Hodiny odpočítavajúce 7 dní
Každé oznámenie musí byť potvrdené do 7 dní, bez výnimky. Manuálne procesy zlyhávajú, keď je niekto na dovolenke alebo oznámenia prichádzajú cez víkend.
Pre compliance pracovníkov
Súlad máte na starosti vy. Infraštruktúru na oznamovanie riešime my.
Zodpovedáte za to, že každé oznámenie je potvrdené do 7 dní, vybavené do 3 mesiacov a zdokumentované pre audítorov, a zároveň za ochranu identity oznamovateľov. Ashio preberá ťažkú časť práce, aby ste sa mohli sústrediť na to podstatné: bezpečnejšie pracovisko.
Výzvy
Čo nedá compliance pracovníkom spať.
Viesť program oznamovania v súlade s predpismi nie je len mať formulár. Ide o dodržanie tvrdých lehôt, nepriestrelnú evidenciu a preukázanie, že váš proces obstojí pri kontrole.
Strach z auditu
Regulačné orgány si pýtajú záznamy. Ak sú vaše logy roztrúsené po e-mailoch, tabuľkách a v Slacku, máte problém.
Ako preukázať, že nešlo o odvetu
Keď zamestnanec tvrdí, že čelil odvete, dôkazné bremeno nesie zamestnávateľ. Bez jasnej reťaze zdokumentovaných krokov svoju pozíciu neobhájite.
Koordinácia naprieč tímami
Compliance, právne oddelenie aj HR potrebujú prístup, no zdieľané schránky a kopírovanie cez CC netesnia dôvernosť a vytvárajú riziko podľa GDPR.
Ako Ashio pomáha
Navrhnuté tak, aby compliance pracovníci mali istotu, nie obavy.
Každá funkcia Ashia má jeden cieľ: aby bol váš program súladu overiteľný, obhájiteľný a jednoduchý na prevádzku.
Potvrdenie do 7 dní načas
Majte prehľad o sedemdňovom okne na potvrdenie vďaka jasnému sledovaniu lehôt a pripomienkam. Žiadnu lehotu nezmeškáte, ani keď je práce veľa.
Nemenná časová os aktivít
Každá zmena stavu, komentár a akcia tímu sa zapíše do jednej neupraviteľnej časovej osi. Keď zavolá audítor, exportujete ju jedným kliknutím.
Sledovanie lehôt vstavané
Panel presne ukazuje, ktoré oznámenia sa blížia k trom mesiacom na spätnú väzbu. Žiadne pripomienky v kalendári ani lístočky.
Prístup tímu podľa rolí
Pozvite právne oddelenie, HR aj vedenie, každý vidí to isté. Žiadne preposielanie, žiadne reťazce CC, žiadne neúmyselné úniky údajov.
Súlad s GDPR už v návrhu
Žiadne cookies, žiadna analytika, žiadna digitálna stopa na oznamovacích stránkach. Údaje zostávajú vo švajčiarskych dátových centrách s certifikáciou ISO 27001.
Podpora viacerých jurisdikcií
Či potrebujete vyhoviet smernici EÚ, nemeckému HinSchG, francúzskemu Sapin II alebo rakúskemu HSchG, Ashio pokrýva vaše povinnosti na jednej platforme.
Implementácia
Od nuly k súladu v štyroch krokoch.
Nepotrebujete polročné zavádzanie. Tu je, ako rýchlo môžete mať plne funkčný kanál na oznamovanie v súlade s predpismi.
1
Zaregistrujte sa a zadajte názov organizácie
Vytvorte si pracovný priestor Ashio za menej ako 2 minúty. Zadajte názov firmy a vyberte dizajn, ktorý ladí s vaším brandom.
2
Prispôsobte si formulár
Vyberte kategórie incidentov, nastavte preferovaný jazyk a nakonfigurujte notifikácie pre svoj tím.
3
Zdieľajte v organizácii
Zverejnite URL adresu oznamovacej stránky na intranete, v príručke pre zamestnancov alebo v internej komunikácii. Oznámenia začnú prichádzať okamžite.
4
Pozvite svoj compliance tím
Pridajte kolegov z právneho oddelenia, HR a vedenia. Všetci vidia rovnaký panel, žiadne školenie netreba.
Pripravenosť na audit
Keď zavolá audítor, ste pripravení.
Ashio vám dá všetko potrebné na preukázanie súladu, bez prehrabávania e-mailov a tabuliek.
Kompletné záznamy aktivít
Každá akcia má časovú značku a autora. Od prijatia oznámenia po vyriešenie je celý príbeh na jednom mieste.
Export jedným kliknutím
Stiahnite celú históriu prípadu ako štruktúrovaný záznam. Odovzdajte ju audítorom, regulačným orgánom alebo predstavenstvu, bez nutnosti anonymizácie.
Prehľady dodržania lehôt
Ukážte presne, kedy bolo každé oznámenie potvrdené a vybavené. Preukážte, že ste splnili každú zákonnú lehotu.
Dokumentácia riadenia prístupu
Preukážte, kto mal k čomu prístup a kedy. Práva podľa rolí znamenajú, že citlivé prípady vidia len oprávnené osoby.
Časté otázky
Otázky, ktoré nám compliance pracovníci kladú.
Ako audítorom preukážem, že oznámenia potvrdzujeme do 7 dní?+
Ashio dáva časovú značku každému podaniu oznámenia aj každému potvrdeniu. Časová os aktivít ukazuje presný dátum a čas každej akcie. Môžete ju exportovať ako štruktúrovaný záznam pre akýkoľvek audit.
Dá sa nastaviť iný postup pre rôzne typy oznámení?+
Áno. Typy incidentov môžete priradiť konkrétnym členom tímu a nastaviť vlastné eskalačné cesty. Každý typ oznámenia môže mať vlastný postup a zároveň zostať v jednom systéme.
Čo sa stane, ak oznamovateľ tvrdí, že čelil odvete?+
Podľa smernice EÚ nesie v prípadoch odvety dôkazné bremeno zamestnávateľ. Nemenný záznam aktivít v Ashio vám dá obhájiteľný prehľad o každom kroku, ktorý tím urobil alebo neurobil, a chráni organizáciu pred nepodloženými tvrdeniami.
Dá sa Ashio prepojiť s našimi compliance nástrojmi?+
Ashio je navrhnuté ako samostatná a bezpečná platforma, aby udržalo najvyššiu úroveň dôvernosti. Ak potrebujete konkrétne integrácie pre svoj compliance stack, ozvite sa nášmu tímu, radi preberieme vaše požiadavky.
Pokryté smernice EÚ
Súvisiaci sprievodcovia súladom.
Preskúmajte, ako Ashio pokrýva jednotlivé predpisy EÚ.
Pripravení viesť program súladu, ktorý obhája?
Zriaďte kanál na oznamovanie, pozvite tím a majte proces pripravený na audit, to všetko za menej ako 10 minút.