7 dienų patvirtinimo laikrodis
Kiekvienas pranešimas turi būti patvirtintas per 7 dienas — be išimčių. Rankiniai procesai sugenda, kai kas nors atostogauja arba pranešimai gaunami savaitgalį.
Atitikties pareigūnams
Jūs valdote atitiktį. Mes tvarkome pranešimų infrastruktūrą.
Esate atsakingi už tai, kad kiekvienas pranešimas būtų patvirtintas per 7 dienas, tolesni veiksmai atlikti per 3 mėnesius ir dokumentuota auditoriams — visa tai apsaugant pranešėjų tapatybes. Ashio automatizuoja sunkų darbą, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu: saugesnės darbo vietos kūrimą.
Iššūkiai
Kas neduoda ramybės atitikties pareigūnams.
Atitinkančios pranešėjų apsaugos programos vykdymas nėra vien tik formos turėjimas. Tai griežtų terminų laikymasis, nepriekaištingų įrašų palaikymas ir proceso įrodymas, kad jis atlaikytų patikrinimą.
Audito nerimas
Reguliatoriai prašo įrašų. Jei jūsų žurnalai išsibarstę el. paštuose, skaičiuoklėse ir Slack — turite problemų.
Įrodyti, kad nebuvo keršto
Kai darbuotojas teigia patyręs kerštą, įrodinėjimo našta tenka darbdaviui. Be aiškios dokumentuotų veiksmų grandinės negalite apginti savo pozicijos.
Tarpkomandinė koordinacija
Atitikties, teisės ir personalo skyriams reikia prieigos — bet bendri pašto dėžutės ir CC grandinės nutekina konfidencialumą ir kelia BDAR riziką.
Kaip Ashio padeda
Sukurta, kad atitikties pareigūnai jaustųsi užtikrintai, o ne nerimastingai.
Kiekviena Ashio funkcija sukurta su vienu tikslu: padaryti jūsų atitikties programą patikrinamą, apginamą ir lengvai vykdomą.
Laiku atliekamas 7 dienų patvirtinimas
Sekite 7 dienų patvirtinimo langą su aiškiu terminų stebėjimu ir priminimais. Niekada nepraleisite termino — net kai užimta.
Nekeičiama veiklos laiko juosta
Kiekvienas būsenos pakeitimas, komentaras ir komandos veiksmas registruojamas vienoje, neredaguojamoje laiko juostoje. Eksportuokite vienu paspaudimu, kai auditorius paskambina.
Integruotas terminų stebėjimas
Panelė tiksliai rodo, kurie pranešimai artėja prie 3 mėnesių tolesnių veiksmų lango. Jokių kalendoriaus priminimų ar lipnių lapelių.
Vaidmenimis pagrįsta komandos prieiga
Pakvieskite teisininkus, personalo specialistus ir vadovybę — kiekvienas su tuo pačiu vaizdu. Jokio persiuntimo, jokių CC grandinių, jokių atsitiktinių duomenų nutekėjimų.
BDAR atitinkanti pagal dizainą
Jokių slapukų, jokios analitikos, jokių pirštų atspaudų pranešimų puslapiuose. Duomenys lieka ISO 27001 sertifikuotuose Šveicarijos duomenų centruose.
Kelių jurisdikcijų palaikymas
Nesvarbu, ar reikia laikytis ES Direktyvos, Vokietijos HinSchG, Prancūzijos Sapin II ar Austrijos HSchG — Ashio apima jūsų įsipareigojimus vienoje platformoje.
Įgyvendinimas
Nuo nulio iki atitikties keturiais žingsniais.
Jums nereikia šešių mėnesių diegimo. Štai kaip greitai galite turėti visiškai atitinkantį pranešėjų apsaugos kanalą.
1
Užsiregistruokite ir pavadinkite savo organizaciją
Sukurkite savo Ashio darbo sritį per mažiau nei 2 minutes. Pridėkite įmonės pavadinimą ir pasirinkite temą, atitinkančią jūsų prekės ženklą.
2
Pritaikykite savo pranešimų formą
Pasirinkite, kokias incidentų kategorijas įtraukti, nustatykite pageidaujamą kalbą ir sukonfigūruokite pranešimų nustatymus savo komandai.
3
Pasidalykite su savo organizacija
Paskelbkite savo pranešimų puslapio URL intranete, darbuotojų vadove ar vidinėje komunikacijoje. Pranešimai pradeda plaukti iš karto.
4
Pakvieskite savo atitikties komandą
Pridėkite kolegas iš teisės, personalo ir vadovybės. Visi mato tą pačią panelę — mokymų nereikia.
Pasirengimas auditui
Kai auditorius paskambina, esate pasirengę.
Ashio suteikia viską, ko reikia atitikčiai įrodyti — nesikapstant po el. paštus ir skaičiuokles.
Pilni veiklos žurnalai
Kiekvienas veiksmas su laiko žyma ir priskyrimu. Nuo pranešimo gavimo iki išsprendimo, visa istorija vienoje vietoje.
Eksportas vienu paspaudimu
Atsisiųskite visą bylos istoriją kaip struktūruotą įrašą. Perduokite auditoriams, reguliatoriams ar valdybai — redaguoti nereikia.
Terminų atitikties ataskaitos
Tiksliai parodykite, kada kiekvienas pranešimas buvo patvirtintas ir kokie tolesni veiksmai atlikti. Įrodykite, kad laikėtės kiekvieno nustatyto termino.
Prieigos kontrolės dokumentacija
Parodykite, kas turėjo prieigą prie ko ir kada. Vaidmenimis pagrįstos teisės reiškia, kad tik įgalioti asmenys mato jautrias bylas.
DUK
Klausimai, kuriuos mums užduoda atitikties pareigūnai.
Kaip įrodyti auditoriams, kad patvirtiname pranešimus per 7 dienas?
Ashio pažymi kiekvieno pranešimo pateikimo ir kiekvieno patvirtinimo laiko žymą. Veiklos laiko juosta rodo tikslią kiekvieno veiksmo datą ir laiką. Tai galite eksportuoti kaip struktūruotą įrašą bet kokiam auditui.
Ar galiu konfigūruoti skirtingas darbo eigas skirtingiems pranešimų tipams?
Taip. Galite priskirti incidentų tipus konkretiems komandos nariams ir nustatyti pasirinktinius eskalacijos kelius. Kiekvienas pranešimo tipas gali turėti savo tvarkymo procedūrą, likdamas vienoje unifikuotoje sistemoje.
Kas atsitinka, jei pranešėjas teigia patyręs kerštą?
Pagal ES Direktyvą, įrodinėjimo našta keršto atvejais tenka darbdaviui. Ashio nekei čiamas veiklos žurnalas suteikia jums apginamą įrašą apie kiekvieną jūsų komandos atliktą — ar neatliktą — veiksmą, apsaugant jūsų organizaciją nuo nepagrįstų pretenzijų.
Ar Ashio gali integruotis su mūsų esamais atitikties įrankiais?
Ashio sukurta kaip atskira, saugi platforma, siekiant išlaikyti aukščiausią konfidencialumo lygį. Jei jums reikia specifinių integracijų jūsų atitikties rinkiniui, susisiekite su mūsų komanda — mielai aptarsime jūsų reikalavimus.
Įstatymai ir vadovai
Pasirengę vykdyti atitikties programą, kurią galite apginti?
Nustatykite savo pranešėjų apsaugos kanalą, pakvieskite komandą ir turėkite auditui paruoštą procesą — viską per mažiau nei 10 minučių.