1
Paskelbkite kanalą ir įvardykite jį politikoje
Bendrinkite pranešimo nuorodą intranete, etikos kodekse ir įvadinėje programoje. Pranešimų politika turėtų įvardyti kanalą, pasakyti, kas priima pranešimus, ir nurodyti, kad atpildas draudžiamas.
Atitiktis praktikoje
Ką daryti Ashio, kad atitiktis būtų užtikrinta.
Kanalas yra lengvoji dalis. Svarbi disciplina aplink jį: kas gali skaityti pranešimą, kaip greitai reikia atsakyti, ką reikia saugoti ir kur nacionalinė teisė reikalauja daugiau nei direktyva.
Paskutinį kartą peržiūrėta: 2026 m. lapkričio 1 d.
Kontrolinis sąrašas
Šeši punktai, kurie padaro kanalą apginamą.
Sukonfigūruoti vieną kartą, jie leidžia auditoriui, darbuotojų atstovams ar darbo inspekcijai matyti veikiantį procesą, o ne formą.
2
Laikykite abu vaidmenis atskirai
Paskyros administratoriai tvarko vizualinį identitetą, komandą ir atsiskaitymus ir negali atidaryti pranešimo. Bylų tvarkytojai skaito pranešimus ir niekada nemato sąskaitos. Būtent šis atskyrimas daro pažadą teisingą: tik bylų tvarkytojai gali perskaityti pranešimą.
3
Turėkite bent du bylų tvarkytojus
Vienas žmogus yra viena silpna vieta: atostogos, liga ir 7 dienų terminas nelaukia. Pakvieskite antrą kolegą, išorinį konsultantą arba abu, ir nuolat atnaujinkite vaidmenų sąrašą.
4
Patvirtinkite per 7 dienas
Automatinis patvirtinimas fiksuoja gavimą tą akimirką, kai pranešimas ateina. Jei jis išjungtas, patvirtinkite rankiniu būdu tą pačią dieną. Abiem atvejais terminas matomas byloje, o pranešėjas turi nuorodą stebėti.
5
Atsakykite per 3 mėnesius
Terminas pradedamas nuo patvirtinimo, ne nuo pranešimo. Būsenos pakeitimai ir bylos žinutės dokumentuoja, kas buvo pasakyta pranešėjui, ir eksportuojami kartu su byla.
6
Nustatykite saugojimą ir ištrinkite laiku
Saugojimas nustatomas organizacijai: vieneri, treji ar penkeri metai. Jis nurodomas privatumo pranešime, kurį skaito pranešėjas. Pasirinkite nacionalinės teisės reikalaujamą laikotarpį, o ne palikite numatytąją reikšmę.
Vaidmenys ir nepriklausomumas
Kas gali skaityti pranešimą, o kas ne.
Nepriklausomumas yra teisinis reikalavimas daugumoje valstybių narių, o ne stiliaus klausimas. Iš jo kyla du sprendimai: kas gauna prieigą prie pranešimų ir ką reikia laikyti už bylos ribų. Abu lengviau priimti prieš pirmąjį pranešimą nei po jo.
Ar generalinis direktorius gali tvarkyti pranešimus?
Iš esmės taip. ES teisė tiesiogiai nedraudžia, kad pranešimus priimtų ir nagrinėtų generalinis direktorius. Tai gali būti praktiškas sprendimas, ypač mažesnėse organizacijose, neturinčiose atskiro atitikties skyriaus.
Tačiau paskirta pranešimų funkcija turi veikti nešališkai ir nepriklausomai, be interesų konfliktų. ES pranešėjų apsaugos direktyva pripažįsta, kad mažesnėse organizacijose šią funkciją galima derinti su kitu įmonės vaidmeniu, jei šios garantijos išlaikomos.
Todėl generalinis direktorius gali nagrinėti pranešimus kitais klausimais, jei sugeba veikti nešališkai ir nepriklausomai. Jis neturėtų nagrinėti pranešimų apie savo paties elgesį ar situacijų, kai jo asmeniniai interesai ar atsakomybė sukuria interesų konfliktą. Tokiais atvejais pranešimą turi nagrinėti kitas nešališkas ir tinkamai kvalifikuotas asmuo: kitas darbuotojas, priežiūros organo narys arba išorinis konsultantas.
Ashio atskiria paskyros administravimą nuo bylų tvarkymo. Paskyros administratorius tvarko prenumeratą, atsiskaitymus, komandos narius ir platformos nustatymus neturėdamas automatinės prieigos prie konfidencialių pranešimų, o bylos vaidmuo suteikia prieigą prie pranešimų ir bylų tvarkymo nereikalaujant prieigos prie atsiskaitymo duomenų. Taip generalinis direktorius gali turėti prenumeratą, gauti sąskaitas ir valdyti paskyrą bei tuo pačiu metu veikti kaip bylų tvarkytojas, kai tai tinka.
