Dôverný príjem
Oznámenia musia prichádzať kanálom, ktorý chráni identitu oznamovateľa. Ashio podporuje dôverné aj plne anonymné oznamovanie.
Interný kanál na oznamovanie
Váš interný kanál na oznamovanie: bezpečný, v súlade s predpismi, pripravený za pár minút.
Smernica EÚ o ochrane oznamovateľov a národné predpisy, ako nemecký HinSchG, ukladajú firmám povinnosť zaviesť interné kanály na oznamovanie. Ashio ponúka riešenie plne v súlade s predpismi: anonymné oznamovanie, automatické potvrdenia a správu prípadov pripravenú na audit, to všetko na jednej platforme. V súlade s smernicou EÚ o ochrane oznamovateľov. Navrhnuté v súlade s GDPR.
Prehľad
Čo je interný kanál na oznamovanie?
Interný kanál na oznamovanie je bezpečný a dôverný kanál, cez ktorý môžu zamestnanci, dodávatelia a ďalšie zainteresované strany oznámiť porušenie zákonov alebo interných predpisov. Podľa smernice (EÚ) 2019/1937 o ochrane oznamovateľov musia firmy s 50 a viac zamestnancami takýto kanál zaviesť. Kanál musí chrániť identitu oznamovateľa, potvrdiť prijatie do 7 dní a poskytnúť spätnú väzbu do 3 mesiacov.
Povinné kritériá
Čo musí interný kanál spĺňať, aby bol v súlade so zákonom
Nie každý formulár je kanál v súlade so zákonom. Tu sú zákonné požiadavky a to, čo Ashio ponúka štandardne.
Potvrdenie do 7 dní
Každé oznámenie musí byť potvrdené do 7 dní. Ashio vám pomôže poslať potvrdenia načas, žiadnu lehotu nezmeškáte.
Spätná väzba do 3 mesiacov
Oznamovatelia musia byť informovaní o ďalších krokoch do 3 mesiacov od potvrdenia. Stavový postup Ashia drží oznamovateľov v obraze v každej fáze.
Dokumentácia pripravená na audit
Každá zmena stavu, komentár a aktivita tímu sa zaznamenáva do nemenný časovej osi, pripravenej na audity a regulačné kontroly.
Spolupráca tímu
Pozvite do pracovného priestoru compliance pracovníkov, právne oddelenie aj HR. Všetci vidia rovnaký panel a históriu prípadu.
Ochrana súkromia už v návrhu
V súlade s GDPR od základu. Žiadne cookies, žiadna analytika, žiadna digitálna stopa na oznamovacích stránkach. Švajčiarsky hosting s certifikáciou ISO 27001.
Rozsah
Kto potrebuje interný kanál na oznamovanie?
Podľa smernice (EÚ) 2019/1937 musia interný kanál na oznamovanie zaviesť tieto organizácie:
- Všetky súkromné organizácie v EÚ s 50 a viac zamestnancami
- Všetky orgány verejnej správy a obce, s výnimkami pre malé obce
- Firmy vo finančných službách, poisťovníctve, letectve a námornej doprave, bez ohľadu na počet zamestnancov
- Firmy podliehajúce národným predpisom, ako nemecký HinSchG, rakúsky HSchG alebo francúzsky Sapin II
Zákonné požiadavky
Čo zákon vyžaduje od vášho interného kanála
Bezpečný a dôverný príjem
Kanál musí chrániť identitu oznamovateľa po celý proces. Osobné údaje sa musia spracúvať v súlade s GDPR. Formuláre Ashia nepoužívajú sledovanie, cookies ani digitálnu stopu.
Potvrdenie do 7 dní
Firmy musia potvrdiť prijatie oznámenia do 7 dní. Ashio túto lehotu sleduje a dokáže prijatie potvrdiť automaticky, pričom oznamovateľ dostane súkromný odkaz na sledovanie.
Spätná väzba do 3 mesiacov
Oznamovatelia musia byť informovaní o ďalších krokoch do 3 mesiacov od potvrdenia. Stránka so stavom drží oznamovateľov v obraze po celý proces.
Ochrana pred odvetou
Oznamovatelia sú chránení pred výpoveďou, degradáciou a inými formami odvety. Anonymita Ashia zaručuje, že identitu oznamovateľa nemožno odhaliť, čím sa riziko odvety znižuje na nulu.
Vaše riešenie
Ako Ashio slúži ako váš interný kanál na oznamovanie
Ashio je navrhnuté tak, aby fungovalo ako plne kompatibilný interný kanál na oznamovanie podľa smernice EÚ o ochrane oznamovateľov a národných úprav, akou je nemecký HinSchG.
Anonymné a dôverné oznamovanie
Oznamovatelia vyberú typ incidentu, opíšu, čo sa stalo, a oznámenie odošlú, úplne anonymne. Žiadne osobné údaje, žiadne sledovanie, žiadna stopa.
Compliance postupy
Prehľadné sledovanie lehôt 7 dní a 3 mesiace, vstavané pripomienky a nemenný audit vám pomôžu mať každú zákonnú lehotu pod kontrolou.
Panel pripravený pre tím
Pozvite svoj compliance tím, sledujte prípady od prijatia po vyriešenie a veďte kompletný záznam aktivít, všetko na jednom mieste.
