
Organizácia tak môže využiť externú odbornosť a zároveň mať zodpovednosť za svoj systém oznámení jasne vymedzenú.
Smernica výslovne umožňuje externých advokátov a poradcov, ale národný vykonávací zákon môže stanoviť ďalšie podmienky a vymenovanie poradcu neprenáša právnu zodpovednosť organizácie na neho.
Požiadavky podľa krajín
Kde národné právo ide ďalej než smernica.
Toto je niekoľko národných rozdielov, ktoré môžu ovplyvniť, ako kanál na oznámenia nastavíte a prevádzkujete.
Nemecko: HinSchG
Interný oznamovací útvar musí pôsobiť nezávisle a bez konfliktu záujmov. Riešitelia môžu mať iné úlohy, ak tým nevzniká konflikt, a musia mať potrebnú odbornosť.
Všetky oznámenia musia byť zdokumentované a záznamy sa spravidla mažú tri roky po skončení postupu, ak dlhšie uchovávanie nie je nevyhnutné a primerané podľa platného práva.
Ak pôsobí rada zamestnancov, treba posúdiť jej spolurozhodovacie práva, najmä ak softvér predstavuje technický systém určený na sledovanie správania alebo výkonnosti zamestnancov.
Francúzsko: loi Sapin II a loi Waserman
Organizácie, na ktoré sa vzťahujú požiadavky na interný oznamovací postup, musia zaviesť postup na príjem oznámení a ich vybavovanie. Postup musí určiť vhodnú osobu, útvar alebo externú tretiu stranu zodpovednú za vybavovanie oznámení.
CNIL vyžaduje stanovenie primeraných dôb uchovávania podľa účelu spracúvania a zásad GDPR. Neexistuje jedna pevná doba uchovávania platná pre všetky prípady oznámení.
Loi Waserman rozšírila ochranu oznamovateľov a upravila francúzsky rámec tak, aby viac zodpovedal smernici EÚ.
Španielsko: Ley 2/2023
Organizácia musí vymenovať Responsable del Sistema, teda osobu zodpovednú za interný informačný systém. Vymenúva ju riadiaci orgán a táto osoba musí vykonávať svoju funkciu nezávisle a autonómne, bez pokynov v tejto role.
Organizácia musí potvrdiť prijatie do 7 kalendárnych dní a odpovedať do 3 mesiacov od prijatia oznámenia. V obzvlášť zložitých prípadoch možno lehotu predĺžiť až o ďalšie 3 mesiace.
Vymenovanie a odvolanie zodpovednej osoby je tiež potrebné oznámiť príslušnému orgánu do 10 pracovných dní.
Taliansko: Decreto Legislativo 24/2023
Interný kanál na oznámenia musí byť zverený samostatnej osobe alebo útvaru so špeciálne vyškoleným personálom. Podľa organizácie môže byť táto funkcia vykonávaná interne alebo externe.
Oznámenia je spravidla potrebné potvrdiť do 7 dní a vybaviť do 3 mesiacov. ANAC, Národný protikorupčný úrad, zodpovedá za externý kanál a má dohľadové a vynucovacie právomoci vrátane možnosti ukladať sankcie.
Holandsko: Wet bescherming klokkenluiders
Zamestnávatelia, na ktorých sa vzťahujú požiadavky na interný oznamovací postup, musia určiť nezávislé osoby na príjem oznámení a zabezpečiť ich starostlivé vybavenie.
Postup musí stanoviť potvrdenie do 7 dní a spätnú väzbu najneskôr do 3 mesiacov od potvrdenia.
Zákon tiež umožňuje menším súkromným zamestnávateľom s 50 až 249 zamestnancami zdieľať prostriedky na príjem a vyšetrovanie oznámení za platných podmienok.
Poľsko: Ustawa o ochronie sygnalistów
Interný oznamovací postup musí určiť osobu alebo organizačnú jednotku oprávnenú prijímať oznámenia a nestrannú internú osobu alebo jednotku zodpovednú za ďalší postup.
Oznámenia je spravidla potrebné potvrdiť do 7 dní a odpovedať na ne najneskôr do 3 mesiacov za zákonných podmienok.
Pred zavedením interného oznamovacieho postupu musí organizácia prerokovať vec s príslušnou odborovou organizáciou, alebo ak žiadna nie je, so zástupcami zamestnancov. Toto prerokovanie musí trvať 5 až 10 dní.
Právne informácie je pred zavedením potrebné overiť podľa platnej národnej legislatívy. Tento prehľad pokrýva vybrané členské štáty EÚ, nie všetkých 27. Národné požiadavky sa môžu meniť a môžu závisieť od veľkosti, odvetvia a štruktúry organizácie.
Táto stránka je prevádzkové usmernenie, nie právne poradenstvo. Čo sa na vás vzťahuje, určuje zákon, odborová organizácia a vaši právnici. Každá stránka krajiny uvádza dátum poslednej revízie.
Urobte to správne od prvého dňa.
Spustite kanál, pozvite druhého riešiteľa a nechajte lehoty strážiť sa samy. 14 dní zadarmo, bez karty.