Mūsų rekomendacija: net jei generalinis direktorius pranešimus tvarko pats, pasiruoškite alternatyvą prieš pirmąjį pranešimą, kad kitas darbuotojas arba išorinis konsultantas su bylos vaidmeniu galėtų perimti iškart, kai tik atsiranda interesų konfliktas. Tai suteikia mažesnėms organizacijoms lankstumo ir padeda išlaikyti proceso nešališkumą bei patikimumą.
O jei vienintelis tvarkytojas įvardytas pranešime?
Asmuo, kuris pats yra tiesiogiai susijęs su pranešimu, neturėtų jo vertinti ar juo užsiimti. Taip susidaro interesų konfliktas ir sumenkinamas proceso nešališkumas.
Jei organizacija turi tik vieną paskirtą bylos tvarkytoją, ji turėtų turėti alternatyvą tokioms situacijoms. Priklausomai nuo struktūros tai gali būti kitas tinkamai kvalifikuotas darbuotojas, priežiūros organo narys arba išorinis konsultantas ar paslaugų teikėjas.
ES teisė leidžia, kad pranešimų funkciją paremtų išoriniai tretieji asmenys, jei išlaikomos būtinos nepriklausomumo, nešališkumo ir konfidencialumo garantijos.
Ashio laiko šiuos du vaidmenis atskirai, o alternatyva parengiama komandos sąraše: antras asmuo su bylos vaidmeniu, darbuotojas arba išorinis konsultantas, jau yra vietoje, kai pranešimas ateina, ir gali jį perimti, jei nuolatinis tvarkytojas susijęs. Vėliau suteiktas bylos vaidmuo jau pateikto pranešimo nepasiekia.
Mūsų rekomendacija: net jei organizacija turi tik vieną nuolatinį bylos tvarkytoją, parengti alternatyvą prieš pirmąjį pranešimą. Taip kiekvieną pranešimą galima išnagrinėti nešališkai.
Ar kas nors gali pats sau suteikti prieigą?
Ashio ne, ir būtent todėl yra du vaidmenys. Paskyros administratorius negali pats sau suteikti bylos vaidmens, todėl prieiga prie pranešimų visada reikalauja antro žmogaus, kuris tai patvirtina.
Kiekvienas vaidmens pakeitimas įrašomas į komandos veiklos žurnalą kartu su asmeniu, kuris jį atliko. Į klausimą, kas kam suteikė prieigą prie pranešimų, galima atsakyti po kelių mėnesių, nepasikliaujant atmintimi.
Vieno žmogaus organizacija pirmiausia turi pakviesti kolegą, nes niekas negali pats sau suteikti šio vaidmens. Jei tai atrodo kaip trintis, tai tokia pati trintis kaip antras parašas mokėjime, ir ji duoda tą patį: niekas negali tyliai savęs įleisti.
Ar išorinis advokatas ar konsultantas gali tvarkyti bylas?
Taip. ES teisė aiškiai leidžia organizacijoms paskirti išorinius trečiuosius asmenis pranešimams priimti ir jais užsiimti. ES pranešėjų apsaugos direktyvos 54 konstatuojamoji dalis aiškiai nurodo išorinius advokatus, auditorius ir išorinių pranešimų platformų teikėjus kaip pavyzdžius.
Mažesnėms organizacijoms tai gali būti praktiškas būdas užtikrinti nešališką nagrinėjimą be atskiro atitikties skyriaus. Išoriniam konsultantui galima pavesti priimti pranešimus, bendrauti su pranešėjais ir koordinuoti tolesnius veiksmus.
Išorinis paslaugų teikėjas turi suteikti tinkamas nepriklausomumo, konfidencialumo, duomenų apsaugos ir profesinės paslapties garantijas.
Ashio supaprastina išorinį bylų tvarkymą. Pakvieskite savo išorinį advokatą ar konsultantą kaip komandos narį su bylos vaidmeniu. Jis iš savo paskyros pasiekia atitinkamus pranešimus, terminus ir audito istoriją, o kiekvienas jo veiksmas priskiriamas jam.
Dvi vietos, kur lengva suklysti. Konsultantui reikia įgaliojimo: Ashio teikia pranešimų kanalą ir bylų valdymą, bet pats neatlieka tyrimo ir neveikia kaip jūsų teisinis atstovas, todėl organizacija su konsultantu susitaria dėl apimties. O prieiga yra atskira kiekvienai organizacijai: konsultantas, dirbantis keliems juridiniams asmenims, turi būti pakviestas į kiekvieną atskirai.
Taip organizacija gali naudotis išorine kompetencija ir išlaikyti aiškiai apibrėžtą atsakomybę už savo pranešimų sistemą.
Direktyva aiškiai leidžia išorinius advokatus ir konsultantus, tačiau nacionalinis įgyvendinamasis įstatymas gali nustatyti papildomas sąlygas, o konsultanto paskyrimas neperkelia jam organizacijos teisinės atsakomybės.
Reikalavimai pagal šalis
Kur nacionalinė teisė eina toliau nei direktyva.
Tai keletas nacionalinių skirtumų, galinčių paveikti tai, kaip sukonfigūruojate ir naudojate savo pranešimų kanalą.