Časté otázky
Časté otázky pred podaním oznámenia
Aký je rozdiel medzi interným a externým kanálom na oznamovanie?+
Interný kanál sa zriaďuje v organizácii, aby zamestnanci mohli oznamovať porušenia. Externý kanál prevádzkuje príslušný orgán, napríklad štátna inštitúcia. Podľa smernice EÚ musia organizácie mať interné kanály a členské štáty externé. Ashio slúži ako váš interný kanál na oznamovanie.
Dá sa interný kanál na oznamovanie outsourcovať?+
Áno. Smernica EÚ výslovne povoľuje, aby prevádzku interného kanála zabezpečila nezávislá tretia strana. Outsourcing na Ashio je najbežnejší model pre MSP a stredné firmy: plne spravovaný kanál s hostingom ISO 27001, ktorý spĺňa všetky zákonné požiadavky bez budovania vlastnej infraštruktúry.
Dokedy musím oznámenie podať?+
Oznámenie môžete podať kedykoľvek. Smernica EÚ vyžaduje, aby organizácie oznámenie vybavili do 3 mesiacov od potvrdenia, pričom samotná smernica pre oznámenia nestanovuje žiadnu premlčaciu lehotu. Národné predpisy môžu určiť povinnosti uchovávania, napríklad nemecký HinSchG vyžaduje vymazanie osobných údajov po 3 rokoch, ak nie sú potrebné na ďalšie spracovanie.
Musí interný kanál prijímať aj anonymné oznámenia?+
Smernica EÚ nariaďuje dôverné oznamovanie a prijímanie anonymných oznámení odporúča, no striktne ho nevyžaduje. Nemecký HinSchG však firmám výslovne ukladá anonymné oznámenia spracúvať. Ashio podporuje dôverné aj plne anonymné oznamovanie, takže ste krytí v každej jurisdikcii.
Aké informačné práva má zamestnanecká rada pri internom kanáli na oznamovanie?+
V Nemecku má Betriebsrat, teda zamestnanecká rada, rozsiahle informačné a spolurozhodovacie práva podľa §80 BetrVG a §90 BetrVG. Zamestnávateľ musí radu včas informovať o zavedení a používaní nového kanála, vrátane kategórií oznámení, zodpovedného príjemcu a spracúvania údajov. Podniková tarifa Ashia zahŕňa špecializovaný panel pre Betriebsrat s prístupom len na čítanie k anonymizovaným štatistikám oznámení.
Čo je interný kanál na oznamovanie podľa smernice EÚ?+
Interný kanál na oznamovanie je dôverný mechanizmus, digitálny, fyzický alebo oboje, ktorý zamestnancom, dodávateľom a ďalším stranám umožňuje oznámiť zamestnávateľovi porušenie práva EÚ. Smernica vyžaduje, aby ho firmy s 50 a viac zamestnancami prevádzkovali, s potvrdením do 7 dní, spätnou väzbou do 3 mesiacov a ochranou pred odvetou. Ashio je samoobslužný interný kanál navrhnutý presne na tieto povinnosti.
Čo je zásada oznamovania a kto za ňu zodpovedá?+
Zásada oznamovania je písomný záväzok, ktorý určuje, kto môže oznamovať, čo možno oznámiť, ako sa oznámenia spracúvajú a že odveta je zakázaná. Text vlastní compliance alebo právne oddelenie, no HR a zamestnanecká rada ho zvyčajne spolupodpisujú. Zásada by mala uvádzať kanál, na ktorý odkazuje, a lehotu na potvrdenie oznámenia (7 dní podľa smernice EÚ).
Ako napísať postup oznamovania?+
Opíšte štyri kroky: príjem (kto oznámenie prevezme a v akej lehote), posúdenie (relevantnosť a vierohodnosť), prešetrenie (kto ho vedie a čo sa dokumentuje) a spätná väzba oznamovateľovi (do 3 mesiacov). Zásadu a postup držte oddelene: zásada určuje princípy, postup hovorí riešiteľovi, čo má urobiť v prvý deň.
Platforma na oznamovanie, alebo e-mail a telefónna linka?+
E-mailová schránka alebo telefónna linka môžu splniť zákon, no ani jedno neponúka štruktúrovanú správu prípadov, nefalšovateľný audit ani obojsmerný anonymný dialóg. Platforma pridáva tieto funkcie aj viacjazyčný príjem, preto sa väčšina skupín od reportovania cez schránku odkláňa, keď pôsobia vo viac ako jednej krajine.
Koľko stojí služba oznamovania?+
Ashio stojí 23–29 € za mesiac, jednotne, so 14-dňovou skúšobnou verziou a bez implementačného projektu. Podnikoví dodávatelia v tejto kategórii zvyčajne účtujú za zamestnanca alebo za prípad a vyžadujú cenovú ponuku aj onboarding. Ak potrebujete len kanál v súlade s predpismi, samoobslužný produkt je rýchlejší a lacnejší.
Pokryté smernice EÚ
Súvisiaci sprievodcovia súladom.
Preskúmajte, ako Ashio pokrýva jednotlivé predpisy EÚ.
Pripravení na svoj interný kanál na oznamovanie?
Spustite plne kompatibilný interný kanál na oznamovanie za pár minút. Anonymné oznamovanie, vstavané sledovanie termínov a dokumentácia pripravená na audit, všetko v cene.