A 7 napos visszaigazolási óra
Minden bejelentést 7 napon belül vissza kell igazolni — kivételek nélkül. A kézi folyamatok összeomlanak, ha valaki szabadságon van, vagy hétvégén érkeznek bejelentések.
Megfelelőségi vezetőknek
Öné a megfelelőség. Mi intézzük a bejelentési infrastruktúrát.
Ön felel azért, hogy minden bejelentést 7 napon belül visszaigazoljanak, 3 hónapon belül nyomon kövessenek és az auditorok számára dokumentáljanak — mindezt a bejelentők személyazonosságának védelme mellett. Az Ashio automatizálja a nehéz munkát, így arra összpontosíthat, ami számít: a biztonságosabb munkahely kialakítására.
Kihívások
Amitől a megfelelőségi vezetők éjszaka ébren vannak.
Egy megfelelő bejelentővédelmi program működtetése nem csak arról szól, hogy legyen egy űrlap. Szó van szigorú határidők betartásáról, kifogástalan nyilvántartások vezetéséről és annak bizonyításáról, hogy a folyamat kiállja a vizsgálatot.
Audit-szorongás
A hatóságok nyilvántartásokat kérnek. Ha a naplók szétszórva vannak e-mailekben, táblázatokban és Slackben — bajban van.
A megtorlás-mentesség bizonyítása
Amikor egy munkavállaló megtorlásra panaszkodik, a bizonyítási teher a munkáltatón van. Dokumentált intézkedések világos láncolata nélkül nem tudja megvédeni álláspontját.
Csapatok közötti koordináció
A megfelelőségi, a jogi és a HR-csapatnak is hozzáférésre van szüksége — de a megosztott postaládák és a másolat-láncok kiszivárogtatják a bizalmasságot, és GDPR-kockázatot teremtenek.
Hogyan segít az Ashio
Úgy tervezve, hogy a megfelelőségi vezetők magabiztosak legyenek, ne szorongjanak.
Az Ashio minden funkciója egyetlen céllal készült: hogy megfelelőségi programja ellenőrizhető, védhető és könnyen működtethető legyen.
Időben történő 7 napos visszaigazolás
Tartsa kézben a 7 napos visszaigazolási ablakot világos határidő-követéssel és emlékeztetőkkel. Soha nem marad le határidőről — még nagy roham idején sem.
Megváltoztathatatlan tevékenység-idővonal
Minden állapotváltozás, hozzászólás és csapattevékenység egyetlen, nem szerkeszthető idővonalon kerül naplózásra. Egy kattintással exportálja, amikor az auditor jelentkezik.
Beépített határidő-követés
Az irányítópult pontosan megmutatja, mely bejelentések közelednek a 3 hónapos nyomon követési ablakhoz. Nincs több naptári emlékeztető vagy cetli.
Szerepkörön alapuló csapathozzáférés
Hívja meg a jogi, a HR- és a vezetőségi csapatot — mindegyik ugyanazt a nézetet kapja. Nincs továbbítás, nincs másolat-lánc, nincs véletlen adatszivárgás.
Tervezésből adódóan GDPR-megfelelő
Nincs cookie, nincs analitika, nincs ujjlenyomat-készítés a bejelentőoldalakon. Az adatok ISO 27001-tanúsítvánnyal rendelkező svájci adatközpontokban maradnak.
Több joghatóság támogatása
Akár az EU-irányelvnek, a német HinSchG-nak, a francia Sapin II-nek vagy az osztrák HSchG-nak kell megfelelnie — az Ashio egyetlen platformon fedi le a kötelezettségeit.
Bevezetés
A nullától a megfelelésig négy lépésben.
Nincs szükség hat hónapos bevezetésre. Íme, milyen gyorsan létrehozható egy teljesen megfelelő bejelentővédelmi csatorna.
1
Regisztráljon és nevezze el szervezetét
Hozza létre Ashio-munkaterületét 2 percen belül. Adja hozzá vállalata nevét, és válasszon márkájához illő témát.
2
Szabja testre bejelentési űrlapját
Válassza ki, mely incidenskategóriákat szeretné, állítsa be a kívánt nyelvet, és konfigurálja csapata értesítési beállításait.
3
Ossza meg szervezetével
Tegye közzé bejelentési oldala URL-jét az intraneten, a munkavállalói kézikönyvben vagy a belső kommunikációban. A bejelentések azonnal áramlani kezdenek.
4
Hívja meg megfelelőségi csapatát
Adjon hozzá kollégákat a jogi, a HR- és a vezetőségi területről. Mindenki ugyanazt az irányítópultot látja — képzés nélkül.
Auditkészenlét
Amikor az auditor hív, készen áll.
Az Ashio mindent megad, amire a megfelelőség bemutatásához szüksége van — anélkül, hogy e-mailekben és táblázatokban turkálna.
Teljes tevékenységnaplók
Minden intézkedés időbélyegzett és hozzárendelt. A bejelentés fogadásától a megoldásig a teljes történet egy helyen van.
Egykattintásos export
Töltse le a teljes ügyelőzményt strukturált nyilvántartásként. Adja át az auditoroknak, a hatóságoknak vagy a vezetőségnek — szerkesztés nélkül.
Határidő-megfelelési jelentések
Mutassa meg pontosan, mikor igazolták vissza és követték nyomon az egyes bejelentéseket. Bizonyítsa, hogy minden jogszabályi határidőt betartott.
Hozzáférés-ellenőrzési dokumentáció
Mutassa be, ki mihez és mikor fért hozzá. A szerepkörön alapuló jogosultságok azt jelentik, hogy csak az arra feljogosított személyek látják az érzékeny ügyeket.
GYIK
Kérdések, amelyeket a megfelelőségi vezetők feltesznek nekünk.
Hogyan bizonyítom az auditoroknak, hogy 7 napon belül visszaigazoljuk a bejelentéseket?
Az Ashio minden bejelentés-benyújtást és minden visszaigazolást időbélyeggel lát el. A tevékenység-idővonal megmutatja minden intézkedés pontos dátumát és időpontját. Bármely audit számára strukturált nyilvántartásként exportálhatja.
Beállíthatok különböző munkafolyamatokat a különböző bejelentéstípusokhoz?
Igen. Incidens-típusokat rendelhet konkrét csapattagokhoz, és egyedi eszkalációs útvonalakat állíthat be. Minden bejelentéstípusnak lehet saját kezelési eljárása, miközben egy egységes rendszerben marad.
Mi történik, ha egy bejelentő megtorlásra panaszkodik?
Az EU-irányelv értelmében a megtorlásos ügyekben a bizonyítási teher a munkáltatón van. Az Ashio megváltoztathatatlan tevékenységnaplója védhető nyilvántartást ad minden intézkedésről, amelyet csapata megtett — vagy nem tett meg —, megvédve szervezetét az alaptalan állításoktól.
Integrálható az Ashio a meglévő megfelelőségi eszközeinkkel?
Az Ashio önálló, biztonságos platformként készült a legmagasabb szintű bizalmasság fenntartása érdekében. Ha speciális integrációkra van szüksége a megfelelőségi rendszeréhez, forduljon csapatunkhoz — szívesen megvitatjuk az igényeit.
Jogszabályok és útmutatók
Készen áll egy megvédhető megfelelőségi program működtetésére?
Hozza létre bejelentővédelmi csatornáját, hívja meg csapatát, és hozzon létre egy auditra kész folyamatot — mindezt 10 percen belül.