Vokietija: HinSchG
Vidinis pranešimų priėmimo padalinys turi veikti nepriklausomai ir be interesų konfliktų. Tvarkytojai gali turėti kitų pareigų, jei jos nesukuria konfliktų, ir turi turėti reikiamą kompetenciją.
Visi pranešimai turi būti dokumentuojami, o įrašai paprastai ištrinami praėjus trejiems metams po procedūros pabaigos, jei ilgesnis saugojimas nėra būtinas ir proporcingas pagal taikytiną teisę.
Jei įmonėje veikia darbuotojų taryba, reikia įvertinti jos bendro sprendimo teises, ypač jei programinė įranga yra techninė sistema, skirta stebėti darbuotojų elgesį ar darbo rezultatus.
Prancūzija: loi Sapin II ir loi Waserman
Organizacijos, kurioms taikomi vidinės pranešimų procedūros reikalavimai, turi nustatyti pranešimų priėmimo ir nagrinėjimo procedūrą. Procedūroje turi būti nurodytas tinkamas asmuo, padalinys ar išorinis trečiasis asmuo, atsakingas už pranešimų tvarkymą.
CNIL reikalauja nustatyti tinkamus saugojimo terminus, pagrįstus duomenų tvarkymo tikslu ir BDAR principais. Nėra vieno fiksuoto saugojimo termino, taikomo visoms pranešimų byloms.
Loi Waserman išplėtė pranešėjų apsaugą ir pertvarkė Prancūzijos sistemą, priartindama ją prie ES direktyvos.
Ispanija: Ley 2/2023
Organizacija turi paskirti Responsable del Sistema, asmenį, atsakingą už vidinę informacijos sistemą. Jį skiria valdymo organas, ir jis savo pareigas turi atlikti nepriklausomai ir savarankiškai, negaudamas nurodymų šiame vaidmenyje.
Organizacija turi patvirtinti gavimą per 7 kalendorines dienas ir atsakyti per 3 mėnesius nuo pranešimo gavimo. Ypač sudėtingais atvejais terminas gali būti pratęstas dar iki 3 mėnesių.
Apie atsakingo asmens skyrimą ir atleidimą taip pat turi būti pranešta kompetentingai institucijai per 10 darbo dienų.
Italija: Decreto Legislativo 24/2023
Vidinis pranešimų kanalas turi būti patikėtas savarankiškam asmeniui ar padaliniui, kuriame dirba specialiai apmokyti darbuotojai. Priklausomai nuo organizacijos, ši funkcija gali būti vykdoma viduje arba išorėje.
Pranešimai paprastai turi būti patvirtinami per 7 dienas ir išnagrinėjami per 3 mėnesius. ANAC, Nacionalinė kovos su korupcija tarnyba, atsako už išorinį pranešimų kanalą ir turi priežiūros bei vykdymo įgaliojimus, įskaitant teisę skirti sankcijas.
Nyderlandai: Wet bescherming klokkenluiders
Darbdaviai, kuriems taikomi vidinės pranešimų procedūros reikalavimai, turi paskirti nepriklausomus asmenis pranešimams priimti ir užtikrinti kruopštų jų nagrinėjimą.
Procedūroje turi būti numatytas patvirtinimas per 7 dienas ir atsakymas ne vėliau kaip per 3 mėnesius nuo patvirtinimo.
Įstatymas taip pat leidžia mažesniems privataus sektoriaus darbdaviams, turintiems nuo 50 iki 249 darbuotojų, dalytis ištekliais pranešimams priimti ir tirti pagal taikomas sąlygas.
Lenkija: Ustawa o ochronie sygnalistów
Vidinėje pranešimų procedūroje turi būti nurodytas asmuo ar organizacinis padalinys, įgaliotas priimti pranešimus, ir nešališkas vidinis asmuo ar padalinys, atsakingas už tolesnius veiksmus.
Pranešimai paprastai turi būti patvirtinami per 7 dienas ir į juos atsakoma ne vėliau kaip per 3 mėnesius pagal įstatyme nustatytas sąlygas.
Prieš nustatydama vidinę pranešimų procedūrą, organizacija turi konsultuotis su atitinkama profesine sąjunga arba, jei jos nėra, su darbuotojų atstovais. Konsultacijos turi trukti nuo 5 iki 10 dienų.
Teisinę informaciją prieš diegiant reikia patikrinti pagal galiojančius nacionalinius teisės aktus. Ši apžvalga apima pasirinktas ES valstybes nares, o ne visas 27. Nacionaliniai reikalavimai gali keistis ir priklausyti nuo organizacijos dydžio, sektoriaus ir struktūros.
Šis puslapis yra veiklos gairės, o ne teisinė konsultacija. Ką taikyti jūsų atveju, sprendžia įstatymas, darbuotojų atstovai ir jūsų teisininkai. Kiekviename šalies puslapyje nurodyta paskutinės peržiūros data.
Padarykite tai teisingai nuo pirmos dienos.
Atidarykite kanalą, pakvieskite antrą tvarkytoją ir leiskite terminams sekti save. 14 dienų nemokamai, be kortelės.